Kako dovolimo, da nas e-pošta nadzoruje in kaj storiti glede tega

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

To je odlomek iz knjige ameriškega novinarja in govornika Phila Simona. Gre za to, kako ljudje vdirajo v življenja drug drugega prek e-pošte in kako se temu zoperstaviti.

Če se vam pri delu z elektronsko pošto zdi, da igrate igro, kjer morate s kladivom »dohiteti« krta, ki nenadoma prileze v eno ali drugo jamo, niste sami. E-pošta je privzeto glavni kanal za poslovno komunikacijo. Po podatkih skupine Radicati povprečen uradnik prejme približno 100 e-poštnih sporočil na dan. To število se letno povečuje za 15 %. Julija 2012 je svetovalna družba McKinsey Global Institute objavila poročilo z naslovom The Social Economy: Unlocking Value and Productivity with Social Technologies. Pravi, da zaposleni na prvi liniji porabijo 28 % svojega časa za upravljanje e-pošte.

Premisli. Če imate 50-urni delovni teden, boste 14 ur tega tedna porabili za branje in pisanje e-pošte. V Wordu, Excelu ali drugih delovnih programih skoraj ne preživite toliko časa.

Te številke morda ne bi bile problem, če bi bila e-pošta resnično učinkovit komunikacijski kanal. Nasprotno, za nekatera podjetja je tako. Toda v večini primerov temu ni tako. Seveda ima e-pošta pravico do obstoja, vendar naj vas ne zanese. Raziskave so pokazale, da nenehno preverjanje nabiralnika znižuje vaš IQ.

E-pošta je v zadnjih letih postala prava nadloga poslovnega komuniciranja. Vendar ji ne smete kriviti vseh težav. Tehnologija obtoževanja je priročna: to je dober izgovor, da se ne pogledate v ogledalo. Konec koncev, če pogledamo vase, bomo razumeli, da težava ni v e-pošti kot taki, ampak v tem, kako jo uporabljamo.

Bistvo ni v tem, da se odjavite od e-pošte (čeprav nekateri to storijo). Bistvo je, da ga racionalno uporabimo.

Kje začeti?

Razumeti e-pošto ≠ pogovor

Po e-pošti ne morete voditi dialoga na enak način kot v resničnem življenju. Med črkami vedno obstajajo časovne vrzeli, besedilna sporočila pa sogovorniku ne pomenijo tesnih prijateljskih manifestacij. Justin Kruger z univerze v New Yorku in Nicholas Epley z univerze v Chicagu, da ljudje zaradi pomanjkanja neverbalnih namigov napačno razlagajo e-pošto.

Psihologi so ugotovili, da je razpoloženje v SMS sporočilu mogoče pravilno interpretirati le v polovici primerov. Nasmehi, žal, na primer ne bodo pomagali razlikovati humorja od sarkazma. To pogosto vodi do nesporazumov. Ste pripravljeni vreči kovanec vsakič, ko poskušate uganiti, ali vaš sogovornik razume vaše sporočilo?

Upoštevajte pravilo treh črk

Ko sprejmete dejstvo, da e-pošta ni najboljše mesto za pogovore od srca do srca, nadaljujte z dejanji.

Uporabite pravilo treh črk: če težava ni rešena v treh elektronskih sporočilih, je potreben osebni sestanek.

Uporablja se tako za administrativna opravila (kot je načrtovanje sestanka) kot za osebna. To vam bo prihranilo veliko časa in veliko frustracij. Vendar pa ni vsem všeč, bodite pripravljeni na nezadovoljstvo nekaterih tovarišev. Z razumno mero domnev, vendar je čas, da se znebite odnosa "pošta za vsa vprašanja".

Ne rešujte nujnih zadev po elektronski pošti

Če je težava res pomembna in zahteva takojšnje ukrepanje, je ne obravnavajte v e-pošti. Za to obstaja telefon. Naj bo to pravilo v vašem podjetju.

Ne uporabljajte e-pošte za upravljanje opravil

E-pošta ni upravitelj opravil. Toda mnogi ljudje uporabljajo e-pošto kot tako. Ni presenetljivo, da so nenehno moteni. Odprl sem svojo mapo »Prejeto«, da bi preveril svoje naloge, in tok službenih in osebnih sporočil je padel na vas. Nanje je enostavno preklopiti in pozabiti, zakaj ste odprli poštnega odjemalca.

Obstajajo samostojne aplikacije za upravljanje opravil: DropTask in druge. Niso nadomestilo za e-pošto, usmerjeni so k ciljem, ki jih poskušate doseči.

Enako je pri vodenju projektov., ali Basecamp - priročna in cenovno dostopna orodja, ki vas bodo rešila pred kilometri sporočilnih verig.

Ne obravnavajte komunikacije kot rudarjenja premoga v rudniku

Le redki so svobodni v svojih delovnih odnosih. Mnogi, tudi zato, ker ne morejo izbrati svojih sodelavcev, strank in partnerjev. Nekateri od njih so preveč »zasedeni«, da bi se pogovarjali po telefonu – raje napišejo ducat sporočil, namesto da bi v dveh minutah o vsem razpravljali.

V tem primeru morate biti pozorni na način njihove komunikacije (besede, fraze itd.). Vprašajte se, ali res želite komunicirati z ljudmi, ki se izogibajo telefona in govorijo. Podrobneje si oglejte iskalce zaposlitve za prosto delovno mesto v vašem podjetju, potencialne stranke ali potencialne bodoče dobavitelje. Če sprva komunicirajo, kot da bi kopali rudo v rudniku, kakšne so potem možnosti, da se bodo spremenile?

Spomnite se življenja zunaj e-pošte

Ona je! Ne bojte se zapreti svojega poštnega predala. Svet se ne bo sesul. To je očitno, a za mnoge je lahko razodetje. Na primer, pri Klick Health zaposleni uporabljajo e-pošto. Po besedah njegovega izvršnega direktorja je e-pošta orodje, ki drugim ljudem daje nadzor nad sabo.

Kaj misliš: ali e-pošta res vlada ljudemtako, da jim nalaga naloge in vrstni red njihovega izvajanja?