Kako se spopasti z utrujenostjo pri odločanju

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Matvey Kuritsyn, produktni vodja pri Ecwidu, je govoril o tem, kako se spopada z utrujenostjo pri odločanju. Lifehacker objavlja članek z dovoljenjem avtorja.

Delam kot produktni vodja v podjetju "". Kot drugi fantje v ekipi vsak dan sprejemam veliko odločitev: preprostih, na primer "katero besedilo dati pod gumb", in zapletenih, na primer "katero nujno nalogo preložiti, da bi imel čas, da je še bolj nujno”. Opazil sem, da se pogosto srečujem s težavami, ki jih povzroča utrujenost pri odločanju: izogibanje odločitvam, šibke »premalo sprejete« odločitve ter poslabšanje produktivnosti in dobrega počutja.

Če se pri svojem delu odločate za uspeh projekta, ekipe ali podjetja, potem se verjetno spopadate tudi s to utrujenostjo.

Spodaj bom govoril o utrujenosti pri odločanju: o svojih opažanjih, kako se kaže, kako vpliva na učinkovitost in kako se z njo spopasti.

Odločanje - vaja za vzdržljivost

Ko govorimo o viru odločanja, se običajno kot primer navede ena študija. Preučevala je delo sodnikov, ki razmišljajo o predčasni izpustitvi obsojencev. Izkazalo se je, da so sodniki bolj pozitivno odločali o izpustitvi zjutraj ali takoj po odmoru za kosilo (do 65 % izpuščenih). In ko je čas tekel in se je število pregledanih primerov povečevalo, se je verjetnost pozitivne odločitve postopoma zmanjšala na 0%.

Ta upad je razložen z utrujenostjo pri odločanju. Z naraščajočo utrujenostjo ob izrekanju kazni so sodniki bolj verjetno sprejeli enostavnejšo odločitev, ki je zahtevalo manj truda, torej zavrnitev predčasne izpustitve. S takšno odločitvijo sodnik spoštuje obstoječe stanje in ne tvega, da bi naredil napako in izpustil nevarno osebo na prostost. Odločitev na podlagi uravnoteženega mnenja, ali si obtoženec zasluži svobodo ali ne, je veliko bolj zapletena.

Prvotno delo raziskovalcev in članki na to temo imenujejo ta pojav izčrpanost ega, utrujenost pri odločanju ali duševno izčrpanost. Najbolj mi je všeč drugo – utrujenost pri odločitvah, zveni izvrstno.

Odločanje je vaja za vzdržljivost. Tukaj, tako kot pri fizičnih vajah, več pristopov, manj moči imate, da naslednji pristop naredite kvalitativno. Vir naše sposobnosti odločanja je izčrpan in doživljamo utrujenost. In proces obnavljanja vira je podoben obnavljanju mišičnega tonusa: potrebujete počitek (od sprejemanja odločitev) in napolnitev kalorij.

Izkazalo se je, da ni treba odločati o človeških usodah, da bi se utrudili. Tudi najmanjša rešitev uporablja ta vir in dodaja utrujenost.

Vsaka sprejeta odločitev se upošteva

V drugi študiji so kupce prosili, naj poskusijo nov izbor marmelad. Nekatere dni je bila izbira med 24 okusi, ob drugih šestih. Večjo pozornost je pritegnila stojalo s 24 kozarci za marmelado v primerjavi z majhnim stojalom s šestimi kozarci. Vendar se je za nakup pred veliko stojnico odločilo 3 % kupcev, medtem ko so kupci iz druge skupine, ki so imeli manj možnosti, v 30 % primerov kupili vsaj eno pločevinko.

Izbira med velikim številom podobnih možnosti je tudi odločitev, in tako kot pri drugih odločitvah se človek temu delu podzavestno izogiba.

Vsak dan sprejemamo veliko majhnih odločitev:

• S tramvajem ali minibusom?
• Pripravite kotlete ali ohrovt za večerjo?
• Majice so sive in zelene, katero vzeti?
• Obstaja osem tarifnih načrtov, katerega izbrati?
• Na namizju so neuporabljene bližnjice. Izberimo, katere bomo izbrisali?

Vsi so preprosti. Toda, če je rešitev veliko, bo prišla utrujenost. In ni lahko opaziti njegovih manifestacij.

Kako se kaže utrujenost pri odločanju

Pomislite na vašo vadbo, tek ali tečaj telovadnice. Proti koncu vadbe, ko se utrujenost nabira, poskušate porabiti manj energije. Predstavljate visokokakovostno predstavo, ki zaziba trenerjevo budnost: sklece ne delate do konca. Ali pa preskočite, dokler trener ne vidi: v naslednjem krogu odrežite ovinek.

Utrujenost pri odločanju je enaka, le hladnejša.

Prvič, težje ga je prepoznati pri sebi kot fizično utrujenost. Utrujenost mišic je znana vsem – za ta občutek ni treba biti športnik. Utrujenost pri odločanju je težja: lahko se zelo utrudiš, ne da bi se sploh zavedal, da se je to zgodilo. Kot da se je razpoloženje rahlo poslabšalo, ali pa se vse izkaže slabše kot običajno, ali pa želim spati. »Avitaminoza«, »ni dovolj spala«, »slab dan« so običajne razlage za to stanje.

Drugič, v primeru utrujenosti pri odločanju pogosto sami ne opazite, da slabo izvajate naslednji pristop. V primeru predčasne izpustitve se zdi, da sodnik ob koncu delovnega dne sprejema ozaveščene odločitve. Konec koncev je negativna odločitev tudi odločitev. Tako od zunaj kot tudi sodnikom samim je na začetku obravnave videti enaka odločitev. Toda v resnici možgani "sežejo kot". Zavrnitev predčasne sprostitve je varna in razmeroma enostavna rešitev. Zato se sodnikovi možgani pogosteje zatekajo k njej, ko se utrudi, s čimer se možnosti za pozitivno odločitev zmanjšajo na nič.

Možgani izberejo najkrajšo pot, da se znebijo potrebe po odločitvi. Bolj ko ste utrujeni od že sprejetih odločitev, močnejša je ta težnja. To je lahko škodljivo za učinkovitost, še posebej, če morate sprejemati težke odločitve, katerih kakovost določa uspeh vašega dela.

Posledice utrujenosti pri odločanju

Tukaj je situacija, v kateri sem se že večkrat znašel. Naporen dan z veliko načrtovanimi in nenačrtovanimi opravili se bliža koncu, na seznamu opravil pa je še ena zelo pomembna točka. Zahteva težke odločitve (morda se je zato zavleklo do konca dneva). Toda, ostal brez »goriva« za sprejemanje odločitev, se znajdem v neprijetni situaciji, ko se je zelo težko odločiti. Kaj storiti?

Prva možnost je zavrnitev odločitve, preložitev naloge na pozneje. Občutek je neprijeten: »Danes je bil grozen dan. Cel dan sem delal, a nisem imel časa narediti ničesar pametnega. In delo trpi: enodnevna zamuda lahko stane veliko.

Druga možnost je, da nalogo prevzamete s silo. Prisilite se in se odločite. Toda viri so izčrpani in odločitev, sprejeta v takšnih razmerah, bo nesprejemljiva. To je isti "odrezani kot" - šibka rešitev, ki se hitro znebi težave v trenutku utrujenosti, a seveda prej ali slej vpliva na rezultat.

Primer. Uporabnik poroča o zmedeni težavi, ko se vaš delovni dan izteče. Na voljo je malo informacij in težavo je težko ponoviti lokalno, kaj šele, da bi razpletli zaplet in razumeli glavni vzrok. Negotovost obljublja težka vprašanja in odločitve, nato pa se čuti utrujenost pri odločitvah. Po tihem se prepričate, da težava ni kritična in raziskava lahko počaka: "To najverjetneje zadeva samo enega odjemalca", "Danes ne morem reproducirati težave brez pomoči preizkuševalcev", "Zagotovo se je stranka zajebala sama". Težava čez noč visi v nedefiniranem stanju, naslednje jutro pa vas preplavi val sporočil o isti težavi drugih uporabnikov. Hitro najdeš vzrok in popraviš situacijo, a ostanek ostane. Neodločena odločitev se je dala čutiti.

Utrujen od sprejemanja odločitev pri upravljanju izdelkov

Vodja produkta sprejema številne odločitve čez dan. Od »katero besedilo napisati na gumb« do »katerega projekta vzeti in katerega pustiti za pozneje, ko ekipa načrtuje pet nalog NITNE stopnje«. Te rešitve so lahko preproste, vendar vsaka prispeva k utrujenosti. Do večera ali celo prej se bo nabralo dovolj utrujenosti, da bo ustvarila težave in predvsem šibke rešitve.

Šibka odločitev v izdelku nato uporabnika prisili k težkim odločitvam.

Takole gre. Z dodajanjem spremembe izdelku vodja izdelka preuči, kako bo vplivala na obstoječe uporabnike. Če je uporabnikov veliko, jih sprememba pogojno razdeli v tri skupine:

• ena sprememba bo prijetna,
• drugo ne bo pomembno
• tretjemu morda ne bo všeč.

Kaj storiti? Sprememba je nujna.

• Omogočiti vsem? Oh, to je nevarno. Nekateri so sedanjega stanja že vajeni in bodo prisegali na Twitterju.
• Omogočiti vsem razen tistim, ki jim ni všeč? V sistem lahko dodate še eno »vilico«, ki bo samodejno onemogočila spremembo za skupino uporabnikov. Kaj pa novi? Kako veš, v kateri skupini so? In ne želim dodati še ene bergle v sistem.
• Ali morda samo dodajte kljukico v nastavitve? Kdor ga potrebuje - ga bodo prižgali, kdor ga ne potrebuje - ne bo.

Rešitev s kljukico je preprosta in varna – nezadovoljnih ne bo. In možgani, utrujeni od odločitev, se oklepajo rešilnega klopa. Nekaj teh "odrezanih vogalov" in vaša stran z nastavitvami bo napolnjena s potrditvenimi polji in spustnimi seznami, katerih namena se spomnite le vi in nekaj razvijalcev. V najboljšem primeru, če ste inteligentno nastavili privzete nastavitve, uporabnik te strani nikoli ne bo videl. V najslabšem primeru bo moral to ugotoviti in se naprezati ter se odločati, ali bo ta potrditvena polja omogočila ali onemogočila.

Za takšno napako seveda ni treba biti utrujen. Ugajati vsem je velika skušnjava. Če pa ste utrujeni, je večja verjetnost, da boste nezavedno "zavzeli kot" in prenesli na uporabnika nezavezano odločitev. In to mu bo dodalo utrujenost. Če imaš tisoč uporabnikov, svojo utrujenost pomnožiš s tisoč. Vsak produktni vodja želi spremeniti svet. Ampak ne tako.

Kaj storiti?

Učinkovit ni tisti, ki ves dan sprejema odločitve z močno voljo, ampak tisti, ki sposobnost sprejemanja odločitev porabi kompetentno. Zase sem našel pet trikov, ki pri tem pomagajo.

1. Izogibajte se nepotrebnim odločitvam

Prebrala sem, da Mark Zuckerberg vsak dan nosi ista oblačila, da ne bi razmišljal, kaj obleči, in ne bi zapravljal sredstev za odločanje o tem. Sliši se malo ekstremno (sam tega ne počnem), a bistvo je jasno: če sprejemate pomembne odločitve, porabite čim manj sredstev za nepomembne. Zlasti se je vredno odpovedati izbiri vnaprej, kjer je to mogoče.

Na primer, ponavadi uporabljam orodja z manj možnostmi / prilagoditvami / triki. Če morate samo napisati opombo zase, ne uporabljajte zmogljivega urejevalnika besedil, kot je MS Word, ali več orodij, kot je Evernote, ki se integrira z vsem, kar je neenakomerno. Poskusite na primer navadno beležnico ali Hackpad. Ne dajte si razloga za razmišljanje o pisavi, poravnavi ali barvi besedila – lažje je, če te možnosti niso na voljo.

2. Ne izvajajte moči volje

Moč volje uporablja isti vir kot težka odločitev. Zato je najbolje, da moči volje ne uporabljate po nepotrebnem. Če se odločite piti več vode in manj kave, si ne dajte dodatnega razloga, da bi šli mimo aparata za kavo, da bi se »kalili« ali »igrali z mišicami«. Napolnite steklenico z vodo in jo imejte blizu sebe. Če prekinete navado preverjanja pošte vsakih deset minut, odstranite zaznamek iz brskalnika ali bližnjico z namizja, namesto da bi se zanašali le na voljo.

3. Dajte prednost seznamu opravil

Če je nalog veliko, je izbira trenutno najpomembnejše tudi rešitev, in ne najlažja. Opazil sem, da je to odločitev na koncu dneva zelo težko. V takem trenutku, ne da bi se zavedal, najdem domnevno nujno nalogo, ki bo odrinila pomembno: »To knjigo nameravam brati že en mesec. Nehajte odlašati. Nato odprem Amazon, preberem ocene, poiščem primerno publikacijo – in tako pol ure. Da ne bi padli v to past, je vredno vnaprej določiti prednostne naloge.

Ta pristop sem razvil. V naši ekipi razvojni cikli (šprinti) trajajo v povprečju dva tedna, nanje sem vezal načrtovanje svojih nalog. Vsakič na koncu šprinta pogledam seznam ključnih nalog, ki jih moram opraviti, in izberem najpomembnejše. V načrtovalniku opravil (uporabljam Doit.im) se mu dodelim eno prednostna naloga za vsak dan do naslednjega "sestanka za načrtovanje". En dan sredi šprinta zapustim brez ključne naloge, saj vem, da bom zaradi nenačrtovanih opravil čez štiri dni zaostal za tem urnikom. Tako je dva tedna vnaprej načrtovanih 8-9 ključnih nalog. Vsak dan imam na seznamu vnaprej eno ključno nalogo – ni mi treba odločati, ali jo bom opravil ali ne. Ona je najpomembnejša. Ostale naloge so drugotnega pomena.

V resničnem delovnem dnevu je vse seveda veliko bolj zapleteno: če imate zanimivo službo, se bo urejen vrstni red opravil za dan porušil do poldneva.

Toda tako ali drugače poznavanje ključne naloge za danes zelo pomaga pri krmarjenju in ne zamuditi resnično pomembnega.

4. Začnite težko nalogo čim prej

Težko odločitev je vedno težko sprejeti, zato ne glede na to, kako utrujeni ste, boste poskušali pobegniti od nje. Temu se je lažje upreti zjutraj, ko še niste utrujeni. Zato je pametno načrtovati svoj dan z zahtevnimi nalogami najprej na seznamu. Hkrati je pomembno razumeti, da so pregledovanje pošte, preverjanje neprebranih sporočil v klepetu, odgovarjanje na sporočila v VKontakte tudi naloge. So majhne in ljubke, a neopazno povečajo utrujenost.

Pred enim letom sem svoj delovni dan strukturirala tako, da se je, ko sem prišel do pomembne naloge, utrujenost že začela čutiti:

Zdaj poskušam dan začeti z najpomembnejšo nalogo, ki sem jo načrtoval vnaprej. Zelo pomaga! Zjutraj je energije za kompleksne odločitve še veliko, naloga pa opazno napreduje.

Pravzaprav je to težje kot z besedami: nenačrtovanih nalog je vedno več kot načrtovanih in ne čakajo na pravi trenutek. Moja shema "naprej ključ" pogosto izgleda tako:

Toda to je veliko bolje kot odlaganje pomembnih stvari na konec dneva.

Pomembnih stvari ni vedno mogoče začeti takoj. Za začetek samo poskusite ključno nalogo dneva približati vrhu seznama opravil za eno ali dve mesti. Poskusite na primer ne preverjati pošte takoj, ampak dve uri po začetku dneva. Dve uri posvetite zahtevni nalogi.

5. Ustavite se, ko ste utrujeni

Ali želite gledati Instagram? Ali odprete pošto vsakih deset minut? Iščete preprosto opravilo, ki vam omogoča, da na seznamu opravil hitro označite Končano?

Utrujeni ste od težkih odločitev. Ustavi se.

Pojdi na čaj. Ali pa pojdite iz pisarne in se sprehodite. Na primer plačajte globo, ki je že en mesec v predalu za rokavice. Kratek premor ne bo popolnoma obnovil moči, bo pa dal moč, da prekinete slepo ulico in vam omogoči, da se dobro odločite. Če so simptomi hudi in odmori ne pomagajo več, je čas, da končate danes.

Pomembno si je zapomniti, da je sprejemanje odločitev težko tudi zjutraj, tudi v ponedeljek in tudi po dopustu. Možgani se vedno izogibajo težkim odločitvam. Zato vam ni treba posebej iskati simptomov utrujenosti pri sebi: zagotovo jih boste našli.

Zaključek

Sposobnost sprejemanja odločitev je omejen vir. Utrujenost od odločanja vas sili v slabe odločitve, ki slabo vplivajo na vaš izdelek in življenja drugih. Če želite biti učinkoviti in uživati v svojem delu, poskusite pet preprostih nasvetov iz tega članka:

• Izogibajte se nepotrebnim odločitvam.
• Ne izvajajte moči volje.
• Dajte prednost seznamu opravil.
• Začnite zahtevno nalogo čim prej.
• Ustavite se, ko ste utrujeni.