Zakaj sistemi GTD pogosto odpovejo?

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

© fotografija

Če uporabljate, za kar mislite, da je najboljši GTD sistem, vendar ne vidite rezultatov, je malo verjetno, da je težava v sistemu, temveč v prepričanju, da vam bo popolno strukturiran seznam opravil omogočal 10-krat več dela kot vaši kolegi. Nobena metoda za povečanje produktivnosti ni učinkovita za vas, dokler ne začnete razmišljati realno. O tem bomo govorili v članku.

Nemogoče je narediti "vse" v enem dnevu

Vsak dan imate veliko stvari, ki jih morate danes nujno narediti. Zdi se vam, da razumete, da je nemogoče narediti vse naenkrat, a kljub temu z zavidljivo vztrajnostjo poskušate dokazati nasprotno, kar na koncu pripelje do občutka, da se ves dan vrtite kot veverica v kolesu, a vi niso imeli časa narediti ničesar. Temu občutku se je enostavno izogniti – določiti morate prednost. Odločite se, kaj je res treba storiti danes in kaj lahko počaka do jutri. Ko boste opravili majhen seznam opravil v enem dnevu, boste občutili napredek, kar pomeni, da se boste naslednji dan lotili posla z velikim navdušenjem.

Verjetno ste že pomislili, da je pravzaprav težko določiti prednost. Ni vedno mogoče razumeti, kateri posel je danes pomembnejši. Slavni bloger Ze Frank v svojem video blogu daje ta nasvet: napišite seznam vseh stvari, ki jih je treba dokončati, nato začnite brati seznam od konca, prisluhnite svojim notranjim občutkom. Če razumete, da je ta točka res pomembna, jo pustite; če je vsaj najmanjši dvom, jo neusmiljeno prečrtajte. Začnite preostale naloge od prvega na seznamu.

Ne pozabite, da je v dnevu 24 ur, s tem časom ste omejeni. Ker ste preveč načrtovali, boste do večera razočarani, ker spet niste imeli časa. Nasprotno, bolje je, da si zastavite preveč preprost cilj, s katerim boste zagotovo kos. In potem opravite nekaj dodatnega dela. Na koncu dneva se boste počutili kot zmagovalci, saj vam je poleg potrebnih stvari uspelo narediti še nekaj.

Pozabite na večopravilnost in se osredotočite na eno stvar

Človeku je zelo težko večopravilnost, a kljub temu marsikdo to rad počne, saj se tako počuti bolj aktivnega in produktivnega. Vsakih pet minut lahko prekinemo kakšno dejavnost, da odgovorimo po telefonu ali e-pošti. Večopravilnost močno odvrne našo pozornost in evo zakaj: vsakič, ko svojo pozornost preusmerite z ene naloge na drugo, se boste nato boleče vrnili k prvi in se spomnili, kje ste nehali.

V idealnem svetu bi lahko popolnoma opustili večopravilnost, v resničnem svetu pa se še vedno pojavljajo situacije, ko se mu ni mogoče izogniti. V tem primeru je vredno narediti kompromis, na primer s tehniko "paradižnikovega načrtovanja", ko se 25 minut osredotočite izključno na eno nalogo, ne da bi vas motili.

Delajte na eni nalogi in po 25 minutah popravite seznam in izberite naslednjo, ki trenutno zahteva vašo takojšnjo pozornost. To vam bo omogočilo večopravilnost, vendar boste ostali osredotočeni na opravilo.

Izberite in uporabite nasvete za produktivnost pametno

Na temo produktivnosti in učinkovitosti je napisanih veliko člankov, nove tehnike in triki se neskončno pojavljajo, vendar vam noben od teh ne bo pomagal, razen če rešite zgoraj opisane težave. In tudi ko jih rešite, se morate naučiti, kako pravilno in na mestu uporabiti sistem GTD.

Kot smo že omenili v eni od naših objav, če vam je to, kar počnete, pomembno, ne potrebujete sistemov, seznamov in opomnikov. Ne bo vam težko imeti v mislih, kaj morate storiti. Če je problem, ki ga rešujete, globalen, ga boste verjetno razdelili na dele tako, da boste napisali seznam opravil, vendar to storite brez razmišljanja: "Oh, uporabljam GTD!" Čemu so torej GTD sistemi in drugi nasveti za produktivnost? Da bi pravočasno opravil rutinske in dolgočasne stvari: plačevanje računov, klice, poročanje. To je tisto, kar z vso dušo sanjate, da bi preložili na "jutri", ki nikoli ne bo prišel.

Vendar pa nobenega sistema produktivnosti ne bi smeli uporabljati na slepo, najprej morate razmisliti, kako ga lahko "izostrite" zase, da iz njega izvlečete največ. Sistemi GTD niso čarobna palica, ki bi jo uporabili s strogim upoštevanjem navodil, so orodje, ki ga je treba natančno prilagoditi s spoznavanjem sebe in načina dela, da boste ob koncu dneva zadovoljni.