Kako narediti diagram dela na projektih v Excelu v 10 korakih

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Z običajnimi orodji najbolj priljubljenega urejevalnika preglednic MS Excel lahko sestavite vizualni diagram dela na projektih, ki vam bo pomagal spremljati, kako napreduje posamezna naloga in koliko je še treba narediti.

Če vodite projekte, je pomembno, da vedno veste, koliko nalog imate in kdaj jih je treba dokončati. In če sestavite vizualni diagram, boste lažje razložili ključne točke v življenju projektov ekipi, vključeni v delo, pa tudi drugim deležnikom.

Za upravljanje projektov se pogosto uporabljajo posebni programi, lahko pa ustvarite tudi jasen in dostopen urnik v znanem MS Excelu.

Delovni diagram projekta prikazuje, kako so dogodki in naloge povezani med seboj skozi čas. Dobro oblikovan diagram odraža pomembne informacije o izvedbi določene naloge in razvoju projekta kot celote, kar pomaga videti celotno sliko.

Če želite ustvariti tak grafikon v MS Excelu (različice 2007 in novejše), morate narediti le 10 korakov.

Kaj je kaj na tem diagramu? Ključne podrobnosti so prikazane z barvnimi črtami in deskami:

• črta trenutnega dne - rdeča navpična črta, ki prikazuje, kje ste danes;
• roki za opravilo - sive vodoravne črte, ki prikazujejo, koliko časa bo trajalo za dokončanje posamezne naloge;
• pripravljenost nalog - zelene vodoravne črte, ki prikazujejo, v kateri fazi je naloga zaključena in koliko je še treba narediti.

V različnih različicah MS Excel se lahko dejanja nekoliko razlikujejo, vendar bo tako ali drugače postopek univerzalen in vsak uporabnik se lahko spopade z razporejanjem.

Ogledate si lahko podrobno video navodilo (v angleščini), vzelo vam bo pol ure časa.

Korak 1. Začetek, razmislite o rezultatu

Če se želite brez težav spopasti z nalogo, natisnite ali narišite na list papirja urnik, kot mora izgledati na koncu. Držite kos papirja pred seboj, da primerjate vsak korak z vzorcem. Diagrama ni treba skrbno risati, le popravite obliko diagrama in ga imejte pri roki, bo dober opomnik.

2. korak. Ustvarite tabelo s podatki

Če želite sestaviti graf, morate najprej sestaviti tabelo. V primeru je projekt razdeljen na štiri faze, vsaka z nalogami.

Oblikujte tabelo pod grafom. 30. vrstica vsebuje naslove stolpcev.

Ugotovimo, kaj pomenijo podatki v tabeli:

• Faza: "1. faza", "2. faza", "3. faza", "4. faza" ali "danes". Prikazuje, kateri fazi projekta ustreza dogodek.
• Tip: "Faza", "Naloga", "Danes". Prikazuje vrsto dogodka, razmejuje naloge in faze izvedbe projekta.
• Začetni datum: datum začetka dogodka.
• dogodek: prikazuje ime dogodka na diagramu.
• Čas: prikazuje, koliko dni je potrebnih za dokončanje naloge.
• Odstotek pripravljenosti: prikazuje stopnjo dokončanosti za vsako nalogo in fazo, 0% - naloga se ni začela, 100% - dokončana. Ta kazalnik za kategorijo "Faza" ni povezan z dokončanjem nalog in je določen kot ocena. Če se želite odločiti, za kolikšen odstotek je faza končana, morate uporabiti lastna pravila.
• Pripravljeno v dneh: obdobje, za katerega je bil dosežen kazalnik pripravljenosti dogodka v odstotkih. Za nalogo, ki traja 10 dni in je 50 % dokončana, bo ta številka pet dni (10 dni × 50 %).
• višina: vrednost višine je pomembna za dekoracijo, ker določa, kako visoko ali nizko se bo dogodek odrazil na zemljevidu urnika. Določite lahko poljubne vrednosti, vendar je bolje vzeti majhne številke blizu nič. Primer uporablja razpon od +25 do -25. Če je višina pozitivna, se dogodek odraža na grafikonu nad vodoravno osjo, če je negativna - pod osjo.

3. korak. Ustvarite grafikon z osi X in Y, dodajte mu prve podatke iz stolpca "Časovna os"

Čas je, da ustvarite grafikon za vizualizacijo podatkov o dogodkih iz tabele, narejene v prejšnjem koraku. Uporabite razpršeno grafiko z osema X in Y, ker vam omogoča prosto pozicioniranje osnovnih koordinat na obeh oseh.

Sledite navodilom:

• V glavnem meniju izberite zavihek "Vstavi".
• Nato izberite "Charts" → "Scatter" → "Scatter with markerji", pred vami se bo prikazal prazen grafikon.
• Povežite robove grafikona ter spremenite velikost in velikost grafikona, tako da polje grafikona pokriva območje od celice B4 do celice K26 (pritisnite in držite tipko Alt, da območje grafikona poravnate natančno na meje celice).
• Z desno tipko miške kliknite diagram in izberite točko menija »Izberi podatke«.

Dodajte niz podatkov v obseg s klikom na gumb »Dodaj« v pogovornem oknu, ki se odpre.

1. Če želite spremeniti ime "Ime serije", v ustrezno polje vnesite vrednost celice E30 "Datumi".
2. Za vrednost osi X izberite ustrezno polje in izberite celice C33: C46 Začetni datum.
3. Za vrednost osi Y izberite ustrezno polje in izberite celice H33: H46 Višina.
4. Kliknite V redu, da zaprete okno za dodajanje podatkov.
5. Kliknite V redu, da zaprete okno za izbiro podatkov.

Ti koraki nam bodo dali preprost razpršeni grafikon s samodejnim oblikovanjem.

Naj bodo oznake dogodkov zelene:

• Z desno tipko miške kliknite katero koli izbrano oznako podatkov, izberite spremembo "Oblika serije podatkov".
• Na seznamu, ki se odpre na levi, izberite zavihek "Parametri označevalca", nato izberite vgrajeno vrsto označevalnika "Kristal". Povečajte velikost na 10 pt.
• Na kartici Marker Fill izberite trdno polnilo. Spremenite barvo polnila v zeleno.

Zdaj imamo razpršeno grafiko, ki predstavlja časovno os. Zelene oznake zaenkrat prikazujejo le začetek opravil.

Spremenite ime grafikona: dvokliknite besedilno polje z imenom in vnesite svoje ime.

Vrnili se bomo na časovne možnosti v 5. koraku, dodali vodoravne palice vzdolž osi X, za zdaj pa nadaljujte z oblikovanjem grafikona.

4. korak. Urejanje videza diagrama in dodajanje imen dogodkov

Znebimo se tistega, kar v diagramu ne potrebujemo.

Y-os … Skrijte navpično os, ker ne nosi informacijske obremenitve. Izberite diagram, v glavnem meniju na zavihku "Delo z diagrami" izberite "Postavitev". Nato izberite Osi → Glavna navpična os → Ne prikaži.

Vodoravni vodili … Prav tako so neuporabni. Izberite grafikon, v glavnem meniju pojdite na zavihek Postavitev, nato izberite Mreža → Vodoravne mrežne črte vzdolž glavne osi → Ne prikaži.

Legenda grafikona … Nato ga bomo zamenjali z lepšim, vendar ga za zdaj onemogočimo: "Layout" → "Legend" → "No".

Na koncu prikažemo oznake podatkov za vsako oznako. V glavnem meniju na zavihku "Postavitev" izberite "Podpisi podatkov" → "Levo".

Kako spremeniti podatke v podpisu žetona

Vnašanje podatkov o vsakem dogodku na diagramu je dolgo in težko, saj morate vsako oznako posebej izbrati in jo preimenovati.

Toda ta proces je mogoče pospešiti štirikrat:

• Kliknite na napis prvega označevalca (zgornji levi kot grafikona), da izberete vse vrednosti hkrati. Ne klikajte na zeleno oznako, s tem boste izbrali druge predmete!
• Znova kliknite na napis oznake, da uredite posamezno ime.
• V polje za vnos formule vnesite simbol =.
• Kliknite na celico D33, ki vsebuje dogodek "Faza 1", pritisnite Enter.
• Ponovite prve štiri korake za preostale oznake za vsako oznako.

Kako pripeti območja

Koristno je, da regije pripnete na vrstico 28, tako da lahko med delom na dokumentu vedno vidite diagram. Prvih 27 vrstic bo ostalo pred vašimi očmi, tudi če se pomikate po preostalih vrsticah.

Za zamrznitev območij:

• Izberite celico A28.
• V glavnem meniju izberite zavihek »Pogled«.
• Izberite Okno → Zamrzni območja.
• V spustnem meniju izberite "Zamrznitev območja".

Nad 28. vrstico se bo pojavila črna vodoravna črta. Vse zgoraj je zdaj zasidrano in pri pomikanju se bodo premikale samo spodnje vrstice.

Korak 5. Dodajte vrstice napak za prikaz časovnih osov, da grafikon spremenite v vizualni urnik

Vodoravne vrstice napak na diagramu bodo pokazale, koliko časa je potrebno za dokončanje posamezne naloge. Če jih želite narediti:

• Označite graf.
• V glavnem meniju Orodja za grafikone izberite zavihek Postavitev.
• Na spustnem seznamu v zgornjem levem kotu (območje risbe) izberite serijo podatkov "Časovna os".
• Na zavihku Postavitev izberite Vrstice napak → Napredne nastavitve vrstic napak. Odpre se pogovorno okno.
• Na spustnem seznamu v zgornjem levem kotu izberite vrstice napak na osi X, da oblikujete grafikon.
• V pogovornem oknu, da spremenite vodoravne palice, potrdite polje za zatič Plus. Končni slog → Brez točke.
• Na seznamu "Vrednost napake" izberite element "Po meri" in kliknite gumb "Določi vrednost". V novem oknu "Konfiguriranje vrstice napak", ki se odpre, podajte "Pozitivna vrednost napake". To naredite tako, da postavite kazalec v ustrezno polje in izberite obseg celic od E33 do E74. Kliknite V redu.

Zdaj sive črte segajo od zelenih oznak na desno, kažejo, koliko časa morate porabiti za to ali ono nalogo. Zaradi jasnosti jih je treba oblikovati:

• V oknu Format Error Bars pojdite na zavihek Barva črte. Izberite Polna črta. Polnilo naredite sivo.
• Na zavihku Vrsta črte povečajte širino črte na 4 pt.

Za boljše krmarjenje po diagramu narišite tanke navpične črte navzdol od oznak. Če želite to narediti, na spustnem seznamu v zgornjem levem kotu izberite "Pasice napak vzdolž osi Y". Pogovorno okno prikazuje navpične vrstice napak. Izberite smer minus, Končni slog → Brez točke, Količina napake → Relativna vrednost, v to polje vnesite 100 %. Barvo in debelino črt izberite sami.

Korak 6. Dodajte vrednost pripravljenosti grafikonu

Čas je, da grafikonu dodate niz podatkov, ki prikazujejo odstotek opravljene naloge.

Če naloga traja 10 dni in je 50 % dokončana, bo vrstica za dokončanje pol polna. To je ukrep za spremljanje dela in ne vključuje vikendov in praznikov. Če želite v grafikon dodati nove informacije, sledite spodnjim navodilom.

• Z desno tipko miške kliknite območje grafikona, v kontekstnem meniju izberite "Izberi podatke".
• Kliknite gumb "Dodaj", v oknu, ki se prikaže, določite "Ime vrstice" z izbiro celice G30. Obseg podatkov za osi X in Y je enak kot v koraku #3.
• Na diagramu se bodo pojavile rdeče oznake, ki bodo skrile zelene.

7. korak. Oblikovanje novih podatkovnih metrik

Da se grafikon odraža v istem slogu in se podatki ne prekrivajo, oblikujemo oznake:

• Na spustnem seznamu v zgornjem levem kotu izberite »Pripravljena vrstica«. Takoj pod spustnim seznamom je gumb "Oblika izbranega fragmenta". Kliknite ga, odpre se pogovorno okno.
• Spremenite parametre označevalca. Izberite vrsto oblike "Crystal", nastavite velikost na 10 pt in izberite polno zeleno polnjenje za marker. Zaprite pogovorno okno.
• Ne da bi odstranili izbor oznak, v glavnem meniju na zavihku »Postavitev« kliknite gumb »Oznake podatkov«, v meniju, ki se prikaže, izberite element »Ne prikaži«.

Korak 8. Dodajte vrstice napak, da spremljate odstotek dokončanosti opravil

Zdaj morate dodati nove deske, da boste lahko na prvi pogled videli, v kateri fazi so naloge.

• Na spustnem seznamu na levi ponovno izberite vrstico Ready. Pritisnite gumb "Vrtice napak" v glavnem meniju. V spustnem meniju izberite "Napredne možnosti". Odpre se pogovorno okno. Navpične letvice nastavite na fiksno vrednost tako, da v ustrezno polje vnesete nič.
• Preklopite na parametre desk, vzporednih z osjo X. Nastavite smer na "Plus". Končni slog → Brez točke, Količina napak → Po meri. V pogovornem oknu Pozitivna vrednost napake podajte obseg celic G33-G47.
• Spremenite barvo črt v zeleno tako, da izberete trdno polnilo. Nastavite širino črte na 7 pt.

Vodoravne zelene črte kažejo, ali so bile naloge opravljene delno ali v celoti.

Korak 9. Dodajte navpično črto, ki predstavlja trenutni dan

Rdeča črta prikazuje, kateri dan je, in jasno pove, kako se projekt kot celota ujema z rokom.

• Z desnim gumbom pokličite kontekstni meni za diagram. Izberite "Izberi podatke".
• Kliknite gumb »Dodaj«, v polje »Ime serije« vnesite besedo »Danes«. Vnesite obseg celic C31-C32 za vrednost osi X in H31-H32 za vrednost osi Y.

Na grafikonu sta se pojavila dva nova označevalca. Označite jih: izberite oznake podatkov in v vrstico s formulo napišite besedo »Danes«. Z desno tipko miške kliknite podpis in v kontekstnem meniju izberite postavko "Oblika podatkov". Postavite položaj napisa "Zgoraj".

• Pojdite v glavni meni na zavihku "Postavitev".
• Na spustnem seznamu v zgornjem levem kotu izberite »Danes Vrstica«.
• Dodajte vrstice napak z dodatnimi parametri po navodilih kot v petem koraku. Potrebovali boste desko vzdolž navpične osi, s smerjo minus, končni slog brez točke, z relativno vrednostjo 100%.

Zdaj imate navpično črto, ki predstavlja trenutni dan. Spremenite barvo črte v rdečo, povečajte velikost na 3 pt.

V vzorcu je trenutni datum fiksen, zato se ne bo spremenil. Toda za projekte, ki se aktivno razvijajo, je priporočljiv drugačen način beleženja podatkov. Če želite to narediti, vnesite datum v celico B2 tako, da vnesete formulo = TODAY () in v pogovornem oknu za izbiro podatkov določite vrednost celice B2 osi X namesto obsega, ki ste ga določili prej.

Korak 10. Dodajte besedilne bloke

Zdaj diagramu manjka le legenda za legendo, da bi jo lahko razumela celotna ekipa.

• Izberite diagram, pojdite v glavni meni na zavihku "Vstavi". Izberite "Napis".
• Postavite območje oznake v zgornji desni kot grafikona. Z desno miškino tipko izberite obrobo polja z besedilom, v kontekstnem meniju izberite element "Oblika oblike". V oknu, ki se odpre, izberite vrsto polnila "Solid", barva je siva. Oblikujte nalepko. Vstavite lahko poljubno število blokov.

Zdaj lahko naredite diagram v 20-30 minutah z uporabo samo vašega najljubšega urejevalnika MS Excel.