Kako organizirati svoj dan: tehnike genijev produktivnosti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Čas je redek in nenadomestljiv vir. Naučite se uporabljati pametno.

Metoda Benjamina Franklina

Benjamin Franklin je bil sin izdelovalca mila, a je zaradi samoorganiziranosti in discipline uspel na mnogih področjih: v politiki, diplomaciji, znanosti, novinarstvu. Je eden od ustanovnih očetov Združenih držav Amerike - sodeloval je pri oblikovanju Deklaracije o neodvisnosti in ustave države.

Franklinov portret je prikazan na bankovcu za 100 dolarjev, čeprav nikoli ni bil predsednik Združenih držav. Pripisujejo mu avtorstvo takšnih fraz, kot sta "Čas je denar" in "Ne odlašaj na jutri, kar lahko storiš danes."

Čas je bil Franklinu res pomemben.

Ali ljubiš življenje? Potem ne izgubljajte časa, saj je čas tkanina, ki sestavlja življenje. Benjamin Franklin

Pri 20 letih je Franklin zase razvil sistem upravljanja časa, ki ga je uporabljal vse življenje. Sodobniki so jo imenovali "Franklinova piramida" (včasih imenovana tudi "piramida produktivnosti" - piramida produktivnosti).

Piramida temelji na življenjskih vrednotah. To so moralne smernice pri reševanju kakršnih koli težav. Franklin jih je imenoval vrline.

Zase je opredelil 13 vrlin: vzdržnost, tišino, ljubezen do reda, odločnost, varčnost, trdo delo, iskrenost, pravičnost, zmernost, čistost, umirjenost, čednost in krotkost.

Da bi vsak dan delal na sebi, je Franklin začel s posebno beležnico, v kateri je vzel stran za vsako življenjsko načelo. Vsako stran je razporedil v sedem stolpcev (dnevi v tednu). Nato je narisal 13 vodoravnih črt glede na število vrlin.

Tako se je vsak dan osredotočal na eno od vrlin, zvečer pa na trgih ugotavljal napake, storjene na poti do »moralne popolnosti«.

Naslednja stopnica Franklinove piramide je globalni cilj. Temelji na življenjskih načelih in odgovarja na vprašanje: "Kaj želim doseči do N leta?" Globalni cilj za zdravnika je na primer lahko želja, da postane vodja oddelka do 35. leta starosti, za menedžerja pa - da začne svoj startup.

Benjamin Franklin je resnično začetnik načrtovanja opravil. Vedno se je držal rutine in napisal dobesedno vsak korak, ki ga je naredil. Zato so naprej v njegovi piramidi:

• glavni načrt - navodila po korakih za doseganje globalnega cilja;
• dolgoročni načrt - cilji za naslednjih 3-5 let;
• kratkoročni načrt - naloge za naslednje leto in mesec;
• načrtovanje za teden in dan.

Vsi koraki piramide se nahajajo zaporedno - vsak naslednji temelji na prejšnjem.

Izhod

Če želite organizirati svoj dan po Franklinovi metodi, morate določiti temeljna življenjska načela, postaviti globalni cilj in narediti načrt za njegovo doseganje.

Za dolgoročno in kratkoročno načrtovanje lahko uporabite katero od elektronskih orodij ali ustvarite papirnati zvezek in implementirate sistem »Hitri zapiski«.

Metoda Stephena Coveyja

Stephen Covey velja za enega od privržencev Franklinovega sistema. Je mednarodno priznan strokovnjak in coach na področju managementa. Covey je profesionalni govornik in avtor številnih knjig. Eden od njih je bil uvrščen na seznam najvplivnejše poslovne literature revije Time.

To je knjiga Sedem navad zelo učinkovitih ljudi, ki je pred svojim časom. Covey jo je napisal leta 1989, vendar je postala uspešnica šele leta 2004.

Coveyjev koncept temelji na zaporedju sedmih veščin.

1. Naostrite žago, torej se nenehno izboljšujte.
2. Doseči sinergijo, torej si prizadevaj za obojestransko koristno interakcijo.
3. Bodite proaktivni.
4. Najprej poskusite slišati in šele nato - biti slišani.
5. Začnite tako, da si predstavljate končni cilj.
6. Pomislite na Win-Win.
7. Najprej naredi tisto, kar je treba najprej narediti.

Matrica za dodelitev nalog in prednostno razvrščanje bo pomagala pri izvajanju slednje veščine. Covey si ga je sposodil od 34. predsednika ZDA Dwighta Davida Eisenhowerja.

Vse naloge so razdeljene v štiri skupine:

1. Nujno in pomembno (opraviti čim prej);
2. Nenujne pomembne (strateške naloge z oddaljenim rokom);
3. Nujno nepomembno (to morate storiti hitro, vendar lahko odložite ali ne storite sami);
4. Ni nujno in nepomembno (praviloma se takšni primeri lahko izbrišejo ali zaupajo tretjim osebam).

Kot pravi Covey, se uspešni ljudje redko znajdejo v časovnih težavah, saj se hitro spopadejo z nalogami iz kategorije 1 in 3 in brez usmiljenja žrtvujejo stvari iz kvadrata 4. Hkrati pa 60-80 % svojega časa in energije posvetijo reševanje problemov iz kvadrata 2, ker so lokomotiva napredka.

Izhod

Če želite biti učinkovitejši, na koncu ali na začetku dneva zapišite in razvrstite svoje naloge z uporabo Eisenhowerjeve matrike (ali Coveyeve matrike, kar vam je ljubše). Za to lahko uporabite aplikacijo Eisenhower (iOS) ali MyEffectivenessHabits (Android). Poskusite ohraniti razmerje: 40 % - pomembne nujne zadeve, 60 % - pomembne nenujne.

Metoda Tim Ferriss

Timothy Ferriss je priljubljen guru produktivnosti. Posnetki njegovih javnih nastopov zberejo milijone ogledov, knjige pa se prodajajo v enaki ogromni nakladi.

Nič čudnega - kdo si ne želi "delati 4 ure na teden, ne viseti v pisarni" od klica do klica "in hkrati živeti kjerkoli in obogateti"? Ferissova istoimenska knjiga je postala številka ena na seznamih uspešnic The New York Timesa in Wall Street Journala.

Njegova metoda temelji na dveh stebrih:

1. Paretov zakon: 20 % truda daje 80 % rezultata, preostalih 80 % truda pa le 20 % rezultata. To pomeni, da se osredotočite na dejavnosti, ki so resnično pomembne.
2. Parkinsonov zakon: Delo zapolni ves čas, ki mu je namenjen. To pomeni, da je treba nalogi dodeliti točno toliko, kot je potrebno za njeno dokončanje.

Ni vam treba podaljševati delovnika, da bi naredili več. Nasprotno, skrajšajte ga, osredotočite se le na tisto, kar je zares pomembno. Zavrzite vse ostalo, oddajte ali pooblastite.

Ferrissov pristop sledi tehniki načrtovanja 1-3-5. Njegovo bistvo je preprosto: na seznam opravil je dodana ena pomembna stvar, tri srednje in pet majhnih. Skupno devet. So a priori razporejeni po nujnosti, kar pomaga, da se znebite občutka izredne razmere.

Ferriss je nasprotnik večopravilnosti in preobremenitve z informacijami. Ko se dela več stvari hkrati, se pozornost razostri. Posledično se produktivnost ne poveča, ampak se zmanjša. Enako velja za neprekinjeno absorpcijo informacij. Nenehno preverjanje pošte, instant messengerjev in družbenih omrežij ustvarja le lažen občutek, a ga ne približuje cilju.

Toda stres, nasprotno, Ferriss šteje za naše pomočnike.

Strah je pokazatelj. Strah je naš prijatelj. Včasih pokaže, česa se ne sme početi, pogosteje pa pokaže, kaj točno je vredno narediti. Tim Ferriss

Treba je opozoriti, da Tim Ferriss ni sam v prizadevanjih za produktivnost z manj dela. Stever Robbins, avtor knjige The 9 Steps to Working Mans and Getting More, predlaga metodo »aktivnih dni«, pri kateri si na določen dan določite »pasa čuvaja«, da spremljate svoj napredek.

Izhod

Ta metoda je za vas, če ne morete slediti strogemu urniku in vam seznami opravil ne delujejo. Organizirajte svoj dan tako, da bo 20 % časa zasedeno z najtežjimi in najpomembnejšimi stvarmi. Ostalo naj gre po svoje. Z drugimi besedami, če morate organizirati poslovni sestanek, morate izbrati dan, uro, trajanje in strogo slediti urniku. Preostanek dneva lahko posvetite kateremu koli delu v teku.

Metoda Gleba Arkhangelskega

Gleb Arkhangelsky je strokovnjak na področju upravljanja s časom, ustanovitelj in vodja istoimenskega podjetja. Njena posebnost ni v ustvarjanju izvirnega razvoja, ampak v tem, da na preprost in dostopen način določa metode upravljanja s časom ter jih prilagaja domačim realnostim.

Arkhangelsky je avtor več priljubljenih poslovnih knjig: Job 2.0: Preboj v prosti čas, Formula časa, Časovni pogon in drugih.

Slednji je najbolj priljubljen. Time Drive raziskuje pomen načrtovanja, postavljanja ciljev in motivacije, pa tudi zmogljive tehnike upravljanja s časom in preprečevanja odlašanja.

• "Žabe". Vsakdo ima dolgočasne naloge, ki jih nenehno odlagajo za pozneje. Ta neprijetna dejanja se kopičijo in psihično zdrobijo. Če pa vsako jutro začnete z "jesti žabo", torej najprej opravite kakšno nezanimivo nalogo, nato pa preidete na ostalo, se bodo stvari postopoma uredile.
• "Sidra". To so materialne navezanosti (glasba, barva, gibanje), povezane z določenim čustvenim stanjem. "Sidra" so potrebna, da se prilagodimo rešitvi določenega problema. Lahko se na primer navadite delati s pošto na klasično glasbo in kadarkoli ste preleni, da bi razbremenili nabiralnik, morate samo vklopiti Mozarta ali Beethovna, da ujamete želeni psihološki val.
• Slonov zrezek. Večja kot je naloga (napisati diplomsko nalogo, se naučiti tujega jezika itd.) in krajši kot je rok, težje je začeti. Prestraši vas lestvica: ni jasno, kje začeti, ali imate dovolj moči. Takšne naloge imenujemo "sloni". Edini način, da "pojeste slona" je, da iz njega skuhate "zrezke", torej da razbijete velik posel na več majhnih.

Omeniti velja, da Gleb Arkhangelsky posveča veliko pozornost ne le racionalizaciji delovnih procesov, ampak tudi počitku (polno ime njegove uspešnice je "Time Drive: Kako upravljati živeti in delati"). Prepričan je, da brez dobrega počitka, ki vključuje zdrav spanec in telesno aktivnost, ni mogoče biti produktiven.

Izhod

Načrtujte svoj vsak dan. Pri tem vam bodo pomagali Todoist, Wunderlist, TickTick in drugi podobni programi in storitve. Zapletene velike naloge razdelite na preproste majhne. Zjutraj opravite najbolj neprijetno delo, tako da lahko v preostalem času počnete le tisto, kar vam je všeč. Razvijte sprožilce, ki vam bodo pomagali pri soočanju z lenobo, in ne pozabite v svoj urnik vključiti počitka.

Metoda Francesca Cirilla

Morda niste seznanjeni z imenom Francesco Cirillo, vendar ste verjetno že slišali za Pomodoro. Cirillo je avtor te slavne tehnike upravljanja s časom. Nekoč je imel Francesco težave s študijem: mladenič se nikakor ni mogel osredotočiti, ves čas je bil moten. Na pomoč je priskočil preprost kuhinjski časovnik v obliki paradižnika.

Bistvo metode Pomodoro je, da je čas, ki je namenjen delu, "pomodoro". En paradižnik = 30 minut (25 minut za delo in 5 za počitek). Zaženemo časovnik in delamo z največjo učinkovitostjo in minimalno motnjo 25 minut. Zasliši se signal - čas je za petminutni odmor. Nato ponovno zaženemo časovnik.

Tako se produktivnost meri s številom opravljenih "paradižnikov" na dan. Večji kot je, bolje.

Da ne bi porabili 25 minut za razmišljanje o stvareh sami, morate vnaprej narediti seznam nalog. V njem lahko označite tudi število celih »paradižnikov« (pred nalogo se postavi križec) in motenj (stavi se apostrof). To vam omogoča, da ugotovite, koliko časa je bilo potrebno za dokončanje naloge in kako težko je bilo.

Metoda Pomodoro je cenovno dostopna in prilagodljiva. Če želite - imejte seznam opravil na papirju in izmerite 25-minutne segmente s kuhinjskim časovnikom ali če želite - uporabite posebne storitve in aplikacije.

Windows	OS X in iOS	Android

Po Cirillu je optimalno trajanje "paradižnika" 20–35 minut. Toda, ko obvladate tehniko, lahko sami eksperimentirate in spreminjate intervale.

Podrobno se lahko seznanite z metodo Francesca Cirilla.

Izhod

Na začetku dneva naredite seznam opravil in ga spremljajte s pomodorosi. Če ste v 25 minutah moteni, postavite simbol 'zraven naloge. Če je čas potekel, naloga pa še ni zaključena, postavite + in ji posvetite naslednji "paradižnik". Med petminutnim odmorom popolnoma preklopite z dela na počitek: hodite, poslušajte glasbo, pijte kavo.

Torej, tukaj je pet osnovnih sistemov za upravljanje časa, s katerimi lahko organizirate svoj dan. Lahko jih podrobneje preučite in postanete apologet ene izmed tehnik, lahko pa razvijete svojo s kombiniranjem različnih tehnik in tehnik.

GTD - alternativa upravljanju časa

David Allen, ustvarjalec metodologije GTD, je eden najbolj znanih teoretikov osebne učinkovitosti. Njegovo knjigo, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, je revija Time razglasila za najboljšo poslovno knjigo desetletja.

Izraz Getting Things Done je modna beseda in mnogi ga napačno enačijo z upravljanjem časa. Toda tudi sam Allen GTD imenuje "tehnika za izboljšanje osebne učinkovitosti."

Tako je Vyacheslav Sukhomlinov, strokovnjak za to zadevo, razložil razliko med upravljanjem časa in GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov, izvršni direktor gostinskega holdinga. GTD Practical Application Expert ni upravljanje časa. Upravljanje s časom je nemogoče. Vsi imajo enako število ur na dan. Ni pomembna količina časa, ampak s čim ga napolniš. Morate biti sposobni obdelati velike tokove dohodnih informacij, določiti, katera dejanja so potrebna za doseganje ciljev, in seveda ukrepati. GTD je ravno o tem. To je določen način razmišljanja in življenja. In GTD govori tudi o stanju pretoka in zmanjšanju psihološkega stresa.

Ste pripravljeni na prepir? Dobrodošli v komentarjih. Kaj je po vašem mnenju več o GTD – upravljanje časa ali osebna učinkovitost? Povejte nam tudi, katere tehnike vam pomagajo organizirati dan.