Kako očistiti Google Dokumente

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Zgrabljamo neskončne "nove mape" in se znebimo dokumentov z nerazumljivimi imeni.

Če veliko delate z Google Dokumenti ali Google Dokumenti, ste se verjetno soočili s težavo, da je datotek preveč, glavna stran storitve pa se spremeni v natrpano podstrešje. Lifehacker pove, kako lahko ustvarite red iz kaosa.

Uporabite vgrajena orodja za razvrščanje

Google Dokumenti imajo več vgrajenih orodij za razvrščanje, ki vam pomagajo hitro najti datoteke, ki jih želite. To storite tako, da izberete ustrezno možnost s klikom na enega od simbolov v zgornjem desnem delu glavnega zaslona.

1. Po formatu prikaza

Storitev vam omogoča, da prilagodite želeni način prikaza datotek: seznam ali mrežo. Če želite to narediti, samo kliknite ustrezno ikono.

2. Po datumu ali naslovu

Dokumente lahko priročno razvrstite po datumu ogleda, datumu sprememb, ki ste jih naredili vi ali vsi uporabniki, in tudi po naslovu.

3. Lastnik

Google Dokumenti omogočajo več uporabnikom, da delajo z dokumenti hkrati, zato je ta storitev tako priročna. Če ne ustvarjate samo dokumentov, temveč tudi delate z neznanci ali delate kolektivno, vam bo v pomoč razvrščanje po lastniku (ustvarjalcu) dokumenta. Če ga želite uporabiti, samo kliknite na ustrezen element na glavnem zaslonu in izberite ustrezno možnost.

4. Kjer je mogoče dostop

Če si želite ogledati vse datoteke, ki so jih ustvarili drugi uporabniki in so vam na voljo, kliknite ikono mape v zgornjem desnem kotu glavnega zaslona in izberite »Na voljo«.

Organizirajte se na Google Drive

Vse datoteke iz Google Dokumentov (kot tudi Preglednic in Diapozitivov) so na voljo v Google Drive. Zato je red na disku v veliki meri pogoj za red v dokumentih. Tukaj je tisto, kar lahko storite, da se spopadete s kaosom.

1. Dokumente razvrstite v mape

Na Google Drive lahko preprosto ustvarite mape. Če želite to narediti, kliknite na velik gumb "Ustvari" in izberite element "Mapa".

Datotekam in mapam dajte jasna in specifična imena. Iz imen "Nova mapa", "Untitled", "1" ali "lvpdlvarp" ni jasno, kaj je notri. Poleg tega bo takšne datoteke in mape med številnimi drugimi težje najti. Naslovi "Septembrska poročila", "Stik s strankami ob 15.10" ali "Članek o biotehnologiji" vam bodo pomagali pri učinkovitejši evidenci.

Datoteke lahko prenesete v mapo tako, da jih z desno miškino tipko kliknete in izberete ustrezen element.

Meni mape lahko odprete z začetnega zaslona Google Dokumentov.

2. Za pomembne datoteke uporabite različne barve in oznake map

Privzeto so vse mape v Google Drive sive, vendar jih lahko z desno miškino tipko kliknete in v spustnem meniju izberete eno od 24 barv.

Označite lahko tudi potrebne datoteke na disku. To naredite tako, da z desno miškino tipko kliknete in izberete »Dodaj v označeno«.

Označene datoteke si lahko ogledate neposredno v "Dokumentih".

3. Izbrišite nepotrebno

Ob intenzivni uporabi Googlovih storitev se nabere ogromno nepotrebnih in zastarelih dokumentov. Izbrišete jih lahko tako v »Dokumenti« kot »Disk« tako, da z desno miškino tipko kliknete želeni dokument in izberete »Izbriši«.

Če ste pomotoma izbrisali dokument (Google Dokumenti ob izbrisu ne zahtevajo potrditve dejanja), lahko kliknete pojavni gumb »Prekliči«.

In če ste jo izbrisali, a ste si po nekaj dneh premislili, pojdite v "Smetnjak", z desno miškino tipko kliknite želeno datoteko in izberite "Obnovi".

Datoteke v košu so shranjene 30 dni, nato pa se samodejno izbrišejo.

4. Uporabite Filewatch, da se znebite nepotrebnih stvari

Filewatch vam lahko pomaga poiskati datoteke, do katerih še imate dostop, na primer s starega delovnega mesta: pokaže vam, s katerimi osebami delite dokumente, in vam omogoča, da jih odklopite. Storitev lahko poišče tudi datoteke, ki so postale na voljo preveč uporabnikom (na primer pricurljale v omrežje), tako da lahko spremenite nastavitve za dostop do njih.

Filewatch je vključen v knjižnico Google Workspace Marketplace, kar pomeni, da ga je certificiral Google, tako da vaši občutljivi podatki ne pridejo v napačne roke. Storitev je brezplačna.

• Prenesite iz Googlove knjižnice →
• Prenesite s spletnega mesta Filewatch →