Kako hitro in preprosto počistiti vaš Gmailov nabiralnik

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Problem vse večjega števila neprebranih sporočil v nabiralniku muči ogromno uporabnikov. Da bi jo rešili, je bilo ustvarjenih na desetine razširitev in napisanih veliko člankov o metodologiji uporabe Gmaila. Vendar pa sploh ni treba izumljati nečesa novega, če obstajajo preverjena delovna orodja. V tem članku vam bom pokazal, kako ravnati z e-poštnim prometom z uporabo sistema bližnjic Gmail.

Gmailove oznake so oznake po meri, ki jih lahko uporabite za kategorizacijo e-poštnih sporočil. Hkrati ima lahko pismo za razliko od map več oznak, to je, da je pismo lahko hkrati v več kategorijah.

Eden od razlogov za postopno prelivanje mape »Prejeto« je ta, da jo mnogi uporabniki uporabljajo za shranjevanje vse pošte, ki pade v njihov nabiralnik. Hkrati se razčlenjevanje pošte začne z najnovejšimi črkami, zato tista sporočila, ki ležijo na dnu vašega nabiralnika, morda nikoli ne pridejo v oči.

Sistem nalepk, ki ga uporabljam, mi omogoča obdelavo pisem ne glede na njihov čas prihoda, temveč glede na njihovo pomembnost. Vsa e-poštna sporočila lahko enostavno razvrstite v kategorije predvidenih dejanj in svoj čas posvetite res pomembnim stvarem, ne pa reklamnemu smeti. Če želite to narediti, morate ustvariti samo pet novih oznak.

• "!Nujno!". V to kategorijo spadajo pisma, ki zahtevajo nujno ukrepanje. Ta oznaka v prvi vrsti zahteva pozornost, saj je treba z njo označena e-poštna sporočila obdelati takoj.
• "Načrtovano." S to oznako označite tiste črke, ki zahtevajo, da ukrepate v bližnji prihodnosti in imajo točno določen datum. Na primer, opomnik, da morate kmalu plačati gostovanje ali obvestilo o prihodnjem srečanju.
• "Odgovoriti". Ta kategorija bo zbrala vsa e-poštna sporočila, na katera želite odgovoriti, vendar za vaš odgovor ni časovne omejitve. Očitno bo ta pošta obdelana, ko bo čas na voljo.
• "Čakanje". Včasih se zgodijo situacije, ko podjetje ali projekt, o katerem ste razpravljali v poštnem dopisovanju, kot pravijo, zamrzne. To pomeni, da ste naredili vse, kar je odvisno od vas na vaši strani, zdaj pa samo čakate na odgovor ali naslednje naročilo. Pisma, ki od vas trenutno ne zahtevajo aktivne udeležbe, a so vseeno pomembna, označujemo s to oznako.
• "Izdelano". To je oznaka za zaključene primere in rešene težave. Načeloma bi bilo mogoče takoj arhivirati takšno korespondenco, vendar je vseeno bolje, da jo začasno shranite v ločenega očka. To vam bo omogočilo, da se boste ob koncu delovnega tedna prepustili samozavesti, služilo pa vam bo tudi kot material za analizo vaše produktivnosti.

Tako se začetna razčlenitev korespondence v Gmailu spusti na hiter pogled na glave ali vsebino in kategorizacijo vseh e-poštnih sporočil. To vam bo vzelo red velikosti manj časa kot zaporedna obdelava vsake črke, zato bo zelo kmalu vaš nabiralnik popolnoma prazen.

Ko se to zgodi, se lahko pomaknete na "! Nujno!" in se lotite tistih črk, ki so resnično najpomembnejše. Ko smo obravnavali to prednostno kategorijo, potem gremo v kategorijo predhodno načrtovanih nalog in izvajamo tiste, ki se jim izteče. Če vam po tem še ostane čas, odprite mapo s sekundarnimi črkami, ki čakajo na odgovor. Ta postopek praviloma ne zahteva veliko truda in posebne pozornosti, zato ga je mogoče izvesti ob koncu delovnega dne. No, črke z oznako »Končano« lahko občudujemo enkrat na teden pri seštevanju rezultatov.

Tako lahko s pomočjo teh preprostih korakov vedno posvetite dovolj pozornosti pomembnim stvarem in je ne zapravite za prazno dopisovanje. Vaš nabiralnik bo vedno prazen in nikoli več ne boste izgubili niti ene črke v kaosu in zmedi tisoč nevidnih pisem.

Ali za razvrščanje pošte uporabljate kakšne Gmailove oznake?