13 stvari v poslovnem dopisovanju, ki kar jezijo

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Če ne želite razjeziti druge osebe, tega ne počnite.

1. Pomanjkanje pozdrava

Poslovnega pisma ne pišete iz užitka, nekaj potrebujete od naslovnika. Zato je pravilno, da ga začnete z dejanjem vljudnosti – pozdravom. Delati brez tega je tako, kot da bi z nogo odprli vrata v pisarno nekoga drugega.

Kako ne bi

Tako je bolje

2. Fraza "Dober dan"

Če poslovnega pisma ne pišete neposredno iz 2000-ih, potem izberite sodobnejše besedilo. Ni pomembno, da ne morete natančno predvideti, kdaj bo druga oseba prebrala sporočilo. Možnost »dober dan« je najbolj nevtralna, lahko pa uporabite tudi obdobje, ko pismo pošljete. In prepustite "dober čas dneva" napol mrtvim forumom iz preteklosti.

Kako ne bi

Tako je bolje

3. Obravnavanje napak

Neverjetno je, koliko napak je mogoče narediti v tako kratkem besedilu. Prvič, mnogi so pravilo ločevanja z vejico vzeli dobesedno. To povzroča mojstrovine, kot je "Dragi Anton Mihajlovič". Priziv ni samo ime, ampak tudi besede, ki so odvisne od njega.

Drugič, natančno preverite ime naslovnika. Ne kličite Aleksejev Alexandras, Marin Marias in dešifrirajte začetnice.

Kako ne bi

Tako je bolje

4. Okrajšave in enozložni odgovori

Poslovno pisanje zahteva, da komunicirate v polnih stavkih. Ta pristop ima praktično korist: sogovorniku ni treba uganiti, kaj mislite, saj razkrivate vse nianse in ne dajete možnosti napačne razlage besed. In vaš "V redu" lahko pomeni karkoli. Poleg tega rezi ne prihranijo veliko časa.

Kako ne bi

Tako je bolje

5. Humor in metafore

Poslovno pismo ne sme pustiti prostora za razlago. Vse besede se uporabljajo v njihovem neposrednem pomenu in ne pomenijo različnih interpretacij. Sicer pa počakajte na dodaten krog dopisovanja, v katerem boste izvedeli, kdo je kaj imel v mislih. In lahko traja veliko časa.

Kako ne bi

Tako je bolje

6. Klicaj

Klicaj se v literarnih besedilih ne uporablja pogosto, ker so namenjeni izražanju močnih občutkov. Poslovno pismo ni platforma za izražanje, tudi če bi res želeli sogovorniku izraziti, kaj si o njem mislite.

Morda ne mislite nič posebnega, a za sogovornika bo klicaj signal, da verjetno dela kaj narobe. Zato imejte tako svoja čutila kot kombinacijo tipk Shift + 1 pod nadzorom. Vzklic je primeren le v obtoku.

Kako ne bi

Tako je bolje

7. Obilo birokratov

Želja po bolj formalnem izražanju pogosto generira pošastne konstrukcije, v katerih je izjemno težko razbrati pomen. Ne uporabljajte preveč zapletenih fraz in pišite lažje.

Kako ne bi

Tako je bolje

8. Caps Lock

Ni vredno poudarjati vrstic z velikimi tiskanimi črkami. Na internetu še vedno simbolizira kričanje. Nihče ne mara kričati nanj. Da bo sporočilo jasno, ga samo razjasni.

Kako ne bi

Tako je bolje

9. Fraza "hvala vnaprej"

Hvala, seveda ne moreš spraviti v žep, a zgodnja hvaležnost spravi sogovornika v neroden položaj. Dobro vzgojena oseba se bo počutila dolžna izpolniti vašo prošnjo, tudi če razume, da tega ne bi smela storiti. In zapomnili si vas bodo po metanju težav.

Če je treba sogovornika vseeno spodbuditi, je bolje, da opišete, kako je koristno, da se odzove na vašo prošnjo.

Kako ne bi

Tako je bolje

10. Čudna tema ali sploh brez teme

Nevarno je odpirati nerazumljiva pisma, zato tvegate, da bo sporočilo brez teme šlo v neželeno pošto. Seveda bo človek zelo jezen, ko odkrije, da je pod besedami "Zina, guma" pred vodjo tovarne pnevmatik Zinaidi skrit pomemben dokument.

Kako ne bi

Tako je bolje

11. Poznavanje

Ne smete odstopati od svojega poslovnega sloga, tudi če je naslovnik vaš najboljši prijatelj. Najprej bo morda moral posredovati pismo svojemu šefu ali izvajalcem. Drugič, pismo lahko slučajno pade v tretje roke in ga ogrozi, hkrati pa tudi vas.

Tretjič, ločiti morate med osebnim in službenim. Korporativni interesi ne sovpadajo vedno z osebnimi. Vredno je pustiti si manevrski prostor, da ohranite prijateljske odnose brez popuščanja v pogajanjih.

Kako ne bi

Tako je bolje

12. Pomanjkanje zgodovine korespondence

Če z nekom aktivno klepetate, se naslovnik zaveda, o čem je govora, in se z vrtenjem kolesca miške zlahka vrne na začetek dialoga. Ko pa si občasno izmenjujete pisma po elektronski pošti, lahko sogovornik pozabi, kdo ste in kaj potrebujete od njega.

Osebi olajšajte to: v enem odstavku jo opomnite, o čem govori.

Kako ne bi

Tako je bolje

13. Neustrezno ravnanje s sporočilnimi niti

Poštne storitve in agenti vam omogočajo delo z nitmi sporočil. Je zelo uporabno orodje, če se z njim pravilno ravna. A ne uspe vsem.

Morda ste že postali žrtev množičnega pošiljanja, katerega udeleženci ne odgovarjajo neposredno avtorju, ampak vsem. Posledično vam nabiralnik napolni nezanimiv pogovor, za tiste, ki ne najdejo pravega gumba, pa izmislite kazni. Hkrati pa informacije, ki niso namenjene radovednim očem, pogosto pridejo v splošno informacijsko polje.

Medalja ima tudi slabo stran: ko v pomembnem pogovoru eden od udeležencev ne odgovarja vsem, ampak eni osebi. In prejemnik mora porabiti veliko časa za pošiljanje pisem, namesto da bi opravljal svoje delo.