Odlašanje na pravi način: kako postati produktiven z odlaganjem opravil?

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Odlašanje se samodejno izenači s škodljivimi psihološkimi pojavi, povezanimi z lenobo ali izgubo časa. Vsi v glas trdijo, da se je treba z njim boriti, in razlagajo, kako to storiti. Kaj pa, če odlašanje ni tako slaba stvar in lahko celo povečate svojo produktivnost s pravilnim odlaganjem poslovanja?

Zakaj odlašamo?

Odlašanje nastane zaradi nasprotovanja dveh delov možganov. Eden od teh je limbični sistem, ki vključuje center užitka. Drugi je prefrontalni korteks, naš notranji načrtovalec. Torej se limbični sistem bori za užitek tukaj in zdaj, prefrontalni korteks pa se bori za tisto, kar je dolgoročno najboljše za nas.

Po besedah dr. Timothyja A. Pychyla in avtorja Procrastination Digest je prefrontalna skorja del možganov, ki nas loči od živali, ki jih upravljajo le refleksi in dražljaji. Žal imamo tudi šibkejša področja možganov, zato se moramo v nekaj prisiliti.

Po drugi strani pa nam limbični sistem takoj, ko nam nadzor popusti, takoj omogoči, da opustimo težko ali nezanimivo opravilo, da se počutimo dobro.

Odlašanje je torej povezano predvsem z biologijo. Ekonomist George Ainslie je celo odlašanje označil za "osnovni človeški impulz".

Strah je kriv

Podjetnik in investitor Paul Graham v odlašanju vidi več kot le odlašanje. Pravi, da se ljudje velikokrat bojijo velikih projektov. Velike težave so grozljive in dobesedno prizadenejo dušo.

Verjetno so se vsi že srečali s tem: ko se odločite za ambiciozen, obsežen projekt in se nenadoma soočite z velikim številom majhnih težav, ki se pojavijo na tej poti.

Ko vas kup nujnih nalog nenehno moti, se je težko osredotočiti in začeti pisati odličen roman. Vsakič, ko nam majhne težave preprečijo začetek velikega projekta, je limbični sistem tisti, ki poskrbi, da nas oddalji od najbolj neprijetne reakcije psihe – strahu.

James Surowiecki v članku v New Yorkerju takole razlaga odlašanje: »Da bi se zaščitili pred tveganjem izgube in neuspeha, raje nezavedno ustvarjate okoliščine, zaradi katerih je uspeh načeloma nerealen. To je refleks, ki ustvarja začaran krog."

Zakaj ne bi smeli zdraviti odlašanja?

Obstajajo različne vrste odlašanja in nekatere od njih so koristne. Na splošno obstajajo tri vrste, odvisno od tega, kaj počnete namesto dela:

• delati nič;
• delati nekaj manj pomembnega;
• delati nekaj pomembnejšega;

Ni težko uganiti, katera vrsta odlašanja je za vas dejansko bolj koristna. Namesto da bi počeli kup nepotrebnih stvari, pisali e-pošto ali opravljali gospodinjska opravila, se lahko osredotočite na pomembnejše delo.

Po drugi strani je John Perry, profesor na univerzi Stanford, za Huffington Post zapisal, da obstajata dve vrsti odlašanja, ki nam pomagata povečati svojo produktivnost.

Prva vrsta je povezana s perfekcionizmom. Profesor trdi, da ker je večina odlašalcev perfekcionistov, ki sanjajo o popolnih nalogah, je lahko odlaganje projektov koristno.

Če pustite nalogo do zadnje minute, jih boste opravili ustrezno, ne da bi jih tisočkrat ponovili zaradi neumnosti, da bi dosegli ideal, ki ne obstaja.

Sem perfekcionistični odlašalec. Naredil bom popolno, ampak jutri.

Pa vendar odlašanje je lahko koristno za razumevanje, katere naloge v resnici niso tako pomembne … Ko jih odložite, sčasoma izginejo same od sebe in zanje vam ni treba izgubljati časa.

Dobro odlašanje

Če želimo odlašanje uporabiti na pozitiven način, obstaja več teorij, kako to storiti. Prva je ideja Paula Grahama o treh vrstah odlašanja ali "dobrega" odlaganja.

To je takrat, ko odložite nepomembne naloge, kot so majhne naloge, da bi porabili čas za res resne stvari.

Nagrade so klasična oblika destruktivnega dela in odlašanje jim pomaga pri soočanju. Obstaja veliko stvari, ki jih lahko storite popolnoma vse. Hkrati pa obstajajo projekti in primeri, ki jih lahko obvladate samo vi, in če morate naloge preložiti, vam ni treba skrbeti. Nasprotno, to je pravilen pristop k delu.

Obstaja še en dober razlog, zakaj je pomembno delo nedokončano koristno za velike projekte. Naši resni projekti vedno zahtevajo dve stvari, ki prekličeta naloge: veliko časa in pravo razpoloženje.

Ko delamo na projektu z navdihom, je neumno izgubljati čas za kakšno nepomembno nalogo samo zato, ker so nam rekli, naj to naredimo. Seveda, če ves svoj čas porabite za velike projekte, se lahko v majhnih zadevah spremeni v blokade, vendar je morda vredno to narediti, da dosežete odličen rezultat.

Na koncu dneva je delo na takšnih projektih res zabavno, zato je odlaganje majhnih stvari enostavno – limbični sistem ne bo imel nič proti.

Strukturirano odlašanje

To je še ena vrsta dobre police, ki jo je predlagal John Perry.

Po njegovem mnenju je strukturirano odlašanje odlična strategija za učinkovito delo. Gre za isti psihološki strah pred velikimi in resnimi stvarmi.

Običajno, ko sestavljate seznam opravil, gredo najpomembnejše in težke naloge na vrh, manj pomembne pa navzdol. Ko se odlašanje vklopi, naredite vse stvari z dna seznama in ne počnete najpomembnejših.

Trik je v tem, da se lahko zavedeš in na vrh seznama postaviš težke stvari, ki v resnici niso tako pomembne.

Robert Benchley je o tem psihološkem dejstvu zapisal že leta 1930:

Vsak lahko opravi poljubno delo, le da to ni delo, ki bi ga v tem trenutku moral opravljati.

Pierce Steele, psiholog z univerze v Calgaryju, trdi, da so številni odlašalci s takšno samoprevaro svojo lastnost že spremenili v dobro navado.

Kako narediti, da odlašanje deluje za vas?

Obstaja več načinov, kako lahko odlašanje poveča svojo produktivnost:

Začnite z majhnim

Če vas velik projekt tako prestraši, da se ga ne morete lotiti, lahko začnete z majhnim. Opravite majhne naloge, ki so potrebne za ta projekt, da boste lahko neboleče prešli na njegovo izvajanje, se nehali bati in odlašati.

Poleg tega lahko sodelujete z drugimi ljudmi, tako da bo vaš del projekta manjši in je še čas za druga opravila.

Prilagodite svoj seznam opravil

Strukturirano odlašanje, kot ga predlaga John Perry, bi lahko delovalo. Poskusite se preslepiti tako, da na vrh seznama dodate opravila, ki se zdijo neverjetno pomembna in nujna, vendar jih v resnici tolerirajo in omogočajo, da jih varno odložite ali jih sploh ne opravite.

Glavna stvar je verjeti, da so pomembne in težke, potem boste želeli dokončati vse druge naloge na seznamu (pravzaprav pomembne), da se izognete svojim "pošasti".

Postavite pravila

Pisatelj in scenarist Raymond Chandler si je postavil dve pravili, ki mu bosta pomagali začeti. Vsak dan si določi štiri ure, ki jih bo posvetil delu, in se spomni dveh osnovnih pravil:

1. Ne moreš pisati
2. V tem času ne storite ničesar

Sedeti kar tako štiri ure je strašno dolgočasno, zato je postal zelo produktiven pisatelj.

Zahtevajte več od sebe

Po besedah Johna Perryja se odlašalec nenehno trudi zmanjševati obveznosti v upanju, da bo, če bo manj opravil, več opravljenih nalog.

John pojasnjuje, da s tem odstranjujemo najpomembnejši razlog za odlašanje, odpravlja pa tudi izbiro med pomembnimi in nepomembnimi nalogami. Tako bo na koncu z nekaj opravili na vašem seznamu opravil vaše odlašanje v tem, da sploh ne naredite ničesar.

To je pot, po kateri boste zelenjava, ne pa učinkovita oseba.

Morala: odlašanje je za človeka povsem naravno in ni nujno, da škodi, glavna stvar je pravilno odlašati.