5 pogostih napak v komunikaciji in kako se jim izogniti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Komunikacija je zapletena in nepredvidljiva stvar, ki neposredno vpliva na vaš ugled, kariero in osebno življenje. Povedali vam bomo, katere komunikacijske napake so najpogostejše v sodobnem svetu in kaj storiti, da jih končno nehate delati.

Sodobne tehnologije nam omogočajo hitrejšo in pogostejšo komunikacijo med seboj, vendar to ne pomeni, da je komunikacija vse boljša in učinkovitejša.

Nekateri nesporazumi nas lahko preprosto motijo, nekateri pa lahko postanejo razlog za prepire in konflikte do konca razmerja. Zato je pomembno upoštevati pet primerov najpogostejših komunikacijskih napak in se naučiti, kako jih pravilno preprečiti.

Napaka številka 1. "Vedo, kaj mislim"

Po glavi se nam nenehno roji veliko misli. O tem, da nas sorodniki, sodelavci in prijatelji odlično razumejo, lahko neskončno dolgo in dolgočasno tarnate, v praksi pa je situacija veliko bolj zanimiva: o čem razmišljamo, je nerazumljivo nikomur razen nam samim.

Zdaj si predstavljajte, v kakšen položaj postavljate ljudi okoli sebe, ko rečete: "Veš, o čem razmišljam." Nič takega. Sploh ne sumijo. Kako bi vedeli? Navsezadnje se zgodi tudi, da sami včasih ne razumemo povsem poteka lastnih misli.

Recimo, da nalogo prenesete na nekoga in pričakujete, da bo opravljena točno tako, kot ste si zamislili. Toda čudeži se ne dogajajo, nihče ne zna brati misli in najverjetneje boste dobili rezultat, nad katerim boste razočarani.

Kaj storiti. Če želite, da vas drugi čim bolj pravilno in bolje razumejo, jim na dostopen način povejte, kaj pričakujete od njih. Pojasnite svojo idejo, sestavite mini navodilo, delite svoje ideje in želje. Poskrbite, da bodo vsi natančno razumeli, kaj mislite, da se izognete nesporazumom in nesporazumom.

Napaka # 2: Poskušate zakomplicirati stvari

Preveč govoriš in nenehno kompliciraš. Govorite o stvareh, brez katerih bi lahko naredili in ničesar ne izgubite. Prepričani ste, da več kot je informacij (niti posebej potrebnih), tem bolje. Ko nekaj poveš, včasih pozabiš, kje si začel in kam si hotel priti.

Kaj storiti. Da se znebite vsega odvečnega in takoj pridete do bistva zadeve, najprej zapišite, kaj bi radi povedali. Iz besedila odstranite vse metafore, čustvene vzklike, sklicevanje na lastno otroštvo in druge nepotrebne stvari. Zmanjšajte, dokler ne dobite preprostega, prepričljivega besedila, ki jasno ponazarja vaše stališče.

Napaka številka 3. Pretirana čustvenost v poslovnem dopisovanju

Ko nekomu pošlješ sporočilo, nikoli z gotovostjo ne veš, kaj se v tem trenutku dogaja z osebo, na katero je naslovljeno. Tega ne morete nadzorovati. Če se prejemnik sporočila nenadoma znajde slabe volje, si lahko vaše besede razlaga na povsem drugačen način, kot bi si želel. Nikoli ne morete predvideti možne reakcije.

Kaj storiti. Da bi se izognili zadregi v poslovnem dopisovanju, poskušajte kolegom in strankam pošiljati čim bolj nevtralna sporočila brez čustvenega stresa. Držite se poslovnega tona in v vsaki situaciji ostanite profesionalni. Ne dovolite, da vas čustva prevzamejo.

Napaka # 4. Uporaba emojijev namesto običajnih besed

In še nekaj besed o dopisovanju. Naši messengerji shranijo izjemno število emojijev in nalepk za dobesedno vse priložnosti. Včasih so tako dobri, da želite komunicirati le z njihovo pomočjo. Toda spet se soočamo s težavo, ki je bila že omenjena zgoraj: celo emoji je mogoče razlagati dvoumno.

Da, lahko prijatelju pošljete nasmejani emotikon kot odgovor na kaj smešnega ali če ste dobre volje. Kako pa se odzovete na sporočilo poslovnega partnerja, ki se je nenadoma odločil, da se naroči za vas, pri čemer namesto besedila uporabite nabor vprašljivih emotikonov? Kaj misli ta oseba? Ni zelo jasno.

Kaj storiti. Tudi če ste dobro seznanjeni z etiketo emojijev, ne pričakujte enakega od vseh, s katerimi komunicirate. Vsi ljudje ne razumejo njihovega pomena in zelo malo jih je pripravljenih porabiti svoj čas za ugibanje, kaj mislite. Pustite emoji za svoje dobre prijatelje (a tudi tukaj bodite previdni) in se v poslovnem dopisovanju omejite na navadne besede.

Napaka št. 5. Navada preveč domnev

Včasih ljudje ne poslušajo sogovornika, ker mislijo, da že vnaprej vedo, kaj točno jim želi povedati. Ali pa ne poslušajo, ker so raztreseni, pripravljajo svoj odgovor in sanjajo, da bi čim prej začeli govoriti.

Enako se zgodi s korespondenco. Predvidevate, da že veste, kaj oseba misli v svojem e-pošti ali sporočilu, še preden ga preberete do konca. Lahko se zgodi, da ste utrujeni, zaradi nečesa raztreseni ali jezni na nekoga, sporočilo, ki je prišlo, pa je dobilo povsem drugačen pomen, ki ste si ga izmislili sami.

Kaj storiti. Če želite biti dober sogovornik, morate spoštovati osebo, s katero komunicirate, in pozorno poslušati, o čem govori, ne da bi vas motili ali prehitro sklepali. Ko gre za korespondenco, potem počasi in premišljeno preberite sporočilo, ki je prispelo, brez predpostavk. Osredotočite se na besedilo, ga po potrebi ponovno preberite in postavite pojasnila, če kaj res ni jasno.

Teh pet komunikacijskih napak je najpogostejših v našem vsakdanjem življenju. Poskusite jim biti pozorni in se jim po možnosti izogibajte, da si ne bi prislužili slovesa neprijetnega sogovornika.