7 učinkovitih metod načrtovanja, ki vam bodo pomagale ostati na pravi poti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Energy List, GTD, Bullet Journal in druge možnosti, med katerimi se zagotovo najde prava za vas.

1. Metoda kart

To metodo načrtovanja je predlagal slavni ruski specialist za upravljanje časa Gleb Arkhangelsky. Zagotavlja poslovno coaching, piše knjige in celo vodi svoje podjetje za svetovanje pri upravljanju časa. Poleg nekaterih načel je Gleb razvil tudi metodo za hitro načrtovanje s pomočjo kartic.

Kako deluje

V tem primeru ne boste potrebovali debelega dnevnika: dovolj je le nekaj listov papirja. Pridobite tri kartice za različne namene. Lahko so večbarvni, z opombami ali z nalepkami. Glavna stvar je, da se med seboj razlikujejo in da so vam seveda všeč.

Prva karta je strateška. Vseboval bo vaše ključne cilje, za dosego katerih se morate potruditi. V drugo, ki je namenjeno dolgoročnim ciljem, zapišete vse aktivnosti in načrte za leto ali več let vnaprej. Tretja karta bo vsebovala najpomembnejši dogodek prihajajočega dne. In seveda se bo najpogosteje spreminjalo.

• Raven: novinec.
• plus: ni treba razumeti umetnosti načrtovanja. Vse je čim hitreje in preprosto.
• minus: manj pomembne stvari še vedno ostajajo nenačrtovane. Tako lahko popolnoma pozabite nanje.

2. Metoda Ivy Lee

Lepota metodologije ameriške novinarke Ivy Lee je njena preprostost in doslednost. Večina poskusov za začetek ne uspe zaradi pomanjkanja načrta, pomanjkanja osredotočenosti in napačnih prioritet. Da bi rešili te težave, Lee predlaga, da se omejimo na šest nalog na dan in jih izvajamo eno za drugo.

Kako deluje

Na koncu dneva določite šest glavnih stvari, ki jih morate narediti, in jim dajte prednost, začenši z najpomembnejšimi. Naslednji dan zjutraj takoj začnite s prvo nalogo na seznamu, in ko jo dokončate, se lotite naslednje. In tako naprej do zmagovalca.

• Raven: novinec.
• plus: To močno olajša načrtovanje, olajša začetek in ostani dosledni, medtem ko se držite svojih ciljev.
• minus: metoda ne deluje dobro, če imate čez dan pogosto nenačrtovane aktivnosti.

3. Metoda ocenjevanja

Pogosto se v procesu načrtovanja pomembne naloge izgubijo med manjšimi nalogami. To je zato, ker ne označujemo njihove prioritete. Tudi če razumete potrebo po dokončanju naloge, je pomembno, da to navedete pisno. Dejansko med delovnim dnevom ni vedno časa za ustrezno oceno pomena posameznega primera.

Kako deluje

Dajte načrtovanim nalogam točke od nič do dve, odvisno od stopnje pomembnosti. Glavna prednostna naloga sta dve točki. Enotočkovno nalogo lahko dokončate pozneje. In majhne odgovornosti in vsakodnevna opravila dobijo nič točk.

Ne pozabite oceniti dela ob koncu dneva, na primer na petstopenjski lestvici. Neizpolnjen primer, ki je prejel 1 ali 2, bo vplival na prihajajoče delo in povzročil nevšečnosti. Kot slabe ocene v šoli. To je pomembno za razumevanje lastne uspešnosti in upravljanje urnika.

• Raven: novinec.
• plus: metoda vas bo naučila oceniti pomembnost nalog in upravljati svojo učinkovitost.
• minus: ni primeren za vsakogar. Naloge so lahko prednostne in številke so lahko zmedene, ko pridete na delo.

4. Energijski seznam

Vsaka naloga zahteva drugačno količino duševnega ali fizičnega napora. Hkrati lahko kratkoročne dejavnosti vzamejo več energije kot daljše. Bistvo te metode je razdeliti vse naloge glede na zahtevana prizadevanja in jih prevzeti glede na to, kako se počutite.

Kako deluje

Ko sestavljate seznam opravil, razdelite vse naloge v tri kategorije: težke, srednje in lahke. Prvi je vse, kar zahteva maksimalno koncentracijo in stres, drugi je običajen posel, zadnji je preprosta rutina, ki se izvaja skoraj samodejno. Pred začetkom dela ocenite stopnjo moči in izberite ustrezno nalogo.

• Raven: amaterski.
• plus: izgovori ne delujejo, saj je ne glede na količino časa in energije vedno nekaj za postoriti.
• minus: potrebna je samodisciplina. Ko ste polni energije, se morate lotiti težkih stvari in jih ne opustiti v korist preproste rutine.

5. Metoda 1-3-5

Veliko število primerov odvrača željo po njihovem prevzemu. Zato mnogi strokovnjaki za upravljanje s časom svetujejo, da izpostavite do devet nalog in jih opravite glede na stopnjo pomembnosti.

Tako lahko manjše cilje prenesete na drug dan, hkrati pa dokončate najpomembnejše od načrtovanih nalog. Metoda 1–3–5 je dokaj enostavna za uporabo, čeprav potrebuje nekaj časa in truda za izolacijo nalog.

Kako deluje

Vsak dan načrtujte devet stvari zase: 1 – najpomembnejša naloga bo vedno prednostna naloga; 3 - primeri, ki zahtevajo rešitev v delovnem dnevu; 5 - majhna opravila, ki se izvajajo, kadar je le mogoče.

Ne pozabite, da morate ohraniti število primerov in ga ne preseči. V nasprotnem primeru bo metoda neučinkovita.

• Raven: amaterski.
• plus: že v procesu načrtovanja se nepotrebna opravila zavržejo in na seznamu ostanejo le zares nujne.
• minus: tehnika ne deluje v dneh, ko število pomembnih opravil presega priporočeno.

6. GTD – Kako narediti stvari

V ruščini ime tehnike zveni kot "Dovajanje stvari do konca" ali "Kako stvari postaviti v red." Razvil ga je ameriški strokovnjak za upravljanje časa David Allen.

V istoimenski knjigi je predlagal, da je za zaposlenega človeka pomembno, da osvobodi možgane trenutnih opravil. Le tako se lahko osredotočimo na njihovo kakovostno izvedbo. Ta metoda je odlična za vodenje namiznega načrtovalca.

Kako deluje

Če želite samozavestno uporabljati metodo GTD, se morate nanjo navaditi. Obstaja cel sistem za ocenjevanje nalog, ki mu ni lahko takoj kos. Zapišite stvari in jih označite s posebnimi simboli:

1. Prazen krog je naloga, ki jo je treba dokončati.
2. Krog s prečrtanim trakom je naloga, ki se zdaj izvaja.
3. Napol napolnjen krog - naloga ni v celoti zaključena.
4. Zapolnjen krog - naloga je končana.
5. Krog s križcem - naloga je preklicana.
6. Zapolnjen krog s puščico - Nekdo drug opravlja nalogo.
7. Klicaj je naloga najvišje prioritete.
8. Krog s piko - to nalogo morate nenehno upoštevati.

• Raven: amaterski.
• plus: napredna možnost takojšnjega načrtovanja. Ni vam treba slediti prednostnim nalogam. Če imaš službo - naredi jo.
• minus: metoda je slabo prilagojena za dolgoročno načrtovanje. Precej primeren kot dodatek k glavni.

7. Bullet Jornaling

Najbolj prilagodljiva možnost načrtovalca je načrtovalec in osebni dnevnik hkrati. Izumil ga je ameriški oblikovalec Ryder Carroll in razložil v zgornji video vadnici.

Ta metoda vam omogoča, da v svoj dnevnik zapišete vse naključne misli, pa tudi pomembne poslovne naloge ali načrte za dolgo časa. S tem se ni lahko soočiti, a ko se navadite, nikoli ne prenehajte načrtovati.

Kako deluje

Na prvi strani naredite kazalo z naslovi razdelkov in ga med seboj izpolnite. Sledi letni preobrat z velikimi cilji in pomembnimi datumi. Pomaga vam oceniti svoje načrte kot celoto. Mesečni preobrati so na naslednjih straneh. Na levi strani zapišite dneve v mesecu in dneve v tednu. Nasproti njih označite dogodke, katerih datumi se zagotovo ne bodo spremenili. Na desni strani so pogoste naloge za mesec.

Po želji lahko dodate opravila za vsak teden ali celo razporedite dan po uro. S posebnimi znaki označite različna opravila. Sprva je bolje, da takšne opombe napišete na ločen list papirja, dokler se ne navadite uporabljati. Najpomembneje je, da v kazalo ne pozabite vključiti strani mesecev ali na primer seznamov.

• Raven: strokovno.
• Prednosti: Za razliko od običajnih možnosti lahko ta dnevnik začnete s katerim koli datumom in celo v običajnem zvezku. Tukaj je tudi priročno narediti kontrolne sezname in sezname.
• minusi: potreben bo čas, da uredimo vse podrobnosti in se navadimo na to metodo.