Kako dati povratne informacije, da dosežete svoj cilj in nikogar ne užalite

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Enostavna pravila, ki bi jih moral poznati vsak menedžer.

Zaposleni potrebujejo povratne informacije o delu, ker vidijo svoje šibke točke in lahko optimizirajo svoj delovni potek. Raziskave kažejo, da konstruktivne povratne informacije izboljšujejo uspešnost zaposlenih in splošno zadovoljstvo pri delu.

Toda to je tvegan posel. Medtem ko so prave ocene motivirajoče, napačne v najboljšem primeru prizadenejo ali spravijo v zadrego. V najslabšem primeru povzročijo strah, zamero ali celo maščevanje. Zato se je pomembno naučiti kompetentno dati povratne informacije.

1. Ugotovite, kako vaši zaposleni dojemajo povratne informacije

Se bojite dati negativne povratne informacije? Nisi sam. Mnogi vodstveni delavci menijo, da je ta proces stresen in stresen. Nekateri pa se na splošno izogibajo recenziji dela nekoga, ker se bojijo prizadeti občutke zaposlenih.

A delavcem ni lažje. Mnogi ljudje negativne povratne informacije dojemajo kot grožnjo skorajšnje odpuščanja in doživljajo tesnobo, jezo, strah. Poleg tega vsi ne obravnavajo kritike, čeprav konstruktivno, pravilno. Dejansko se v tem primeru spopadata dva občutka: na eni strani želja, da se učimo iz svojih napak in rastemo, na drugi strani želja, da nas dojemajo in ljubijo takšne, kot smo.

Zato, če želite nekomu dati povratno informacijo, se vnaprej pozanimajte, kako jo oseba lažje zazna. Na primer, če je v podjetju nov zaposleni, preden se pojavijo resnične težave, neposredno vprašajte: »Če opazim, da ste med sestankom naredili napako, to takoj prijavite med sestankom, naredite po tem ali o tem pišite do e-pošto, tako da ste imeli čas za premislek? S tem se boste zaščitili pred neučinkovito, potencialno žaljivo kritiko in vse v ekipi pripravili na uspeh.

2. Pošljite povratne informacije pravočasno

Zlato pravilo učinkovite povratne informacije je, da jo pošljete v 24 urah. V tem času se tako vodja kot zaposleni spomnita podrobnosti primera. Če to storite pozneje, bo težko nekaj narediti in popraviti.

Prav tako je pomembno, da ne pozabite, da namen povratnih informacij ni užaliti ali ponižati, ampak človeku opozoriti na napake in mu pomagati, da postane boljši. Ne glede na to, kako resen je pogovor, ga ne spreminjajte v predavanje ali predavanje o pomanjkljivostih nekoga. Gradite dialog, postavljajte vprašanja in skupaj iščite nove rešitve. Vendar ne omilite svoje kritike s komplimenti. Izkušeni vodstveni delavci temu pravijo "sranje sendvič".

Obstaja teorija, da ljudje postanejo bolj odprti za povratne informacije, ko začnete s pohvalami (prvi kos kruha), nato podate negativne ocene (sranje) in povzamete z besedami o vrednosti zaposlenega (drugi kos kruha). Toda v resnici je ta shema klovn, zaradi česar zaposleni zardeva pred kolegi.

Ben Horowitz, ustanovitelj Andreessen Horowitz

3. Naj bodo vaše povratne informacije natančne in radikalne

Večina vodstvenih delavcev se boji, da bi jih označili za jezne tirane, zato se izogibajo negativnim povratnim informacijam. In to je narobe. Takšna napaka vodi v uničujočo empatijo, ko podjetju ne gre dobro in se zaradi notranjih skrbi poslabšajo odnosi z zaposlenimi. Kim Scott, nekdanja izvršna direktorica Googla in Apple, svetuje, da se premagate, oborožite z dejstvi in bodite pošteni, natančni in nekoliko radikalni.

Kritiziranje zaposlenih, ko zajebajo, ni le vaša naloga, ampak resnična moralna obveznost.

Kim Scott nekdanji izvršni direktor Googla in Apple

Ray Dalio, ustanovitelj in predsednik največjega hedge sklada na svetu, obožuje tudi radikalen pristop k povratnim informacijam. Zaposleni v njegovem podjetju Bridgewater Associates nenehno ocenjujejo njega in drug drugega z uporabo namenske aplikacije za iPad in jih javno objavljajo. Če pa niste pripravljeni na takšne ekstreme, je še vedno vredno sprejeti načelo "radikalne natančnosti".

4. Določite namen povratne informacije

Douglas Stone in Sheila Heen v "" razlikujeta tri vrste pričevanj:

1. Pohvale. Nerealno motivira, dviguje moralo in vpliva na zvestobo zaposlenih. Toda večina vodstvenih delavcev to zanemarja.
2. Mentorstvo. Izboljšuje znanje in veščine zaposlenih, jim pomaga rasti pri opravljanju zahtevnejših nalog.
3. Ocena. Govori o vlogi zaposlenega v podjetju in med sodelavci.

Vse tri vrste povratnih informacij so pomembne, vendar jih ljudje pogosto zamenjujejo. Na primer, pogosto mentorstvo se obravnava kot ocena.

Pravite mi, kako to narediti bolje, a mislite, da moje znanje preprosto ni dovolj za dokončanje naloge.

Tri vprašanja, ki si jih morate zastaviti, preden se pogovorite z nekom, bodo pomagala preprečiti zmedo:

1. S kakšnim namenom pošiljam te povratne informacije?
2. Je to pravi cilj z mojega vidika?
3. Ali je to pravilno z vidika druge osebe?

5. Ne pozabite pohvaliti

Naučiti se dati negativne povratne informacije je pol uspeha. Prav tako profesionalni vodje imajo tudi konstruktivne pohvale. Vendar se mnogim s tem ne mudi.

Nikoli ne hvalite zaposlenih iz strahu, da bodo arogantni – položaj je čuden in napačen. Pozitivne povratne informacije vplivajo na produktivnost podrejenih. Zaradi tega se počutijo cenjene in povečuje njihovo samozavest in usposobljenost.