Kako ne biti suženj elektronske pošte: 7 nasvetov vodje LinkedIna

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Ogromno ljudi se vsak dan sooča z isto težavo: e-pošta, ki je zasnovana za poenostavitev in organiziranje delovnih in komunikacijskih procesov, se pogosto spremeni v zlobnega nadzornika, ki vas prisili, da pazite na prihajajoče ljudi, kot da delate po tekočem traku.. Takoj, ko se zamotite, vedno nabirajoči podatki urejen in čist nabiralnik hitro spremenijo v smetišče, ki ga bo težje očistiti, dlje ko se ne boste vračali k pošti.

Danes vam predstavljamo nekaj preprostih nasvetov za upravljanje vaših e-poštnih interakcij Jeffa Weinerja, izvršnega direktorja LinkedIna. Ta dežurni je vsak dan prisiljen vzdrževati stike s stotinami ljudi in ima več trikov, ki mu omogočajo, da se ne utopi v tem plazu informacij.

Moj nabiralnik je v bistvu postal osrednje središče mojega delovnega procesa – redno komuniciram z več kot 4300 zaposlenimi v 26 mestih po vsem svetu prek pošte. To ne pomeni, da sem bil vedno ljubitelj elektronske pošte ali da nisem imel situacij, ko bi moje delo s pošto spominjalo na sizifovsko delo.

Kakorkoli že, z leti sem razvil več praktičnih smernic, ki so mi omogočile prehod s koncepta »pošta me nadzoruje« na koncept »jaz nadzorujem pošto«.

1. Želite prejemati manj pošte - pošljite manj pošte

Ta nasvet se zdi smešno preprost, še posebej v kontekstu tako pogoste težave, a zase menim, da je to zlato pravilo za uspešno upravljanje e-pošte.

Do tega sklepa sem prišel med delom v prejšnjem podjetju, kjer sta družbo zapustili dve z mano najtesneje povezani osebi. Zelo učinkovito so komunicirali z ljudmi, trdo delali in, kot se je izkazalo, pošiljali veliko pošte. Medtem ko so delali v podjetju, se je količina korespondence, ki je prihajala po e-pošti, zdela povsem normalna, vendar sem po njihovem odhodu ugotovil, da se je promet v moji pošti zmanjšal za približno 20-30%.

Vsa ta dejavnost po pošti niso bila le njihova pisma: bili so tam moji odgovori nanje, ampak tudi pisma in odgovori vseh naslovnikov, priloženih korespondenci. Pogosto ta sporočila niso zahtevala moje obvezne udeležbe v razpravi.

Od tega trenutka sem si postavil jasen pogoj – naj ne pišem po nepotrebnem. Rezultat: manj pošte in več naročil v nabiralniku brez ogrožanja delovnih dejavnosti. Od takrat se trudim, da ne odstopam od tega pravila.

2. Označite čakajoča e-poštna sporočila kot neprebrana

Označevanje e-pošte kot neprebranega je bistveno spremenilo moj način dela s pošto. Dovolj je, da hitro pregledam dohodna pisma, takoj odgovorim na najbolj nujna in izbrišem nepotrebna. Iste črke, na katere se moram pozneje vrniti, če je čas, označim kot neprebrane. S tem se odpravi strah, da bo pomembno pismo, prebrano in brez odgovora, pozabljeno in zakopano v drobovju nabiralnika. Isti pristop nam omogoča implementacijo nekakšnega seznama opravil, na katerega se bom moral vrniti pozneje.

Vsak delovni dan poskušam zaključiti z najmanj takimi čakajočimi pismi, v idealnem primeru pa jih sploh ne bi bilo. Če se na ta dan ne bom imel časa vrniti k njim, bom začel z njimi naslednje delovno jutro.

3. Vzpostavite jasen urnik pošiljanja pošte

V zadnjih nekaj letih je moje življenje ob delavnikih potekalo po dokaj jasnem urniku. Zbudite se ob 5:00-5:30 zjutraj, ena ura do pošte, branje novic, zajtrk, igranje z otroki, trening, pisarna, prihod domov, spravljanje otrok v posteljo, večerja z ženo, počitek (običajno je to gledanje televizije s spremljajočim čiščenjem mape Prejeto ob oglasih in dolgočasnih trenutkih).

Izkazalo se je, da ob upoštevanju takšnega urnika zlahka upravljam pošto, vendar se takoj, ko se urnik malo spremeni, v nabiralniku začne kaos.

V tem primeru ne boste občutili vse večjega pritiska zaradi spoznanja, da bo vaša škatla nenadoma ostala brez nadzora. Upoštevanje urnika bo pomagalo obdržati stvari pod nadzorom. Pomagalo je Benjaminu Franklinu, pomaga tudi tebi.

4. Izrazite se jasneje

Se spomnite igre pokvarjenega telefona? Takrat je bilo precej smešno, zdaj pa je vse upoštevano v konceptu dela in poslovanja in ni časa za igre.

Besede so zelo pomembne in jih je treba izbrati zelo previdno, da se izognemo dvoumnosti in nesporazumu. Bolj kot je vaše besedilo nedvoumno in jasno za razumevanje, manjša je verjetnost, da boste prejeli drugo pismo z zahtevo za pojasnitev prvega.

5. Pomislite na prejemnike

Pogosto se zdi, da mnogi polji Za in Cc dojemajo kot enaki. Pravzaprav lahko z njihovo pomočjo nedvoumno poveste, od katerega od prejemnikov pričakujete odgovor in komu je bila poslana kopija pisma, da bi ga obveščali.

Pravzaprav je neoznačevanje prejemnikov, od katerih se zahteva odgovor, najhitrejši način za ustvarjanje panike in zmede v dopisovanju. 6 prejemnikov namesto 1 prejemnika in 5 kopij je 5 dodatnih možnih odgovorov, od katerih lahko vsak preraste v celo ločeno verigo pisem.

6. Potrdite prejem

Če ste navedeni kot prejemnik in je pismo res naslovljeno na vas, potem ne bodite leni in sporočite pošiljatelju, da ste pismo prejeli. Ne potrebujete veliko besed, dovolj bo že preprosto "prejeto" ali "prejeto". To bo postalo znak, da ste informacije prejeli v celoti in v ustreznem obsegu in da vam pošiljatelj ni več dolžan pošiljati kaj drugega na isto temo.

Če niste potrdili prejema, pošiljatelj o pismu sploh ne ve. Mogoče se je izgubilo v globinah tvoje škatle? Če je to pomembna informacija, bosta dvom in tesnoba prisilila pošiljatelja, da vam napiše še eno pismo z zahtevo, da potrdi prejem prvega pisma ali da koga drugega vpraša o vaši prisotnosti na delovnem mestu. Vključeni so dodatni ljudje, dodatna pisma se pošiljajo in prejemajo.

7. Čustva se izogibajte po pošti

E-pošta je lahko koristno orodje, če ga uporabljate pravilno. Ob nepravilni uporabi lahko postane tudi uničujoča sila. Najpogostejši primer je uporaba pošte za razpravo o spornih, nasprotujočih si in občutljivih vprašanjih.

Nikoli me ne neha presenetiti, kako ljudje v dopisovanju uporabljajo besede in izraze, ki jih nikoli ne bi rekli pred istim občinstvom.

Če se nenadoma znajdete v takšni korespondenci, naredite eno preprosto stvar - ustavite se. Spor ali konflikt lahko rešite tako, da dvignete telefon in pokličete naslovnika ali se osebno srečate z njim. Tako občutljivih stvari se v besedilni korespondenci ne bi smeli ukvarjati. Besedilo ne prenaša čustvene komponente, intonacije in drugih pomembnih stvari, ki so lahko odločilne za konstruktivno rešitev problema.

(prek Jeffa Weinerja)