Preprost sistem za organizacijo kompleksnega sodobnega življenja

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Danes vam želimo povedati o sistemu, ki vam bo pomagal strukturirati vse vaše delovne projekte, naloge in zadeve. Z njo se boste naučili pravilno postaviti cilje in razviti načrte za njihovo doseganje.

V sodobnem svetu mora človek opravljati več opravil. Projekti, sestanki, zadeve, naloge, katerih rok se neizprosno bliža … Pogosto nam je težko organizirati življenje tako, da imamo čas za obvladovanje službenih zadev.

Danes vam želimo predstaviti sistem, ki vam bo pomagal organizirati vse vaše cilje, zadeve in naloge. Ta sistem je razvil Chris Winfield, podjetnik iz New Yorka.

Življenje je težko.

Uživamo v delu 40+ ur na teden, ponosni smo na to in radi vsem in vsakomur povemo, kako zaposleni smo, saj se tako počutimo pomembne in nenadomestljive. No, ali drugače, pač mislimo, da bi moralo biti tako.

Tako je bilo z mano. Dokler se nisem odločila vse spremeniti.

Tako se ni moglo nadaljevati, moral sem začeti znova in vse spremeniti. Želela sem živeti polno življenje in nisem hotela zamuditi niti enega trenutka.

Vendar je bila ena težava. Nisem vedel, kako to narediti. Izgubljal sem preveč časa in delal neučinkovito. Zato sem začel iskati načine, ki bi mi lahko pomagali rešiti težavo.

Prebral sem veliko knjig in blogov o produktivnosti in na koncu prišel do štiridelnega sistema.

Ta preprost sistem, o katerem bomo govorili kasneje, mi je pomagal izboljšati svojo produktivnost, z njegovo pomočjo sem lahko organiziral dneve, tedne, mesece in celo samo ure. Zahvaljujoč njej lahko naredim več v krajšem času.

Res bi rad rekel, da sem zlahka in hitro prišel do tega sistema, a temu ni tako: na stotine ur sem eksperimentiral, moral sem iti skozi številne neuspehe, napake in razočaranja.

Danes sem sposoben narediti več v 17 urah kot v preteklosti v 40 urah. Niti tega ne. V enem tednu lahko dosežem več kot v zadnjih nekaj mesecih.

Sposoben sem sočasno delati z več projekti, naročniki, podjetji in hkrati vzdrževati ravnotežje med delom in zasebnim življenjem.

Delam, preživljam čas z družino, hodim, komuniciram z ljudmi, učim druge, kar znam sam, in počnem še veliko več. Vsak dan. In vse to le zaradi dejstva, da sem razvil sistem, ki mi ustreza, ki se ga nenehno držim. Ta sistem je precej preprost, vendar nikoli ne smete pozabiti, da:

Samo ne pomeni vedno enostavno.

Ena glavnih stvari, ki sem jih spoznal, je, da če si vzamete čas za načrtovanje dneva in imate jasno predstavo o tem, kaj želite doseči (ustvarite določeno sliko svojih dni), bo šlo vse lažje. Manj boste delali in več uspeli, saj boste delali s strastjo, pred seboj boste videli cilj.

Moj sistem ima štiri glavne elemente:

1. Sanjajte in si zastavite cilje. Kaj si resnično želiš od življenja? Kakšne so vaše sanje, cilji, ambicije? Če ne poznate odgovorov na ta vprašanja, vam preostale komponente na tem seznamu ne bodo koristile.
2. Razbremeni svoje možgane. Prenesite misli iz glave na papir. Če res želite biti produktivni, vam ni treba razmišljati o odvečnih podrobnostih.
3. Naredite miselne zemljevide. Pomagali vam bodo najti vrzeli pri vaših glavnih ciljih. Z drugimi besedami, razumeli boste, kako hitro dobiti ali dobiti tisto, kar želite.
4. Upravljajte svoj čas in razčlenite zapletene naloge na njihove sestavne elemente. To vam bo pomagalo doseči svoje glavne cilje v najkrajšem možnem času.

Nihče ne bo nikoli oporekal očitnemu dejstvu, da imajo vsi ljudje 24 ur na dan. Uspešni ljudje imajo dve lastnosti:

• Točno vedo, kaj hočejo.
• Trudijo se dobiti tisto, kar želijo.

Ste pripravljeni tvegati in se potruditi, da postanete uspešni? Potem berite naprej.

1. Sanje. Zastavi si cilje. Ukrepajte

Začnite tako, da si predstavljate končni cilj.

Stephen Covey

Prvi korak je ustvariti veliko sliko svojega življenja. Razumeti morate, kaj želite doseči, kakšna oseba želite postati, z drugimi besedami, razmisliti o tem, kako naj bi izgledalo vaše idealno življenje.

Ko sem to storil prvič, sem želel marsikaj spremeniti v svojem življenju. Morda se vam bo tako kot jaz takrat zdelo, da marsičesa ni mogoče spremeniti, vendar ne obupajte in ne obupajte, saj je ta občutek povsem normalen.

Po nasvetu Marka Allena sem za vsak svoj cilj namenil eno stran. Takšna omejitev prostora je nujna, da imate možnost podrobno poslikati vsak cilj, ga razbiti na osnovne elemente, izdelati natančen načrt za dosego tega cilja, vendar naj bo specifikacija cilja brez vode.

Pomembno si je zapomniti nekaj: svojega načrta ne držite v krvi, vaši cilji se lahko kadar koli spremenijo. Ne moremo z gotovostjo trditi, kaj se bo z nami zgodilo čez eno uro, še bolj pa nihče ne more reči, da se njegovi cilji in življenjski načrti ne bodo spremenili v naslednjem mesecu ali prihodnjem letu.

Toda takšno načrtovanje je ugodno, ker imate jasno predstavo o tem, kaj želite doseči, kakšna oseba sanjate, da postanete.

Prav tako ne skrbite, če niste uspeli sestaviti načrta dosežkov za vsak cilj. Nič hudega, glavno je, da imaš cilj, in ko bo prišel čas, boš našel načine, ki ti ga bodo pomagali doseči.

2. Razbremeniti svoje možgane

Naj bo vaš um vedno svetel in jasen, kot ogromno nebo, veliki ocean in najvišji gorski vrh.

Morihei Ueshiba

Naš spomin je v mnogih pogledih orodje za preživetje. Najlažje si zapomnimo stvari, ki so za nas pomembne in nujne. Spomin je neverjetna stvar: v primeru višje sile se lahko na primer spomnimo šolskih lekcij o življenjski varnosti in človeku zagotovimo prvo pomoč.

V mislih imate na stotine misli, manjše podrobnosti, nepotrebne podrobnosti. Na primer, poskušate si zapomniti vse nianse, tudi najmanjše podrobnosti projekta, ki ga izvajate. Čeprav je takšno zavedanje spoštovanja vredno, je pogosto tudi tesnoba in stres. Zaključek: znebite se te smeti, razbremenite možgane.

Ne imejte vseh teh podrobnosti v glavi – zapišite si jih v svoj dnevnik, naj bo vse na trdem disku vašega računalnika ali kje drugje. To vam bo omogočilo, da se bolje osredotočite na tisto, kar je v tem trenutku pomembno, hkrati pa ne boste pozabili na aktualne zadeve.

Organiziraj, deli in vladaj

Zdaj, ko ste se rešili ogromnega števila nepotrebnih ali ne tako pomembnih misli, je čas, da začnete organizirati svoje zadeve. Poglejte svoj načrt. Morda niste bili leni in ste naredili načrt ne le za prihodnje tedne in mesece, ampak tudi za cela leta.

Vse, kar morate narediti, morate strukturirati. Poskusite vse svoje projekte, naloge in druge zadeve načrtovati tako, da se med seboj ne motijo: za vsako nalogo si vzemite ločen čas, ne lovite dveh muh na en mah, ampak delite in vladajte.

Ne skrbite, če nimate konkretnega načrta za uresničitev vsega, kar ste načrtovali. Glavna stvar je, da imate cilje in vaša podzavest vam bo pomagala pri ostalem.

V tem primeru lahko vašo podzavest primerjamo z GPS navigatorjem. Nastavite cilj in ugotovite, kako do tja.

3. Ustvarite miselni zemljevid

Vse, kar potrebujete, je načrt, načrt in pogum, da pridete do cilja.

Earl Nightingale

Umski zemljevid je diagram, ki vam pomaga vizualizirati in organizirati informacije. Umske zemljevide je mogoče uporabiti za skoraj vse, od zapisovanja do razvoja resne strategije. Pomagali vam bodo razgraditi kompleksen predmet na njegove sestavne dele.

S pomočjo miselne karte lahko zgradite hierarhijo projektov, rezultatov in nalog. Uporabite velikost in barvo pisave, da poudarite, kaj je pomembno ali nujno. Vključite lahko tudi povezave do pomembnih internetnih virov ali dokumentov v vašem računalniku.

Ta zemljevid vam bo pomagal na prvi pogled videti, kateri projekt vam vzame največ časa ali zahteva največ pozornosti (naloge in roki, označeni z rdečo, bodo kričali o svoji nujnosti in pomembnosti).

Če tedensko pregledujete svoj miselni zemljevid, boste opazili, kateri projekti so blizu zaključka, in to vas bo motiviralo, da nadaljujete. Izbrišite dokončane projekte in jih napolnite z novimi.

4. Upravljajte svoj čas in težke naloge razdelite na osnovne elemente

Danes se odločite, da boste postali strokovnjak za upravljanje svojega časa in lastne uspešnosti.

Brian Tracy

Zdaj, ko imate načrt, morate biti prepričani, da lahko pravočasno opravite vse naloge, ki so pred vami. Obstajajo različne tehnike in sistemi, ki vam pri tem pomagajo. Na primer:

• Kanban je sistem, ki vam bo pomagal učinkovito reševati naloge. Obstaja priročno spletno orodje KanbanFlow, ki ni zasnovano samo za samostojno, ampak tudi za skupinsko delo.
• Znana tehnika osebne učinkovitosti GTD, ki vam bo pomagala pripeljati stvari do konca.

Ne pozabite na današnji dan

Mind maps, GTD, Kanban so vsi odlični in nesporno potrebni, da lahko dosežete svoje cilje. Vendar ne pozabite, da je to strateško načrtovanje. Včasih potrebujete preprost, praktičen načrt za dan. Ne za jutri. Ne za mesec ali leto. Za danes.

Sanje postanejo cilj, ko se ukrepa, da ga dosežemo.

Bo bennet

Obstaja tehnika Pomodoro, ki vam lahko pomaga učinkovito načrtovati svoj čas. Več o tem lahko izveste tukaj.

Vedno doseči svoje cilje, opraviti naloge pravočasno, doseči uspeh - to je tisto, za kar bi si moral vsak prizadevati. Nikoli pa ne pozabite na sedmo veščino Stephena Coveyja – ostrenje žage.

Predstavljajte si človeka, ki že pet ur žaga drevo, a ko mu rečete, naj se za nekaj minut ustavi, da naostri žago, odgovori: »Nimam časa, da bi žago naostril! Moram rezati!"

Ne pozabite si vzeti časa za svoje zdravje, svojo družino in prijatelje in vedno poskušajte počivati, ko menite, da ga potrebujete.