50 zlatih nasvetov za izboljšanje produktivnosti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Naučite se upravljati svoj čas, učinkovito delati in pravilno počivati.

Načrtovanje

1. Pravilno si postavite cilje

Če želite doseči cilj, ga morate najprej pravilno oblikovati. Uporabite SMART sistem: cilji morajo biti specifični in merljivi, realni in dosegljivi, smiselni za vas in imeti jasne roke.

2. Osredotočite se na proces

Postavite si cilje na podlagi procesa, ne rezultata. »Postati plesalec« je neuspešna postavitev naloge. Težko se je približati, ker ni jasno, kje začeti. Zastavite si cilj, da se »prijavite na ples in greste na tečaj trikrat na teden«, bo učinkovitejše. Vsaj razumeli boste, ali ste pripravljeni preživeti leta trenirati zavoljo svojih sanj ali ne.

3. Uporabite tehniko GTD

GTD (Getting Things Done) je sistem za produktivno delo poslovnega trenerja Davida Allena. Njegov glavni cilj je dokončati vse razpoložljive primere in hkrati razbremeniti možgane od neskončnega načrtovanja. Bistvo tehnike je zapisati absolutno vse naloge z različnimi seznami in jih nenehno posodabljati. Tako vam tudi najmanjše in na videz nepomembne naloge ne bodo motile glave in vas odvrnile od dela. In napredek njihovega izvajanja bo vedno pred vašimi očmi.

4. Razumeti razliko med zaposlenim in učinkovitim

Morda ste nenehno zaposleni, vendar to ne pomeni, da ste produktivni. Razmislite, kako koristna so vaša dejanja, kako so povezana z vašim delom in ali so v vašem načrtu naloge, ki vas ne približajo cilju. Če obstajajo, jih izključite.

5. Namesto seznamov opravil uporabite koledarje

Načrtovanje stvari prav v koledarju vam bo pomagalo razlikovati namero, da nekaj storite, od zaveze, da začnete določeno nalogo v določenem trenutku. Olajša razporeditev stvari za teden in mesec ter hitro iskanje prostega časa, da nekaj spremenite v urniku.

6. Pozabite na večopravilnost

Lahko počnete več stvari hkrati, vendar verjetno ne boste dosegli dobrih rezultatov. Številne študije so dokazale, da večopravilnost zmanjšuje delovno učinkovitost. Dobiš le občutek zadovoljstva, ki ne traja dolgo in ga nadomesti izgorelost. Navadite se zaporednega opravljanja nalog in vaša učinkovitost se bo le povečala.

7. Dajte prednost

Matrica 34. predsednika Združenih držav Amerike Dwighta D. Eisenhowerja bo pomagala pravilno razporediti naloge glede na njihovo prioriteto. Vse naloge je treba le razdeliti v štiri skupine:

1. Pomembno in nujno.
2. Pomembno in nenujno.
3. Nepomembno in nujno.
4. Nepomembno in nenujno.

Tako boste videli, kaj je treba takoj obravnavati, kaj sporočiti drugim in kaj sploh ni treba.

8. Zmanjšajte seznam pomembnih obveznosti na tri

Ne poskušajte zapolniti dnevnega urnika le s težkimi nalogami – ni daleč od izčrpanosti ali profesionalne izgorelosti. In o nobeni produktivnosti ni treba govoriti. Prevzemite največ tri bistvene naloge na dan, izmenjujte se s preprostimi in poiščite čas za počitek.

9. Določite si roke

Če ste navajeni odlagati pomembne stvari za pozneje, nato pa vse delati na hitro, si omislite svoje osebne roke. Na primer, vaš šef vas prosi, da oddate dve veliki poročili v petek - eno od njih določite sami do srede.

10. Porabite uro na dan za nenujne stvari

Zatakniti se v rutini vsakodnevnih nujnih opravil in neskončno odlagati drugih pomembnih in nenujnih opravil je zelo enostavno. Ampak do njih se nikoli ne moreš tako spustiti. Ne pričakujte, da boste nekoč imeli več prostega dne. Če želite knjigo prebrati do konca, si vsak dan vzemite čas zanjo. Če sanjate, da bi postali slavni umetnik, vadite risanje vsak dan.

Motivacija

11. Ne bojte se narediti napak

Strah pred tem, da bi nekaj naredili ne tako pogosto, vas prisili, da stojite pri miru in ne naredite ničesar. Naučite se dojemati napake kot spodbudo za razvoj. Ko vam ne uspe, razmislite, zakaj vam ni uspelo, in zapolnite vrzel v svojem znanju in veščinah. Sčasoma boste postali celo hvaležni za svoje napake.

12. Prosite, da vas kritizirajo

Ne sodite se ostro – povabite nekoga, da objektivno oceni vaše delo. Vprašajte svojega šefa za povratne informacije. Za iskreno željo, da bi videli svoje napake in izboljšali uspešnost, vam ne bodo očitali. No, pohvale vam bodo pomagale dobiti navdih in nadaljevati.

13. Izpopolnite svoje sposobnosti

Brez nenehnega učenja in samoizobraževanja je nemogoče dolgo ostati produktiven. Prej ali slej se boste naveličali ali pa boste dosegli strop v svojem poklicu. Zato si prizadevajte, da bi se ves čas učili novih stvari: prevzemajte nenavadne naloge in ne opustite zanimivih projektov.

14. Izogibajte se jamralcem, pesimistom in alarmantom

Ljudje so nagnjeni k temu, da postanejo zasvojeni s čustvi drugih. Če nekdo v vašem okolju nenehno ponavlja, kako je vse slabo, vas bo nekega dne preplavila depresija. Panika kolegice, ki ji roki žarijo vsak teden, se bo zagotovo razširila na vas. Zato odidite, nehajte komunicirati in prekinite odnos - ne dovolite, da se vam pokvari razpoloženje.

15. Obkrožite se s pametnimi ljudmi

Socialni krog vpliva na naš razvoj. Obkrožite se z mentorji in samo zanimivimi ljudmi - naj vas nenehno motivirajo in navdihujejo ter vas prisilijo, da se trudite za njihovo raven. Pojdite na specializirane seminarje, konference, pridružite se strokovnim skupnostim in sklepajte nova poznanstva.

16. Ne sledite uspehom drugih ljudi

Preveč obsedenosti z dosežki drugih nas samo ovira. Nehajte biti ljubosumni na prijateljico, ki je odprla svoje podjetje, ali na sošolko, ki uspešno zasluži s svojim hobijem. Odklopite se od vohunjenja za življenja drugih in nadaljujte z doseganjem svojega cilja.

17. Poiščite pomoč

Ne pričakujte, da boste sami opravili veliko delo. Če potrebujete pomoč, jo prosite. Prevzeti težko nalogo in jo potegniti sam ni razlog za ponos, temveč za neumnost. Zavedajte se, da delate za rezultat, in zaradi tega ne zanemarjajte izkušenj in nasvetov drugih.

18. Ustvarite svojo metodo produktivnosti

Ne sledite slepo vsem tehnikam upravljanja časa, nasvetom za sprostitev in nasvetom za prihranek časa. Analizirajte, kaj vam resnično pomaga, in zavrzite tisto, kar vam ne koristi. Vaš cilj je biti učinkovit, ne pa podreti rekorda za najpogosteje uporabljena orodja za produktivnost.

Koncentracija

19. Osvobodite možgane vsakodnevnih težav

Sestavite kapsulno omaro, da ne boste zjutraj razmišljali, kaj obleči v pisarno. Nastavite urnik za čiščenje in gospodinjska opravila. Ob vikendih pojdite v nakupovanje in ustvarite jedilnik za teden. Ko so vsa gospodinjska opravila urejena in načrtovana, ste osredotočeni na delo.

20. Poiščite svojo največjo aktivnost

Nekdo svetuje, da opravite zapletene naloge na začetku delovnega dne, majhne naloge pa pustite za večer. Toda ta metoda ni primerna za sove ali tiste, ki morajo pospešiti. Zato določite obdobja, ko lahko delate najbolj učinkovito, in v tem času načrtujte zamudna opravila. Da bi jih prepoznali, je dovolj, da zabeležite raven vaše koncentracije čez dan več tednov. Ali pa uporabite namenski kalkulator produktivnosti.

21. Ne odlašaj stvari, ki te spravljajo v živce

Ne glede na to, ali vas skrbi pomemben klic ali se bojite, da bi kaj razjasnili s svojim šefom - ne odlašajte. Takoj rešite zastrašujoče naloge, tudi če vas misel nanje povzroča skrb. Ker prav te misli odvračajo pozornost od dela in zmanjšujejo koncentracijo. Hitreje kot to storite, hitreje se umirite.

22. Ročno delajte zapiske

Zanimive ideje, ki po naključju obiščejo glavo, so ponavadi takoj pozabljene. Včasih se izgubimo v mislih, ko odpremo snemalno aplikacijo na pametnem telefonu. In včasih nas zmoti kaj drugega: sporočila, novice in družbena omrežja. Zato si to zapišite na papir – tudi z ročno napisanimi zapiski si boste informacije bolje zapomnili. Kupite majhen grob skicir, na katerega lahko hitro zapišete nekaj besed, ali blok nalepk in jih imejte pri roki.

23. Nastavite opomnike

Potreba, da se nekaj naredi ob določenem času, ustvarja notranjo tesnobo, ki odvrača pozornost od glavnega dela. Poleg tega podzavestnega strahu pred pozabo na kakšen posel morda niti ne čutimo. Zato nastavite zvočne opomnike na stvari, vezane na določen čas. Tako se boste osvobodili nenehnih pogledov na uro in nepotrebne nervoze.

24. Naj bo vaše delovno mesto urejeno

Vsak dan, ko končate z delom, uredite stvari na mizi: razvrstite zapiske, razporedite dokumente, operite skodelico. Mimogrede, šteje tudi namizje na računalniku. Zaprite vse nepotrebne zavihke, izbrišite začasne datoteke.

25. Pazi na razsvetljavo

Znanstveniki so dokazali, da razsvetljava močno vpliva na našo produktivnost. Svetloba v pisarni naj bo čim bližja naravni dnevni svetlobi, ne topla ali premrzla. Optimalna vrednost je 4.500-5.000 K. Ob koncu delovnega dne lahko preklopite na toplo luč, da se sprostite in pripravite na počitek.

Izvajanje nalog

26. Teči šprinte

Verjetno ste že slišali za tehniko Pomodoro – organiziranje dela v 25-minutnih segmentih s 5-minutnimi odmori. Ta časovni okvir vam morda ne ustreza, vendar je glavna stvar v njegovem bistvu. Določite si kratka obdobja polne koncentracije – od 20 minut do ene ure –, ko vas prav nič ne bo motilo, in si vmes naredite odmore.

Uporabite aplikacije:

27. Ne hitite z izvajanjem novih nalog

Ne pustite svojega posla nedokončanega zaradi nenadne naloge ali nečije zahteve. Seveda je pomembno določiti prioritete: če je nova naloga pomembnejša in jo je treba opraviti čim prej, se odvrnite in žrtvujte tekoče zadeve. Če ne, odložite. Tudi če te zelo sprašujejo.

28. Vizualizirajte

Vizualizacija vam bo pomagala prihraniti čas, si bolje zapomniti informacije, razumeti novo temo in sprejeti premišljeno odločitev. Uporabite različne tehnike: označite naloge po kategorijah, narišite grafe, tabele in miselne zemljevide.

29. Pustite naloge nedokončane

Vzemite si čas za dokončanje velikih in zapletenih nalog hkrati. Zanašajte se na učinek Zeigarnik. Njegovo bistvo je, da si možgani bolje zapomnijo nedokončana dejanja in podzavestno še naprej razmišljajo o njih. Če se bojite težke naloge, jo začnite in odložite – medtem ko se ukvarjate z drugimi stvarmi, vam lahko pride na misel veliko zanimivih idej.

30. Začnite z majhnim

Če ne morete začeti z nalogo, si zanjo namenite le 10 minut. Verjetno se boste vključili in nadaljevali z delom. No, če ne, potem vsaj začni. In hkrati na sebi preverite učinkovitost prejšnje točke.

Prihrani čas

31. Ugotovite, kje preživljate svoj čas

Poskusite s poskusom: poskusite za en teden zapisati popolnoma vse, tudi najmanjše primere in količino časa, porabljenega za vsakega od njih. Na koncu analizirajte nastali seznam.

32. Zavrni klice

Poskusite manj govoriti po telefonu. Klicanje zahteva več časa kot pisanje in branje sporočila. Poleg tega vsi ne pridejo na misel, da bi opozorili nanj, kar pomeni, da se lahko nenadoma in ob napačnem času odvrneš od dela. Če še vedno morate opraviti pomemben klic, ga razporedite in dodajte na seznam opravil, da boste lahko jasno razporedili čas za druga opravila.

33. Onemogoči opozorila

Izklopite obvestila za aplikacije, messengerje, družbena omrežja in pošto. Ne vzamejo veliko časa, so pa zelo moteči in vas lahko vlečejo na potovanje po internetu. Če se ne morete znebiti skušnjave, da bi preverili svoja sporočila, pustite obvestila o njih samo od pomembnih stikov.

34. Popoldne preverite svojo e-pošto

Odpravite jutranje preverjanje e-pošte, da se ne boste odvrnili od že načrtovanih opravil in se ne prilagajali vsakodnevni rutini nekoga drugega. Če ste navajeni odgovarjati takoj in se ne morete upreti pošiljanju sporočil SMS, se lahko pogovor zavleče za cel dan. Ne imejte odprtega zavihka brskalnika, ampak uporabite predloge za hitro odgovarjanje na sporočila.

35. Počistite svoj nabiralnik

Potrudite se, da med neprebranimi sporočili ostanejo le pomembna. Takoj izbrišite nepotrebno neželeno pošto in ustvarite ločen nabiralnik za osebno pošto in zanimive naročnine. Tako vam ni treba dolgo brskati po pošti in iskati med vsemi črkami, ki jih resnično potrebujete.

36. Naučite se tipkati na dotik

Pri delu za računalnikom tipkanje na dotik znatno prihrani čas. Veščine se lahko naučite s pomočjo spletnih storitev,,. Glavna stvar je, da vsak dan posvetite čas tej dejavnosti.

37. Uporabite bližnjice

Bližnjice so zasnovane za hitro delo. Ne pozabite na njihove kombinacije, močno poenostavijo uporabo računalnika in posameznih programov.

38. Shranite datoteke neposredno v želeno mapo

Ko nalagate ali ustvarjate dokument, ga takoj poimenujte in pošljite v želeno mapo. Morda nimate časa, vendar je na koncu veliko hitreje in lažje kot potem preverjanje in razvrščanje vseh prenosov na vašem računalniku ali zbiranje datotek v shrambi v oblaku.

39. Ne išči izgovorov

Samo ne izgubljajte časa za to. Izgovarjanje je neproduktivno, neprofesionalno in nadležno. Bolje je, da odločno priznate svojo napako in jo takoj začnete popravljati.

Rekreacija

40. Pojdite na informativno dieto

Ogromni tokovi informacij obremenijo živčni sistem in ovirajo sprostitev. Po statističnih podatkih vsaka oseba samo na televiziji preživi približno 2,7 ure na dan. K temu dodajte še internet in družbena omrežja. Spletna mesta, kanali in skupnosti z novicami neusmiljeno tekmujejo za našo pozornost, pogosto govorijo o isti stvari. Zato ni treba namenjati časa njihovemu gledanju - vseeno boste izvedeli za pomembne novice.

41. Vzemite si dolge odmore

Če imate težko nalogo, ki zahteva veliko koncentracije, se od dela odklopite vsaj za pol ure. Vstanite od mize in se ukvarjajte s telesno dejavnostjo.

42. Poslušajte glasbo

Raziskave kažejo, da glasba povečuje produktivnost, ustvarjalnost in razpoloženje na splošno. Če se z njo težko osredotočite, vmes poslušajte svoje najljubše izvajalce.

43. Pogosteje hodite ven

Po možnosti kar med delovnim dnem. Zastarel zrak v pisarni zmanjšuje produktivnost, povzroča glavobole in stres. Znanstveniki so celo skovali izraz sindrom bolne zgradbe, stanje, pri katerem ljudje občutijo boleče simptome zaradi slabega prezračevanja, razsvetljave in ogrevanja v stavbah. In čeprav je vaša pisarna morda zdrava, bo vašemu telesu še vedno bolj všeč svež zrak.

44. Načrtujte svoj večer in vikend vnaprej

Vnaprej se odločite, kako boste preživeli dopust, in ga poskusite napolniti s svojimi najljubšimi stvarmi. Brezciljno ležanje na kavču bo pripeljalo le do še večje utrujenosti, v pričakovanju zanimivega vikenda in boljšega dela.

45. En dan v tednu sploh ne razmišljajte o službi

Obljubite si, da se na prost dan ne boste dotikali svojega dela ali pa o tem sploh razmišljali. Tudi če imate pomemben sestanek ali nedokončano delo. Ne pozabite, da imate tudi drugo življenje – ta dan mu posvetite v celoti.

46. Vzemite si prost

Če redno hodiš v službo, si ne vzemi vsak teden dopusta za družinske zadeve in redko vzameš bolniško, si vzemi prost dan kar tako. Preživite dodaten dan doma po zaključku velikega projekta ali pred predstavitvijo. Dovolite si, da se znova zaženete, ne da bi čakali na vikend.

zdravje

47. Živite po urniku

Ne jemljite dnevne rutine kot strogega okvira, v katerega se morate zagnati. Nastavite samo en čas za odhod v posteljo, prebujanje in prehranjevanje. In poskušajte ga slediti vsak dan. Vedno se boste počutili aktivne, ne boste trpeli zaradi zaspanosti in nenadnih napadov lakote, ki motijo koncentracijo.

48. Ne uporabljajte alkohola kot načina za sprostitev

Izogibajte se pitju pred spanjem, tudi če se po napornem delovnem dnevu težko sprostite. Alkohol vam lahko res pomaga zaspati, vendar bo po nekaj urah začel delovati negativno – in to je polno pogostih jutranjih prebujanja, dnevne zaspanosti in izgube koncentracije.

49. Jejte pogosteje

Obilno kosilo preobremeni telo: vso svojo moč vloži v prebavo hrane, zato se je težko osredotočiti na dokončanje nalog. Če ste po večerji zaspani, razdelite svoj običajni obrok na dva obroka.

Namesto težkih obrokov v prehrano vključite živila, ki izboljšajo osredotočenost in koncentracijo: zelenjavo, zelišča, mastne ribe, oreščke in temno čokolado. In ne zanašajte se na kavo - v velikih količinah ne poživi, temveč daje nasprotni učinek.

50. Ukvarjaj se s športom

Vadba ne izboljša le zdravja, ampak tudi izboljša pozornost, koncentracijo in hitrost možganov. Prav tako dvigujejo samozavest in jih naredijo bolj odporne na stresne situacije. To je velik plus za produktivnost, zato naredite vsaj nekaj vadbe.

Preberite tudi? ?

• 80 življenjskih trikov za produktivnost
• Kakšna je razlika med produktivnostjo in učinkovitostjo in kaj je še pomembneje
• Sprostite se in si vzemite odmor od dela, da boste bolj produktivni.
• Kakšni so resnični stroški produktivnosti