12 strokovnih nasvetov, ki vam bodo pomagali ostati na pravi poti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Prekomerno delo je simptom slabega načrtovanja.

Ugled nekoga, ki delo vedno opravi pravočasno, je vreden veliko. Toda ne nastane sam po sebi, samo zato, ker se zelo trudite, ne spite dovolj in na splošno delate kot konj. Vse našteto so skrajni ukrepi za nekoga, ki ne zna načrtovati.

Tukaj je nekaj ključnih načel, ki vam bodo pomagala obvladovati delovno obremenitev in pravočasno dokončati projekt.

1. Zavedajte se, da je neizpolnjevanje rokov vedno osebna izbira

Obstajajo področja, kjer je skoraj edini način za dober projekt lagati stranki, da se boste z nalogo spopadli hitreje kot vaši konkurenti. Vendar ne pozabite, da je delo v takšni panogi izključno vaša izbira. In če je to storjeno, potem je vredno sprejeti, da bodo roki neizogibno zamudili in se boste morali spopasti s tesnobo in drugimi neprijetnimi čustvi.

2. Razmislite o možnosti sprememb

Ker je vse odvisno od osebne izbire, razmislite o drugi panogi – tisti, kjer se roki pričakujejo in cenijo. V njej lahko dobiš zadovoljstvo, da držiš obljube in koristiš ljudem.

3. Ne postavljajte lažnih rokov

Skušnjava je velika, saj je zgodnji rok videti kot dobra spodbuda: vsi člani ekipe bodo natančno opravili svoje naloge, preden pride pravi rok. Toda ljudje smo različni. Človek bo poslušal vaše besede in res vse naredil pravočasno. Drugi pa bo datum, ki ste ga navedli, štel le za priporočilo.

Učinkovitejša poteza je, da zaposlenim že na začetku razložite, kaj točno pomeni rok in kakšne bodo posledice, če ga vsi skupaj prekršite. In lažni rok je nekaj podobnega slavni zgodbi o fantu, ki je zapravilo kričal: "Volkovi!" Ko je bil res napaden, mu nihče ni priskočil na pomoč.

4. Pustite si nekaj časa

Ne obljubljajte partnerjem in strankam na podlagi internih rokov. Projekt, ki nima časa na pretek, bo verjetno odložen. Ni mogoče, a zagotovo. Daljše kot je obdobje od zaključka projekta do dobave naročniku, večja je verjetnost, da se boste ujeli v rok.

5. Cenite trud, ki ste ga vložili

Narediti nekaj pravočasno je dražje kot narediti isto stvar v formatu "ko se izide". In če ne kršite rokov, obravnavajte to kot vrednost, ki bi morala biti vključena v vašo plačo. Nato z zasluženim denarjem poskrbite, da ne boste zamudili naslednjega roka.

6. Povejte si glavno težavo

Za izpolnjevanje rokov potrebujete sistematičen pristop k načrtovanju in napredovanje korak za korakom. Če ves čas zarezujete ali izgorevate do zapadlosti projekta, imate najverjetneje težave pri sistemskem načrtovanju. In to je treba obravnavati.

7. Po potrebi popravite nalogo

Izvajanje dogovorjenega dela le delno, samo za izpolnitev roka, je očitno izgubljena poteza. Veliko bolj kompetentno je biti nenehno v stiku s stranko in po potrebi skupaj revidirati pogoje poslovanja z brisanjem ali dodajanjem ločenih blokov. "Zdaj bomo to naredili, toda to bo v naslednji različici" je povsem sprejemljivo sporočilo. Še posebej, če ljudje pričakujejo, da bodo izdelek prejeli pravočasno.

8. Razdelite globalni rok na več lokalnih

Če imate velik, razvejan projekt, potem je določitev enega roka nepriporočljiva: zagotovo ne boste prišli pravočasno. Bolje je, da skupni rok razdelite na 10-15 vmesnih. Tako boste razumeli, kako podjetje napreduje, in se odzvali na lokalne zamude, preden bo prepozno.

9. Ne pričakujte, da boste vzeli količino

Mitski koncept "človeškega meseca" je resna past. Devet ljudi, tudi z zelo velikimi napori, ne bo zmoglo zdržati in roditi otroka v enem mesecu. Projekta ne bo vedno mogoče pospešiti z zaposlitvijo več zaposlenih.

Če na ta način rešite problem rokov, potem najverjetneje ne boste pravočasno. Razmislite o alternativi: imejte zadostno število ljudi na kateri koli stopnji projekta in te faze se, če je mogoče, premikajo vzporedno.

10. Če se lahko nekaj odloči vnaprej, naredi to

Če potrebujete samo eno osebo za odobritev posamezne faze projekta, je malo verjetno, da boste lahko vzporedno izvajali več procesov. Če pa je vnaprej sestavljena stroga specifikacija, bo marsikaj odobreno pred začetkom projekta.

11. Ločite posel od čustev

Ko razpravljate o približevanju roka, se razprava pogosto skrči na vprašanja zaupanja, sramu in hvaležnosti za prizadevanja vsake osebe. Da bi bile takšne razprave učinkovite, je bolje razumeti sistemske zapletenosti in se zanašati na resnične podatke, ne pa na čustva.

12. O težavah ne bodite tiho

Takšne težave se ne bodo rešile same. V današnjem svetu, polnem hitrih sporočil in drugih možnosti povezovanja, ni enega samega tehničnega razloga, zakaj vodja ne bi vedel za napredek projekta in težave, ki se pojavljajo, pa tudi za ekipo.