Kako določiti prednost, ko ste nenehno preobremenjeni

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Opredelimo glavno stvar v življenju in se naučimo, da jo postavimo na prvo mesto.

Ko se utapljate v morju nalog in obveznosti, je lahko tudi odločitev, kaj boste storili najprej, težavna. V takšni situaciji je pomembno sprejeti, da je vsega preprosto fizično nemogoče dokončati, in izpostaviti najpomembnejše. V nasprotnem primeru vas bosta preganjala stres in krivda.

Kaj bi moralo biti prednostno

Vsak bo imel svoje specifične naloge, vendar obstaja več področij življenja, ki bi jim morali vsi posvetiti več pozornosti. So tisti, ki vam pomagajo, da se približate svojim dolgoročnim ciljem in naredite življenje vredno. Vendar jih mnogi ignorirajo več mesecev ali celo let. Poskusite jih premakniti na vrh seznama opravil.

1. Zdravje

Zdrav življenjski slog pogosteje odhaja v ozadje. Opustimo sprehode po parku in treninge, da bi stvari opravili, ali pa izberemo hitro hrano, da ne izgubljamo časa s kuhanjem.

Rezultati takšnih odločitev se kopičijo in začnejo vplivati na vsa področja življenja. Hitra hrana ne zagotavlja dovolj energije za dobro delovanje. Stres in razdražljivost, ki izhajata iz tega, da ne skrbimo zase, lahko povzročita, da se počutimo, kot da smo pri svojih najdražjih. Posledično ne trpi le fizično počutje, ampak tudi duševno počutje, poslabša se čustveno stanje. Zato se spomnite: zdravje je temelj vsega.

2. Spanje

Pripravite se na izpite, dokončajte pisanje poročila, ostanite pozno ob gledanju serije – izberemo vse, razen spanja. Zdi se, da bomo z zmanjšanjem pridobili nekaj dodatnih ur za svoje zadeve. Toda cena je zelo visoka.

Verjetno ste že doživeli posledice pomanjkanja spanja: utrujenost, razdražljivost, nezmožnost koncentracije in nečesa produktivnega. A študije kažejo, da nenehno pomanjkanje počitka vodi do veliko resnejših težav, od bolezni srčno-žilnega sistema do propadanja možganov. Ne zanemarjajte spanja.

3. Odnosi z ljubljenimi

V trenutkih stresa pogosto začenjamo odnose z ljubljenimi, v prepričanju, da ne bodo šli nikamor in se bomo komunikaciji vrnili le, ko bomo imeli več časa. In tako zaradi službenega sestanka zamudimo otroški koncert ali pa pozabimo čestitati prijatelju vesel rojstni dan, ker so misli zaposlene s poslom. Takšne malenkosti se kopičijo in kvarijo odnose, kasneje pa jih je težko obnoviti.

Vzemite si čas za krepitev družine in prijateljstev, da vam ne bo treba obžalovati, kar ste zamudili. Tukaj je nekaj nasvetov, ki vam bodo pomagali pri tem:

• Naredi prvi korak. Ne čakajte, da vam drugi nekaj predlagajo. Bodite tisti, ki ohranja stike in nekam povabi družino in prijatelje.
• Sami določite, česa ne boste zamudili za nič na svetu. V nekem trenutku se boste morali neizogibno odločiti v korist službe ali drugih obveznosti. Morajo pa biti situacije, ki jih ni mogoče zanemariti, na primer obletnico poroke ali pomoč prijatelju v težkem trenutku zanj.
• Ostati v stiku. Vsi smo zaposleni, vendar to ni razlog za izgubo stika. Pokličite, pišite, čestitajte bližnjim za zmage, izrazite sočutje v primeru neuspeha, se zahvalite in stopite v stik kar tako.

4. Produktivno delo

Trdo delati in biti produktiven ni nujno isto. Lahko delate od jutra do večera, vendar dobite minimalne rezultate. Zato je pomembno, da delujemo ne le pridno, ampak tudi pametno: poglobljeno delati, se osredotočiti na naloge, ki pomagajo rasti, tudi poklicno. Poiščite in dajte prednost priložnosti, ki vam omogočajo, da se naučite novih stvari in počnete stvari, ki vas navdihujejo.

Kaj izključiti iz prioritet

Če se želite premakniti navzgor na seznamu opravil, se morate nečemu drugemu odpovedati. Tukaj je nekaj dejavnosti, s katerimi lahko sprostite svoj čas in energijo.

1. Socialni mediji in absorpcija vsebin

Preverjanje, kaj je novega na Instagramu ali Twitterju, ne bi smelo biti vaša prednostna naloga. Evo, kaj svetuje avtor digitalnega minimalizma Cal Newport: "Osredotočite se na peščico skrbno izbranih spletnih dejavnosti, ki podpirajo vaše vrednote, in preskočite ostalo."

Za olajšanje tega postopka:

• Spremljajte, kam gre vaš čas. Za to obstajajo posebne storitve. Ko vidite, koliko zapravljate, je lažje preusmeriti ta čas na nekaj drugega.
• Otežite si dostop. Odstranite aplikacije družbenih medijev, da se izognete dostopu do dolgočasja.

2. Naloge nizke vrednosti

Vedno obstajajo stvari, ki vzamejo veliko časa, vendar nas ne premaknejo naprej:

• preverjanje pošte in odgovarjanje na pisma;
• preberite nakopičena sporočila v delovnih klepetih;
• opravljati ponavljajoča se administrativna opravila;
• izpolniti nujno prošnjo nekoga.

Takšen promet le odvrne pozornost od glavne stvari. Spomnite se, da velikih ciljev ne boste dosegli, če ves čas počnete le tako majhne stvari.

3. Negativen odnos

Pogosto razmišljamo o neprijetnih dogodkih in padcih, dvomimo vase ali se jezimo na druge. To ne samo da pokvari razpoloženje, ampak tudi vzame čas, ki bi ga lahko porabili za spremembe v življenju. Uporabite naslednje strategije, da se izognete obtičanju v negativnih mislih:

• Zberite zbirko pohval. Ko vam je nekdo povedal nekaj dobrega, pohvalil, se zahvalil, pohvalil, si to zapišite v zvezek ali shranite posnetek zaslona. Ko ste slabe volje, vam bo ponovno branje prijaznih besed pomagalo, da se boste počutili bolje.
• Pazi na svoj notranji dialog. Ko opazite negativne misli o sebi, si predstavljajte, da nekaj takega rečete bližnjemu prijatelju ali otroku. Najverjetneje boste ugotovili, da ste preveč kritični do sebe.
• Bodi prijaznejši. Ne pozabite, da so vas ljudje morda prizadeli, ker so sami imeli težave. Vendar ne pozabite biti prijazni do sebe. Če menite, da je oseba strupena, branite svoje meje ali prenehajte komunicirati.

Postavljanje pomembnega na prvo mesto

1. Združite vse naloge

Zagotovo imate seznam službenih nalog in osebnih zadev, v glavi pa se vam nenehno vrtijo razne ideje. Tako težko je vedeti, s čim začeti. Zato je prvi korak zbrati vse zadeve na enem mestu in označiti, do katerega datuma morajo biti zaključeni. Če želite to narediti, lahko uporabite papir ali storitve, kot sta Trello in Todoist.

2. Znebite se motenj

Blokirajte dostop do dolgotrajnih spletnih mest. To lahko storite za cel dan ali za določeno obdobje, ko morate delati brez motenj. Če vam to ne ustreza, vsaj izklopite nepotrebna obvestila.

3. Uprite se želji po preklopu na nekaj novega

Vedno se bo pojavila nova ideja ali naloga, ki se je želite lotiti. Toda s prehodom iz enega v drugega ne boste napredovali v tem, kar počnete. Tudi če vam je dolgčas, poskusite. Ne opustite ene navade po enem tednu, da bi poskusili z drugo. Ne lotite se novega projekta, dokler ne dokončate trenutnega.

4. Razlikovati med pomembnimi in nujnimi zadevami

Ponavadi dajemo prednost nalogam z roki, čeprav so nam sami po sebi manj pomembni. A dejavnosti, kot je klic babice ali sprehod, niso prioriteta, čeprav le uravnovešajo življenje in dajejo dragocene spomine.

Uporabite Eisenhowerjevo matriko za razvrščanje primerov. Ima štiri kategorije:

• Nujno in pomembno: naloge, ki so za vas dragocene – opraviti jih je treba čim prej.
• Ni nujno, a pomembno: naloge, ki pomagajo pri razvoju - jih je treba vnesti v koledar.
• Nujno, a nepomembno: naloge, ki jih je mogoče prenesti na nekoga drugega.
• Ni nujno in nepomembno: naloge, ki jih je treba opustiti.

Poskusite narediti pomembne stvari, kolikor je mogoče, in zmanjšajte nepomembne.

5. Ne upravljajte s časom, ampak s svojo energijo

Če želite to narediti, morate določiti, kdaj ste najbolj produktivni, in razdeliti naloge glede na vašo energijsko raven. Na primer:

• Če zgodaj vstajate, pomembne stvari opravite zjutraj, ko ste najbolj energični.
• Če ste nočna sova, naredite projekte, ki zahtevajo koncentracijo zvečer.
• Če imate majhne otroke, je vaš produktiven čas, ko spijo ali nekdo drug skrbi zanje. Uporabite te vrzeli za svoje prednostne naloge.

6. Naredite seznam svojih obveznosti

Pogosto prevzamemo preveč, čeprav sta naša energija in čas omejena. Zato je koristno redno pregledovati svoje obveznosti:

• Naredite čim bolj podroben seznam, za kaj porabite svoj čas.
• Te dejavnosti razdelite v kategorije: kariera, družina, hobiji itd.
• Odločite se, koliko časa v odstotkih želite porabiti za vsako kategorijo.
• Zmanjšajte število manj pomembnih obveznosti, da boste imeli dovolj sredstev za najpomembnejše.
• Vsak dan naredite seznam opravil na podlagi vaših glavnih kategorij.

7. Prizadevajte si, da bi čim prej »pojedli žabo«

Žaba pomeni najtežjo ali najbolj neprijetno stvar dneva. Na primer, delo na projektu, o katerem sanjate, ukvarjanje s športom, pisanje tisoč besed za prihodnjo knjigo. Običajno želite takšne stvari preložiti za pozneje, vendar je bolje, da jih najprej naredite.

To vas bo premaknilo naprej in čez dan olajšalo vse ostalo. Če boste vsak dan »pojeli žabo«, boste postopoma dosegli večje rezultate.

8. Porazdeli naloge v blokih

To vam bo pomagalo sestaviti urnik na podlagi prioritet in ne izgubljati časa s preklapljanjem z enega na drugega. Takole deluje metoda:

• Naredite seznam opravil za ta dan.
• Naloge iste vrste razdelite na bloke, na primer "Delo s pošto", "Pisanje besedila", "Sestanki".
• Izračunajte, koliko časa bo trajalo za vsak blok.
• Dodajte bloke v koledar enega za drugim.
• Na naslednjo pojdite šele, ko končate prejšnjega.
• Po potrebi premaknite bloke v koledarju.

Poskusite imeti vsaj en blok vsak dan posvečen vašim prioritetam.

Preberite tudi?

• 7 učinkovitih metod načrtovanja, ki vam bodo pomagale ostati na pravi poti
• Kako biti bolj produktiven: 7 glavnih pravil
• 4 načine za organiziranje seznama opravil, da boste lahko delali pametneje