Zakaj je kontrolni seznam obvezen za vas pri delu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Kontrolni seznam se zdi zelo staromoden način za organizacijo vašega delovnega procesa, saj obstaja toliko sodobnih tehnik. Mi pa smo vas pripravljeni prepričati z enim znanstvenim eksperimentom, mnenjem doktorja znanosti in izkušnjo vokalista skupine Van Halen kot argumenta.

V sodobnem svetu imamo dostop do informacij brez primere. Veliko se lahko naučimo, če preprosto vprašamo pravilen iskalni izraz ali odpremo spletne enciklopedije. Kljub temu pa ob tem navalu informacij dobimo tudi veliko težav.

Zdaj vemo več kot kdaj koli prej, vendar je problem s pretvorbo teorije v prakso, ji dati vrednost in uporabnost.

V mnogih pogledih nas je informacijska doba naredila veliko manj praktični in modri. Dajte nam veliko vedeti, a zlahka izgubimo koncentracijo, odvrnemo se od glavnega, dovolimo, da se pozornost razblini. Poleg tega zlahka izgubimo izpred oči osnove, bistvene osnovne informacije in delamo napake z občutkom lastne usposobljenosti.

Po mnenju kirurga in raziskovalca javnega zdravja Atula Gawandeja, MD, bi morali ljudje kar najbolje izkoristiti svoje znanje.

Atul Gawande ameriški kirurg, novinar, pisatelj

Neuspehe zaradi nevednosti lahko odpustimo. Če človek v dani situaciji ni vedel, kaj storiti, smo veseli, da se je potrudil, da bi rešil težavo. A če je vedel, kako naprej, a teh informacij ni uporabil na pravi način, se težko ne bi jezil.

Napake, storjene zaradi trdnega prepričanja, da "najbolje vem, kaj moram storiti", so pogosto najbolj boleče. Niste se trudili po svojih najboljših močeh in niste uspeli, ampak ste namerno sledili vodstvu pretirane samozavesti in vam ni uspelo. Atul Gawande meni, da je to podobno, kako preprosta napaka izkušenega kirurga vodi do smrti pacienta.

Kako ravnamo s tem oceanom informacij? Kako kar najbolje izkoristiti znanje in pustiti prostor za čudeže? Po besedah dr. Gawandeja lahko z uporabo kontrolnega seznama začutite svojo moč in kompetenco.

Dr. Gawande je skrbno preučil učinek kontrolnih seznamov na kirurge, oziroma na število primerov okužbe bolnikov med operacijo. Kljub dejstvu, da so v poskusu sodelovali spoštovani in kompetentni kirurgi, so bili vsi med operacijo tako ali drugače tvegani, da bi naredili napako.

Kontrolni seznam, ki je bil predstavljen kirurgom, je bil kratek in preprost. pisalo je:

• Umijte si roke z milom in vodo.
• Pacientovo kožo obrišite z antiseptikom.
• Položite sterilne obloge na pacientovo telo.
• Nadenite si klobuk, masko, sterilno obleko in rokavice.

Študenti medicine se teh korakov naučijo na pamet, očitni so, preprosti in potrebni. Toda človek ni stroj in lahko pozabi na eno od dejanj. Preskok enega koraka lahko privede do okužbe, kar pomeni dodatno zdravljenje, finančne stroške in v najslabšem primeru smrt bolnika.

Presenetljivo, takoj ko se je ta kontrolni seznam pojavil pred očmi zdravnikov, so začeli delati manj napak. Število okužb se je zmanjšalo za 66 %. Prihranilo je veliko denarja, še pomembneje pa je, da je rešilo več kot tisoč življenj.

Seveda je kontrolni seznam kot način strukturiranja misli, racionalizacije dejanj in zapomnitve potrebnih informacij koristen ne le za zdravnike, ampak tudi za vsakega od nas.

Morda se vam bo zdelo žaljivo napisati kontrolni seznam, da ne bi ničesar pozabili. Navsezadnje ste dovolj pametni in se lahko zanesete na svoj spomin. Toda glavni cilj kontrolnega seznama je disciplina, ki vam bo pomagala slediti predvideni poti in se izogniti napakam.

Zakaj narediti kontrolni seznam

1. Kontrolni seznam vam pomaga zagotoviti, da ne pozabite osnovnih in preprostih informacij. Dr. Gawande meni, da kontrolni seznam ustvarja nekakšno »kognitivno mrežo«, ki nas ščiti pred lastnimi pomanjkljivostmi – mejami spomina in pozornosti. Kontrolni seznam zagotavlja, da v trenutku, ko se bliža utrujenost ali lenoba, ne pozabite na običajne resnice.
2. Kontrolni seznam osvobaja vaš um in mu daje priložnost za delo pri res težkih nalogah. Ko vas nehajo skrbeti preproste in trivialne stvari, se lahko osredotočite na težke odločitve. To še posebej dobro deluje v primerih, ko se nenehno pojavljajo nepričakovane ali nenačrtovane situacije in se je precej težko obvladovati.
3. Kontrolni seznam pomaga biti discipliniran. To je pomembno, ko gre za rutinska opravila. Ko se navadimo nekaj delati iz dneva v dan, zlahka izgubimo navdušenje in pozornost, delamo napake in napačne račune. Če se na svojem delovnem mestu počutite preveč udobno, se sprostite in vaša pozornost je raztresena, vam bo kontrolni seznam pomagal ostati budni vsako minuto.
4. Kontrolni seznam prihrani čas. Ni vam treba več razmišljati o vsakem koraku: vse ste že opisali na listu papirja. Če je treba odločitev sprejeti zdaj, je čas najdragocenejši vir. Kontrolni seznam vam bo pomagal osvojiti dragocene sekunde.

Da, kontrolni seznam ni najbolj izviren način za nadzor nad potekom dela. Toda hkrati se to preprosto orodje izkaže za izjemno dragoceno za tiste, ki želijo zmanjšati napake in izboljšati kakovost svojega dela.

Kako ustvariti učinkovit kontrolni seznam

Obstajajo dobri kontrolni seznami in slabi kontrolni seznami. Kako torej ustvariti kontrolni seznam, ki vam bo pomagal začeti?

1. Osredotočite se samo na preproste stvari. Namen dobrega kontrolnega seznama je posredovati potrebne informacije. Brez podrobnosti. Kontrolni seznam ni vodnik, ne ogled vašega delovnega procesa. To je diagram, ki vam pomaga zapomniti najpomembnejše stvari. Dober kontrolni seznam mora vsebovati pet do deset točk.
2. Kontrolni seznam mora biti preprost in praktičen. Uporabite jasne besede, ki natančno opisujejo nalogo. Če potrebujete dodaten čas, da se spomnite, kaj točno pomeni vsak element, je vaš kontrolni seznam slab.
3. Odločite se, kdaj se ustavite. Kdaj boste uporabili svoj kontrolni seznam? Kdaj boste prešli na naslednjo postavko? Kako preverite, ali je predmet dokončan? Izberite čas, ko boste pregledali kontrolni seznam in se prepričajte, da je vse opravljeno in da se lahko premaknete na naslednjo nalogo.
4. Določite vrsto svojega kontrolnega seznama. Na primer, če je to recept, boste prebrali vsak korak in sledili navodilom. To je vrsta branja. In če vaš kontrolni seznam vsebuje delovne naloge za danes in z njega preprosto prečrtate opravljene naloge, potem je to tip "narejeno - potrjeno". Ta korak vam bo pomagal poenostaviti delo s kontrolnim seznamom in se bolje nadzorovati.
5. Bodite pripravljeni na pregled in posodobitev svojega kontrolnega seznama. Lahko ga popravite in naredite nova opravila ali popravke. Da bo vaš kontrolni seznam resnično učinkovit, morate eksperimentirati.

Zadnji korak je še posebej pomemben. Vaš kontrolni seznam ni zaklenjen; dovzeten je za spreminjajoče se okoliščine.

Brez rjavih M&M-jev

David Lee Roth, pevec skupine Van Halen, ima radovedno navado. Rocker rider je videti ustrezen: navaja tehnične zahteve za opremo. A ena od točk redno šokira zaposlene v koncertnih dvoranah, stadionih in glasbenih klubih: nekje na sredini seznama je posoda M&M's, v kateri ne sme biti niti enega rjavega bonbona.

Ti jahači delujejo kot kontrolni seznami: zaposleni se premikajo od točke do točke in izpolnjujejo zahteve glasbenika. Ko David Lee Roth sprejme službo, ga zanima predvsem skleda sladkarij. Ali lahko uganete zakaj?

David Lee Roth lahko to razloži, medtem ko prosi za odstranitev vseh rjavih M & M-jev. Če stadionsko osebje pusti rjave sladkarije v skledi, to pomeni, da niso pozorni na kolesarja. Ko David naleti na takšno dražejo, gre preverit vse ostalo: ali so instrumenti dobro povezani, ali je oprema pravilno nastavljena, ali so upoštevane njegove zahteve glede prostorov in opreme. In če ni rjavih bonbonov in so delavci spoštovali še tako čudno željo, je glasbenik lahko prepričan: tudi vse ostalo je bilo narejeno.