6 razlogov, zakaj ne počnete ničesar

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Ugotovite, kaj točno vas ovira pri produktivnosti in se naučite, kako se izogniti nenehnemu pritisku časa.

1. Nimate jasnih prioritet

Čas je omejen vir in če poskušate narediti vse naenkrat, seveda ne bo mogoče izpolniti urnika. Moč volje in disciplina vas ne bosta rešili. Da se ne boste vedno znova znašli v takšni situaciji, uporabite nasvet slavnega avtorja Stephena Coveyja:

Ne dajajte prednost tem, kar je v načrtu za dan, ampak načrtujte glede na svoje prioritete.

Poglejte svoj koledar ali seznam opravil. Vse točke v njem imajo svojo vrednost, vendar si vse ne zaslužijo enake pozornosti. Poiščite prednost med njimi. Najprej so to naloge, ki vas bodo približale pomembnim ciljem. Prav tako so to nujni ukrepi in primeri, katerih zavrnitev bo povzročila resne posledice.

Ko določite prednostne naloge, si ustvarite dan, da ga boste lahko opravili. Upoštevajte, da je tudi nemogoče soočiti z vsemi pomembnimi zadevami naenkrat, zato načrtujte ne več kot tri na dan in pustite čas za druge dejavnosti.

2. Vmešavate se vase

Na primer, ne upoštevajte svojega največjega časa produktivnosti. Recimo, da ste si zgodaj zjutraj zadali pomembno nalogo, čeprav veste, da ob tej uri težko razmišljate. Ali pa ne delate odmorov, čeprav opazite, da se po eni in pol ali dveh urah dela ne morete več osredotočiti (naši možgani so tako urejeni, da po obdobju koncentracije potrebujemo počitek). Ali pa morda nameravate poglobljeno delati v času, ko so otroci doma, ali pa ne izklopite nepotrebnih obvestil.

Rešitev problema je, da spremljate svoj čas in energijo. Zabeležite opazovanja v zvezek ali uporabite namenski sledilnik časa, kot je RescueTime. Po nekaj dneh boste opazili, v katerih delih dneva ste še posebej produktivni in v katerih ste brez energije, kdaj ste največkrat raztreseni in kdaj se vam je lažje skoncentrirati. Upoštevajte to pri načrtovanju dneva.

3. Svoj koledar uporabljate neučinkovito

Običajno ljudje spadajo v dve kategoriji:

• Ponovno načrtovalci. Njihove naloge se prekrivajo ena na drugo, opomniki na sestanke, opravila in odmore pa stojijo vsakih 10 minut.
• Minimalisti. V koledarju imajo le nekaj ponavljajočih se dogodkov in veliko prostega prostora. Ustvarja zavajajoč vtis, da je časa veliko.

Oba pristopa načrtovanja sta polna težav. Re-planerji imajo tako natrpan urnik, da je nemogoče najti prostor za neizogibno nastalo neznano. Poleg tega takšni ljudje pogosto ne upoštevajo napake pri načrtovanju, torej pozabljajo, da je za dokončanje naloge potrebno več časa, kot so prvotno mislili. Minimalisti, ki vidijo brezplačen koledar, tudi neučinkovito razporejajo svoj čas, saj verjamejo, da bo vse pravočasno.

Poskusite najti srednjo pot: ustvarite predlogo za dan, ki vključuje prednostne naloge, vendar je prostor za nepredvidena opravila.

Na primer, če je vaša največja produktivnost med 8.30 in 10.30, razporedite pomembno delo za ta čas in pustite naslednjo uro prazno. V tem času si lahko vzamete odmor, preverite pošto, pokličete stranke nazaj ali obravnavate zahtevo nekoga.

4. Uporabljate napačna orodja za načrtovanje

Koledar na primer ne sme biti natrpan z malenkostmi, sicer bo postal preveč nered. Majhna opravila ali določene korake enega velikega opravila je bolje zabeležiti na seznam opravil, opomnike pa - na nalepko, prilepljeno na vidno mesto.

Če delate v veliki ekipi, so orodja, ki temeljijo na kanbanu, kot je Trello, priročna za sledenje opravilom. Vsem udeležencem omogočajo spremljanje napredka in prejemanje obvestil.

5. Dovolite drugim, da nadzorujejo vaš čas

To pomeni, da se vedno znova strinjate, ko vas pokličejo na sestanek, vas prosijo za dodatno delo ali sodelujete v seji možganov. Vse to skrajša čas za stvari, ki so za vas pomembne.

Naučite se zaščititi svoj čas tako, da ne rečete pogosteje.

Seveda ne smete zavrniti vsake prošnje ali predloga, le bodite bolj izbirčni. Potem bo vaša učinkovitost prenehala trpeti zaradi vaše vljudnosti.

Zavrnitev ne pomeni, da želite užaliti drugo osebo. Iskreno povejte, da trenutno nimate časa, in če je ponudba zanimiva, poiščite mesto zanjo v koledarju.

6. Imate težave z motivacijo

Ne glede na to, kako natančno načrtujete, samo to ne zagotavlja, da bo naloga opravljena pravočasno. Včasih se zgodi, da so delovni pogoji idealni, a se je preprosto nemogoče osredotočiti. Posledično delaš s stisnjenimi zobmi, se premikaš počasi in postaneš živčen, ker se je celoten urnik premaknil.

To je zelo pogosta situacija in nima smisla se grajati, ko se znajdete v njej. Trenutno imate samo upad motivacije. Lahko ga povzročijo številni dejavniki: težave na drugem področju življenja, utrujenost, obilica rutinskega dela.

Poskusite vrniti motivacijo. Spomnite se, zakaj opravljate svoje delo, kaj vam daje, kaj vam je pri tem všeč. Vzemite si odmor, da se napolnite in poskrbite zase. Izgovorite pozitivne afirmacije. Naj se zdi nenavadno, samohipnoza res pomaga. Na primer: "Danes bom naredil uspešen dan" ali "Nisem popoln, in to je v redu."