Skrivnosti poslovne e-pošte

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Predstavljamo vam članek Artema Turovetsa o sistemu organiziranja poslovne korespondence. To ni nabor "tehnik super produktivnosti" ali predavanje o email marketingu. Artyom bo preprosto delil izkušnjo svojega podjetja, kjer so poskušali vzpostaviti delo z e-pošto, tako da je bilo vsem udobno.

Kaj je e-pošta? V sodobnem poslovnem svetu so to:

Tvoj obraz. S pomočjo elektronske pošte lahko ustvarite pozitivno podobo v očeh nasprotne stranke ali pokvarite prvi vtis.
Vaše delovno orodje. Veliko komunikacije z zunanjim svetom poteka po elektronski pošti. Zato si lahko z dobrim obvladovanjem tega orodja močno olajšate življenje.
Močna motnja. Zunanji svet vas skuša pridobiti, odvrniti in zavesti preko elektronske pošte.

S tega vidika poglejmo delo z e-pošto. Začnimo preprosto.

Oblikovanje črk

Uporabljam poštni odjemalec Mozilla Thunderbird, zato ga bom uporabil kot primer. Ustvarimo novo črko in pojdimo od vrha do dna na seznamu polj.

komu. Kopirati. Skrita kopija

Nekdo morda ne ve, toda Mozillin "To" se lahko spremeni v "Cc" ali "Bcc".

Za: pišemo glavnega naslovnika ali več naslovnikov, ločenih s podpičjem.
Kopija: pišemo nekomu, ki bi moral pismo prebrati, od katerega pa ne pričakujemo odgovora.
Bcc: pišemo tistemu, ki bi moral pismo prebrati, preostalim prejemnikom pisma pa naj ostane neznan. Še posebej je primeren za množično pošiljanje poslovnih pisem, na primer obvestil.

Ni v redu pri množičnem pošiljanju navedite prejemnike v poljih »Kp« ali »Za«. Večkrat na leto prejmem pisma, v katerih je v polju »Cc« navedenih 50–90 naslovnikov. Prišlo je do kršitve zasebnosti. Ni treba, da vsi vaši prejemniki vedo, s kom še sodelujete na podobno temo. Dobro je, če so to ljudje, ki se med seboj poznaš. Kaj pa, če so na seznamu konkurenčna podjetja, ki ne vedo drug za drugega? Za prekinitev sodelovanja z enim od njih morate biti pripravljeni vsaj na nepotrebna pojasnila, največ. Ne delaj tako.

Prav pošljite množično pošiljanje na svoje ime in vnesite vse prejemnike v polje “Bcc”.

Zadeva pisma

Pomen vrstice z zadevo pogosto pišejo (včasih smiselno) v svojih korporativnih blogih s strani profesionalnih poštnih storitev. A tam najpogosteje govorimo o prodajnih pismih, kjer zadeva rešuje težavo »odpreti e-pošto«.

Pogovarjamo se o dnevni poslovni korespondenci. Tukaj tema rešuje problem "pismo in njegovega avtorja je treba zlahka identificirati in nato najti." Poleg tega se vam bo vaša skrbnost vrnila v obliki karme številnih odgovornih pisem, le s predponi Re: ali Fwd, med katerimi boste morali iskati želeno črko na temo.

Dvajset pisem je obseg enodnevne korespondence srednjega menedžerja. Sploh ne govorim o podjetnikih in lastnikih podjetij, njihovo število črk včasih preseže 200 ali več na dan. Torej še enkrat: ne pošiljajte e-pošte s prazno zadevo.

Kako torej pravilno oblikovati svojo zadevo?

V našem "Nebu" priporočamo, da z zunanjimi črkami napišete v zadevo: "Nebo". V internem - samo vsebina vrstice teme v treh do petih besedah brez predpon.

Napaka #1: samo ime podjetja v zadevi. Na primer "Sky" in to je to. Prvič, zagotovo niste del vašega podjetja, ki komunicira s to nasprotno stranko. Drugič, takšna tema ne prinaša nobenega pomena, saj se že iz naslova vidi ime vašega podjetja. Tretjič, uganite, kakšen bo vaš poštni nabiralnik s tem pristopom do dopisovanja? Nekaj podobnega.

Ali je priročno iskati po takšnih temah?

Napaka #2: bleščeč, prodajni naslov. Super je, če znaš pisati takšne naslove. Toda ali je primerno uporabiti te veščine v poslovnem dopisovanju? Ne pozabite na namen vrstice z zadevo poslovnega pisma: ne prodaja, ampak zagotavljanje identifikacije in iskanja.

Ni v redu	Prav
Pohitite z nakupom sekire po ugodni ceni!	Komercialna ponudba za dobavo sekir
Moramo pohiteti, da preverimo odstotke! Rodion je na poti!	Za odobritev akta o uskladitvi obresti z Aleno Ivanovno
POZOR! Porfirij Petrovič je rešil Raskoljnikovo skrivnost in bo rešil naše težave	Ponudba svetovalca: psihološka dedukcija

Besedilo pisma

Obstaja veliko vodnikov za pisanje za različne priložnosti. Na primer, veliko koristnih stvari od in drugih mojstrov besede. Svetujem vam, da preberete njihove članke vsaj za izboljšanje splošne pismenosti in izboljšanje splošnega sloga pisanja.

V procesu pisanja pisma moramo dosledno sprejemati več odločitev.

Vprašanje vljudnosti … Na začetku pisma lahko zameglite vljudnost ali celo nežnost v duhu "Dragi moj Rodja, že več kot dva meseca se s tabo ne pogovarjam pisno, zaradi česar sem tudi sam trpel in niti ne spi še eno noč in razmišlja." Je zelo vljuden in zelo drag, tako glede časa za sestavo takega uvoda, kot tudi glede časa sogovornika, da ga prebere. To je poslovna korespondenca, se spomniš? Ne esej epistolarnega žanra za tekmovanje in ne pismo Raskolnikkovi materi, temveč poslovna korespondenca.

Spoštujemo svoj čas in prejemnika!

Smiselno se je predstaviti in spomniti na okoliščine poznanstva šele v prvem pismu, poslanem po bežnem srečanju na razstavi. Če gre za nadaljevanje sodelovanja ali tekočega dopisovanja, v prvo črko dneva zapišemo: "Živjo, Ivan", v drugo in naslednje: "Ivan, …".

Pritožba … Vedno me je skrbelo, na koga naj se obrnem v pismu, če je prejemnikov več. Pred kratkim sem napisal pismo trem dekletom po imenu Anna. Brez pomisleka sem napisala "Zdravo, Anna" in se nisem kopala. Vendar to ni vedno tako.

Kaj pa, če so prejemniki trije ali celo sedem in si ne delijo istega imena? Lahko jih navedete po imenu: "Dober dan, Rodion, Pulcheria, Avdotya in Pyotr Petrovich." Je pa dolgo in zahteva čas. Lahko napišete: "Pozdravljeni, kolegi!"

Zase uporabljam pravilo, da se poimensko sklicujem na tistega, ki je v polju »Za«. In za tiste, ki so v kopiji, sploh ne veljajo. To pravilo vam hkrati omogoča, da natančneje določite (enega!) Naslovnika pisma in namena tega pisma.

Citiranje … Pogosto je korespondenca veriga pisem z vprašanji in odgovori - z eno besedo, dialog. Dobro je, da ne izbrišete zgodovine dopisovanja in napišete svoj odgovor na vrhu citiranega besedila, tako da boste, ko se teden dni pozneje vrnete na to korespondenco, zlahka prebrali dialog od zgoraj navzdol v padajočih datumih.

Iz neznanega razloga je privzeta nastavitev v Mozili "Postavi kazalec za citiranim besedilom". Priporočam, da ga spremenite v meniju "Orodja" → "Nastavitve računa" → "Sestavljanje in naslavljanje". Moralo bi biti tako.

Namen pisma … Poslovna pisma so dveh vrst:

ko samo obvestimo sogovornika (na primer poročilo o opravljenem delu za mesec);
in ko želimo nekaj od sogovornika. Na primer, da odobri priloženi račun za plačilo.

Praviloma je veliko več spodbudnih pisem kot prijavnih. Če želimo od sogovornika nekaj doseči, je zelo pomembno, da o tem povemo v pismu v odprtem besedilu. Pozivu k dejanju mora biti priložen poziv k dejanju po imenu in sledi zadnji stavek v pismu.

Ni v redu: "Porfirij Petrovič, vem, kdo je ubil staro žensko."

Prav: "Porfirij Petrovič, starko sem ubil na smrt, prosim, ukrepajte za mojo aretacijo, utrujen sem od trpljenja!"

Zakaj bi dopisnik namesto vas razmišljal, kaj storiti s tem pismom? Konec koncev se lahko napačno odloči.

Podpis v besedilu … Mora biti. Poleg tega vam vsi poštni odjemalci omogočajo, da konfigurirate samodejno zamenjavo podpisa, na primer klasično "Lep pozdrav, …". V Mozilli se to naredi pod Orodja → Možnosti računa.

Zapisati ali ne vpisati kontakte v podpis je osebna stvar vsakega. Če pa si kakorkoli povezan s prodajo – obvezno napiši. Tudi če transakcija ne bo izvedena na podlagi rezultatov komunikacije, vas bodo v prihodnosti zlahka našli kontakti iz podpisa.

Končno še ena značilnost telesa pisma za tiste sogovornike, ki ne marajo (ne morejo, nočejo, nimajo časa) odgovarjati na vaša pisma. Določite privzeto vrednost v besedilu pisma. Na primer: "Porfirij Petrovič, če me ne pridete aretirati pred 12:00 v petek, potem se štejem za amnestiran." Seveda mora biti rok resničen (besedila iz primera ne pošiljajte v petek ob 11.50). Prejemnik mora biti fizično sposoben prebrati in se odločiti za vaše pismo. Ta »molk« vas razbremeni odgovornosti za neodgovor sogovornika. Kot vedno je treba k uporabi te funkcije pristopiti preudarno. Če oseba na vaša pisma odgovarja pravočasno in redno, ga lahko tak ultimatum, če ne užali, pa malo napne ali pa privede do odločitve, da na pismo ne odgovarjate takoj, ampak vas prisili, da počakate na petek.

Priloge

Pisma pogosto prihajajo s prilogami: življenjepisi, komercialne ponudbe, predračuni, urniki, skenirani dokumenti - zelo priročno orodje in hkrati vir priljubljenih napak.

Napaka: velika velikost nastavka. Pogosto prejmejo e-pošto s prilogami do 20 MB. Praviloma gre za skeniranje nekaterih dokumentov v formatu TIFF, z ločljivostjo 600dpi. Dopisnikov poštni program bo skoraj zagotovo visel za nekaj minut v zaman poskusih prenosa predogleda te priloge. In Bog ne daj, da bi prejemnik poskusil prebrati to pismo na pametnem telefonu …

Osebno taka pisma takoj izbrišem. Ne želite, da vaše pismo konča v smeti, preden ga preberete? Preverite velikost priloge. Priporočljivo je, da ne presega 3 MB.

Kaj pa, če preseže?

Poskusite znova konfigurirati optični bralnik na drugo obliko in ločljivost. Na primer, v PDF-ju in 300 dpi se dobijo precej berljivi pregledi.
Pomislite na programe, kot sta WinRar ali 7zip. Nekatere datoteke so popolnoma stisnjene.
Kaj pa, če je priponka ogromna in je ne morete stisniti? Na primer, skoraj prazna računovodska baza podatkov tehta 900 MB. Na pomoč bo priskočilo shranjevanje informacij v oblaku: Dropbox, Google Drive in podobno. Nekatere storitve, kot je Mail.ru, samodejno pretvorijo ogromne priloge v povezave do shranjevanja v oblaku. Toda svoje podatke, shranjene v oblaku, raje upravljam sam, zato ne pozdravljam avtomatizacije Mail.ru.

In še eno ne povsem očitno priporočilo o naložbah - njihovo ime … Biti mora razumljiv in sprejemljiv za prejemnika. Ko smo v podjetju pripravljali komercialno ponudbo, naslovljeno na … naj bo to Fjodor Mihajlovič Dostojevski. Prejel sem pismo vodje s predlogom projekta v odobritev, v prilogi pa je bila datoteka z imenom "DlyaFedi.docx". Z upraviteljem, ki mi je to poslal, je potekal dialog nekako takole:

- Dragi menedžer, ali ste osebno pripravljeni pristopiti k tej spoštovani osebi in jo poimenovati v obrazu Fedye?

- Nekako ne, spoštovan človek, vsi ga kličejo po imenu in patronimu.

- Zakaj ste naložbo poimenovali "Dlya Fedy"? Če ga takoj pošljem, misliš, da bo pri nas kupil sekire za ta CP?

- Kasneje sem nameraval preimenovati …

Zakaj bi pripravili časovno bombo – zavrnitev potencialne stranke – ali pa sami opravili dodatno delo s preimenovanjem datoteke? Zakaj ne bi takoj pravilno poimenovali priloge: "Za Fedorja Mihajloviča.docx" ali še bolje - "KP_Nebo_Topory.docx".

Torej, z e-pošto smo bolj ali manj uredili kot "obraz". Nadaljujmo s tem, da gledamo na e-pošto kot na orodje za učinkovito delo in se pogovorimo o njeni odvračanju pozornosti.

Delo s črkami

E-pošta je močna motnja. Kot z vsako motnjo je treba tudi pošto rešiti tako, da zaostrimo pravila in uvedemo urnik dela.

Najmanj morate izklopiti VSA obvestila o prihodu pošte. Če je poštni odjemalec privzeto konfiguriran, boste o tem obveščeni z zvočnim signalom, ikona poleg ure bo utripala in prikazal se bo predogled pisma. Z eno besedo, naredili bodo vse, da vas najprej odtrgajo od mukotrpnega dela, nato pa vas potopijo v brezno neprebranih pisem in nevidnih pošiljk - minus uro ali dve od življenja.

Močna volja nekoga omogoča, da jih obvestila ne motijo, za navadne ljudi pa je bolje, da ne izkušajo usode in jih izklopijo. V Mozillla Thunderbird se to naredi prek menija »Orodja« → »Možnosti« → »Splošno« → »Ko se prikažejo nova sporočila«.

Če ni obvestil, kako razumeti, da je pismo prispelo?

Zelo preprosto. Sami si zavestno vzamete čas za razčlenjevanje pošte, odprete poštni odjemalec in vidite vsa neprebrana sporočila. To lahko storite dvakrat na dan, na primer v času kosila in zvečer ali med prisilnimi izpadi, na primer v prometnih zastojih.

Pogosto sprašujejo, kaj pa reakcijski čas in nujna e-poštna sporočila? Odgovor je: nimate nujnih pisem po pošti. Razen če delate v oddelku za podporo strankam (takšen oddelek ima svoja pravila za delo s pošto).

Če pride do nujnih pisem, vas bo pošiljatelj o tem obvestil po drugih kanalih - telefonu, SMS, Skype. Nato boste namerno šli v poštni odjemalec in obdelali nujno pošto. Vsi guruji za upravljanje časa (na primer Gleb Arkhangelsky s svojim "Time Drive") razglašajo standard za odgovarjanje na e-pošto do 24 ur. To je običajno pravilo dobre forme – ne pričakujte takojšnjih odgovorov od sogovornika po elektronski pošti. Če pride do nujnega pisma, o tem obvestite po hitrejših komunikacijskih kanalih.

Tako smo izklopili obvestila in zdaj vklopimo poštni odjemalec po našem urniku.

Kaj naj storimo, ko smo šli v pošto in začeli izvajati dejavnosti, imenovane »razčlenitev e-pošte«? Kje je začetek in konec tega dela?

Veliko sem slišal o sistemu zero inbox, a žal nisem srečal niti ene osebe, ki bi ga uporabljala. Moral sem izumiti svoje kolo. Na Lifehackerju so članki na to temo. Na primer "". Spodaj bom v svoji interpretaciji govoril o sistemu zero inbox. Hvaležen bi bil, če bi GTD guruji preverili v komentarjih, dodali ali izboljšali opisani sistem.

Pomembno je razumeti in sprejeti, da e-pošta ni razporejevalnik opravil ali arhiv za vaše dejavnosti. Zato mora biti mapa »Prejeto« vedno prazna. Ko začnete razčlenjevati mapo »Prejeto«, se ne ustavljajte in vas nič ne moti, dokler ne izpraznite te mape.

Kaj storiti z e-pošto v mapi »Prejeto«? Vsako črko morate pregledati zaporedno in jo izbrisati. Da, samo izberite in pritisnite Delete na tipkovnici. Če se ne morete prisiliti, da izbrišete pismo, se boste morali odločiti, kaj boste storili z njim.

Ali lahko odgovorite v treh minutah? Ali moram odgovoriti? Da, potrebno je in odgovor ne bo trajal več kot tri minute, nato odgovorite takoj.
Odgovoriti morate, vendar bo priprava odgovora trajala več kot tri minute. Če uporabljate načrtovalnik opravil, ki vam omogoča pretvorbo e-pošte v opravilo, spremenite svojo e-pošto v opravilo in za nekaj časa pozabite nanjo. Na primer, uporabljam popolnoma čudovito storitev Doit.im. Omogoča vam ustvarjanje osebnega e-poštnega naslova: nanj pošljete pismo in to se spremeni v nalogo. Če pa nimate razporejevalnika opravil, premaknite črko v podmapo "0_Run".
Po hitrem odgovoru na pismo, ki ga spremenite v nalogo ali preprosto seznanitev, se morate odločiti, kaj storiti s tem sporočilom: izbrisati ga ali poslati v eno od map za dolgoročno shranjevanje.

Tukaj so moje mape za dolgoročno shranjevanje.

0_Zaženi. Nimam take mape, če pa nimate planerja, ponavljam, lahko tukaj postavite pisma, ki zahtevajo podrobno študijo. Tudi to mapo je treba redno čistiti, vendar s premišljenim pristopom ob posebej določenem času.
1_Ref. Tu sem dal pisma z osnovnimi informacijami: pozdravna pisma s prijavami iz različnih spletnih storitev, vozovnice za prihajajoče lete itd.
2_Projekti. Tukaj je shranjen arhiv korespondence o partnerjih in projektih, s katerimi obstaja trenutni odnos. Seveda se za vsak projekt ali partnerja ustvari ločena mapa. V mapo partnerja sem dal pisma ne le njegovih zaposlenih, ampak tudi pisma zaposlenih v "Nebesih", povezana s tem partnerjem. Zelo priročno: po potrebi je vsa korespondenca o projektu pri roki v nekaj klikih.
3_Muzej. Tukaj mečem tiste črke, ki jih je škoda izbrisati, koristi pa niso očitne. Sem selijo tudi mape z zaprtimi projekti iz "2_Projects". Z eno besedo, prvi kandidati za izbris se hranijo v "Muzeju".
4_Dokumenti. Tukaj so pisma z elektronskimi vzorci dokumentov, ki bi lahko bili koristni v prihodnosti za računovodstvo, na primer izjave strank o uskladitvi, vozovnice za potovanja. Mapa ima veliko skupnega z mapama "2_Projects" in "1_Sprav", vanjo so shranjeni le računovodski podatki, podatki o upravljanju pa so shranjeni v mapi "2_Projects". V "4_Documents" - mrtvi podatki in v "2_Projects" - živi.
5_Znanje. Tukaj dodam samo res uporabna sporočila, na katera se želim vrniti čez nekaj časa za navdih ali iskanje rešitev.

Za delovanje tega sistema so pomembne še druge nastavitve poštnega odjemalca. Prvič, pri Thunderbirdu je privzeto izbrano potrditveno polje Označi sporočila kot prebrana. Raje to počnem premišljeno, zato potrditvenega polja ni več! Če želite to narediti, pojdite v meni "Orodja" → "Možnosti" → "Napredno" → "Preberi in prikaži".

Drugič, uporabljamo filtri … Prej sem aktivno uporabljal filtre, ki so samodejno posredovali pisma v ustrezne mape na podlagi naslova pošiljatelja. Na primer, pisma odvetnika so bila premaknjena v mapo »Odvetnik«. Ta pristop sem zavrnil iz več razlogov. Prvič: pisma odvetnika se v 99 % primerov nanašajo na projekt ali partnerja, kar pomeni, da jih je treba premakniti v mapo tega partnerja ali projekta. Drugič, odločil sem se dodati zavedanje. Sami se morate odločiti, kje naj bo določeno pismo shranjeno, in bolj priročno je iskati neobdelana sporočila samo na enem mestu - v mapi Prejeto. Zdaj uporabljam filtre samo za kategorizacijo samodejnih navadnih pisem iz različnih sistemov v mape, torej pisma, ki ne zahtevajo od mene odločanja. Filtri v Mozilla Thunderbird so konfigurirani v meniju Orodja → Filtri sporočil.

Tako naj bi s pravilnim pristopom e-pošta trajala od 10 do 60 minut na dan, odvisno od obsega korespondence.

Ja, in še nekaj. Obvestila o prihodu novih pisem ste že izklopili, kajne?;)