Kako biti bolj produktiven: 7 glavnih pravil

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Poslovni trener vam pove, kako razviti lastno strategijo in začeti dosegati več, medtem ko porabite manj energije.

Mark Pettit pomaga podjetnikom in podjetjem delati bolje. In skozi leta prakse je oblikoval sedem osnovnih pravil produktivnosti.

1. Imejte jasno sliko o tem, kaj se dogaja

Preden začnete načrtovati, morate najprej razumeti, kje ste zdaj. Analizirajte svoje delo od samega začetka do sedanjega trenutka.

Tako boste dobili pravi občutek, kaj ste že izboljšali, kaj je že res dobro in kaj še želite spremeniti. Če želite to narediti, morate narediti naslednje.

Navedite svoje želje

Bodite jasni glede svojih ciljev glede uspešnosti. Ali popolnoma razumete, kaj počnete in zakaj in kakšen bi moral biti idealen rezultat?

Ko si odgovorite na ta vprašanja, boste razumeli, katere posebne izboljšave potrebujete. Ko jasno vidite rezultat pred seboj in ste motivirani, da ga dosežete, delate učinkoviteje.

Pomislite, kakšne spremembe pričakujete

Pomembno je razumeti, kako bodo posebne izboljšave vplivale na vaše poslovno in osebno življenje – to je navdihujoče. V nasprotnem primeru boste spremembo sprejeli le za kratek čas, nato pa se boste vrnili k starim navadam.

Da se to ne bi zgodilo, si iskreno odgovorite na naslednja vprašanja.

• Boste srečnejši?
• Ali želite delati manj in preživeti več časa z družino? Če je tako, kaj boste storili?
• Ali je za vas pomembno zgraditi učinkovito ekipo? Kaj bi lahko dosegli z njo?
• Ste osredotočeni na kariero?
• Želite več potovati?
• Se želite počutiti bolj svobodno?
• Ali nameravate zaslužiti več denarja?

2. Osredotočite se na svoje prednosti

Če posvečamo več pozornosti svojim posebnim talentom, postanemo srečnejši in bolj produktivni. Hkrati rastejo naša energija, samozavest in kreativnost.

Vzemite kos papirja in zapišite vse, kar delate dobro. Pomislite, ko ste se počutili samozavestni in dosegli rezultate, s katerimi ste bili zadovoljni. Ignorirajte slabosti – osredotočite se le na svoje najboljše lastnosti in prednosti ekipe, če ne delate sami.

Ne pozabite, da ima vsaka oseba svoje prednosti. Dopolnjujejo jih sposobnosti drugih in skupaj lahko ustvarijo neverjetno močne rezultate. Pri svojem delu si morate prizadevati za to simbiozo učinkovitosti.

3. Delegirajte naloge

Po Paretovem načelu je 80% rezultata doseženih zahvaljujoč le 20% dejanj. Vendar pa smo pogosto tako zaposleni z rutino, da se ne moremo lotiti najpomembnejših stvari, ki predstavljajo teh 20%. In ravno oni določajo našo produktivnost.

Izpostavite svoje najpomembnejše naloge – tako osebne kot poklicne. Ostalo zavrnite.

Če imate veliko stvari, ki jih ne delate najbolje ali jih niti ne želite početi, jih zaupajte komu drugemu. To bo veliko bolj učinkovito. Če ne morete dokončati projekta, se ne izčrpavajte s tem, da bi poskušali vse narediti sami – samo prosite za pomoč.

Namesto da izgubljate čas in energijo, določite, kdo vam bo v kakšni situaciji koristil. Vsake tri mesece delegirajte ali zunanji izvajalec treh velikih nalog. To vam bo pomagalo sprostiti čas in povečati svojo produktivnost.

4. Organizirajte svoje delo

Ustvarite svojo vizijo za produktiven dan

Izberete lahko svojo strategijo: samo reagirajte na naloge, ko pridejo, ali načrtujte svoj dan znotraj in zunaj. Toda dosledno črtanje elementov na seznamu opravil ne pomeni učinkovitosti. Imeti morate jasen namen, da dan preživite produktivno in se zanj pripravite vnaprej.

Torej, namesto da bi naredili tisto, kar "treba", se ustavite in se odločite, kaj resnično želite. Vaša dejanja morajo biti osredotočena.

Postavite tri naloge za dan

Mnogi ljudje redno vodijo dnevnik ali sestavljajo seznam opravil. Vendar se večina ljudi še vedno sooča z naslednjo težavo. Seznam opravil je preprosto seznam nalog, ki jih ljudje načrtujejo ali menijo, da jih je treba opraviti. Hkrati pa ni jasno, na katerem od njih bi se sploh morali ukvarjati in zakaj.

Če želite izboljšati produktivnost, morate jasno dati prednost. Izberite in naredite le tri ključne stvari na dan, najprej pa si vzemite najpomembnejši čas.

Delajte na eni nalogi hkrati

Ne glede na to, kaj kdo reče, je nemogoče učinkovito delati na več stvareh hkrati. Prehod z ene dejavnosti na drugo jemlje energijo in zmanjšuje produktivnost. In tisto, česar nikoli ne končaš, je lahko stresno in povzroči občutek krivde.

Zato se od treh glavnih nalog dneva osredotočite le na eno po vrsti.

Sprint

Delajte kratek čas, da ostanete produktivni in osredotočeni.

Ocenite, koliko časa bo trajalo, da dokončate nalogo. Na primer, če traja 4 ure, lahko uporabite metodo 60–60–30. Delaš eno uro, nato pa nekaj minut počivaš. Nato še eno uro in nato vzemite dolg 30-minutni odmor. In ponavljajte, dokler se popolnoma ne spopadete z nalogo.

Ne pozabite na odmore

Da bi zgornja shema delovala, ne smemo zanemariti počitka.

Uporabite namenske aplikacije ali preprosto nastavite časovnik. Navadna ura je boljša od telefona: tako vas nič ne bo motilo.

Med odmori pojdite ven na sprehode, privoščite si zdrave prigrizke ali počnite nekaj, kar vam bo dalo energijo. Če menite, da ste popolnoma izčrpani in se ne morete zbrati, poskusite malo zadremati.

Kmalu boste opazili, da se vaša koncentracija in produktivnost začneta povečevati, sami pa postanete bolj aktivni.

5. Upravljajte svojo energijo

Pomembno je ohranjati in razvijati svojo fizično in psihično moč. Potem boste vsak dan osredotočeni na svoje delo in ga boste lahko opravljali učinkovito.

Dovolj spanja

Bolje kot spite, bolj produktivno delate. Če vam primanjkuje spanca in se zjutraj ne morete dvigniti iz postelje, poskusite v svoj urnik uvesti večerne rituale. Poiščite tiste, ki vam osebno ustrezajo.

Pogosto počivajte

Ustanovitelj Strategic Coach-a Dan Sullivan meni, da obstajata dva načina, kako gledati na svet: skozi prizmo časa in truda ali skozi prizmo rezultatov.

Da bi kar najbolje izkoristili plin po najnižji ceni, Sullivan predlaga redne "proste dni". To je 24 ur, v katerih vam ni treba delati ničesar v zvezi z delom. Med tem odmorom se boste dobro spočili in napolnili. In potem lahko uporabite vso svojo energijo in ustvarjalnost, da dosežete najboljše rezultate.

Namesto da bi o vikendu razmišljali kot o nagradi, ga obravnavajte kot predpogoj za uspeh.

Dan Sullivan

Vsako jutro si privoščite uro moči

Posvetite si uro in pol: meditirajte, telovadite, berite, jejte zdrav zajtrk, sestavite seznam zahval in načrtujte, katere tri pomembne naloge boste opravljali danes.

Ti jutranji rituali vas motivirajo in pripravijo na produktiven dan. Mešajte nekaj različnih nalog, dokler ne najdete kombinacije, ki vam ustreza.

Ne reci pogosteje

Pozabite na samo dlje in trdo delo. Nehajte govoriti »da« tistim ljudem, dejanjem in stvarem, ki zapravljajo vašo energijo in niso uporabne.

Namesto tega svoj čas in energijo posvetite nalogam, ki prinašajo največje rezultate in vas osrečujejo.

Razlika med uspešnimi in zelo uspešnimi ljudmi je v tem, da slednji rečejo ne skoraj vsem.

Warren Buffett podjetnik, investitor

Nehajte si prizadevati za odličnost

Veliko ljudi se nenehno samo pripravlja na akcijo. Čakajo na pravi trenutek za začetek – šele takrat lahko naredijo nekaj popolnega.

V nas govori občutek perfekcionizma. Toda težava je v tem, da ta želeni trenutek morda nikoli ne pride.

Samo pojdite in začnite delati, dajte vse od sebe in na koncu boste zadovoljni.

6. Izmerite in analizirajte

Ključ do uspešnega načrta produktivnosti je merljiv napredek.

Zaradi nejasnih in skupnih ciljev se ne počutimo dobro glede opravljenega dela. Ko vizualno vidimo svoj napredek ali dosežemo določene cilje, se počutimo veliko srečnejši in bolj samozavestni.

In spremljanje lastnega napredka zagotavlja, da se ne merite z dosežki drugih. Konec koncev, "primerjava je tat veselja," kot je rekel Theodore Roosevelt.

Postavite si posebne cilje

Zapišite pet osebnih in poklicnih sprememb, ki jih želite doseči v naslednjih treh mesecih. Izberite tisto, kar je za vas najpomembnejše in kaj vam lahko bistveno spremeni življenje.

Oblikujte cilje, tako da je mogoče spremljati napredek. To naredite vsak mesec ali celo teden.

Ocenite učinkovitost

Vaša strategija produktivnosti bo neizogibno vplivala na vaše delovne naloge. Zato si pred začetkom novega projekta določite osebna merila za njegov uspeh. Nato analizirajte dokončano delo, da ugotovite, ali izpolnjuje ta merila.

Zapišite, kaj se je izboljšalo, ker ste bolj produktivni. Upoštevajte, kaj je še treba storiti.

7. Poenostavite

Ključ do povečanja vaše produktivnosti je preprostost. In bolje je, če je čim bolj preprosto.

Vsi smo obkroženi s toliko zapletenostmi, da je težko vse držati pod nadzorom in se osredotočiti na najpomembnejše. To velja tako za osebno kot za poklicno življenje.

Neobvladljiv urnik, natrpan predal, ogromen seznam opravil, zmešnjava v mislih, pomanjkanje časa, kopica rokov – karkoli. To povzroča utrujenost in občutek začaranega kroga. Posledično boste doživljali nenehno utrujenost in stres.

Zato poskušajte ohraniti svoje življenje čim bolj preprosto. Osvobodite se neproduktivnih dejavnosti, ki kradejo energijo. Tako se boste lahko osredotočili na tisto, kar vam bo prineslo največje rezultate, veselje in zadovoljstvo.

Teh sedem pravil je osnovnih, vendar ni nujno, da jih takoj poskušate upoštevati vsa. Najprej poskusite eno ali dve in poglejte, kako to vpliva na vašo uspešnost. Glavna stvar je začeti.