Metoda Inbox Zero je najboljši način za obravnavo na tisoče neprebranih e-poštnih sporočil

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Enostavno je, da vaš nabiralnik ostane prazen. Tako boste bolj produktivni in nikoli ne boste zamudili pomembnih sporočil.

Kup neprebranih e-poštnih sporočil, ki nenehno visijo v vašem nabiralniku, bo vsakogar prestrašil. Če imate veliko poslovnih partnerjev in kolegov, s katerimi komunicirate preko korespondence, morate le skrbeti za čisto in urejeno e-pošto.

Izvršni direktor JotForm Aytekin Tank je zanimiv način organiziranja e-pošte z imenom Inbox Zero. Kot že ime pove, je metoda samo, da vaš nabiralnik ostane prazen.

Na splošno Tank ni izumil nič novega. Inbox Zero je že davno ustvaril pisatelj in bloger Merlin Mann in je preverjena in dobro znana metoda. Približno enako tehniko dela z dokumenti je opisal David Allen v svoji knjigi "Kako spraviti stvari v red". Tank ga je pravkar prilagodil za spletni vmesnik Gmail.

Aytekin Tank podjetnik, ustanovitelj in izvršni direktor podjetja JotForm

Vsak dan prejemam in pošiljam na stotine e-poštnih sporočil. Toda na koncu dneva je moj poštni nabiralnik vedno prazen. Nimam tajnice, ki bi urejala mojo korespondenco. Držim se načela, imenovanega Inbox Zero. To ni težko.

Tank navaja prednosti metode Inbox Zero:

• Če je vaš nabiralnik prazen, ne boste zamudili pomembnega sporočila.
• Svojih naslovnikov ne boste dolgo čakali, saj lahko takoj odgovorite na njihova pisma.
• V vašem nabiralniku se ne bo nabralo na stotine in tisoče neprebranih pisem.
• Prihranili boste več časa pri res pomembnih opravilih in ne boste porabili ur, da bi se mučili z e-pošto.

Poznam veliko ljudi, ki skrbno shranijo vsa svoja pisma, ne da bi izbrisali niti enega. Posledično postaja njihov nabiralnik videti kot vir Twitterja. Ni udobno. Nenehno se boste izgubljali v elektronskih sporočilih.

Aytekin tank

Recimo, da uporabljate Gmail – čeprav je ta način mogoče prilagoditi kateremu koli ponudniku internetnih storitev (Hotmail, Yandex, Yahoo) ali e-poštnemu odjemalcu (Outlook, Thunderbird ali Sylpheed). Oglejmo si depozite neprebranih sporočil in začnimo.

1. Izpraznite svoj nabiralnik

Torej, z metodo Inbox Zero morate ukrepati odločno. Odprite »Prejeto«, izberite vse črke, ki so se tam nabrale, in jih arhivirajte naenkrat. Nekaterim se bo to zdelo čista norost, vendar Tank priporoča, da naredite prav to.

Začeti morate s praznim nabiralnikom. Ta vodnik vam ne bo pomagal, če imate v mapi Prejeto več deset tisoč e-poštnih sporočil. Zato arhivirajte vse in začnite s čistim listom.

Aytekin tank

2. E-poštna sporočila obdelajte v kronološkem vrstnem redu

Če želite razviti to zdravo navado, potrebujete določeno mero discipline. Ko obdelujete svoja e-poštna sporočila, začnite z najstarejšim sporočilom in napredujte do najnovejšega. Tako boste držali kronološki vrstni red in se ne boste zmedli.

Obstajata dve funkciji, ki vam pomagata obvladovati e-pošto v Gmailu:

Vklopite samodejno preklapljanje. Če želite to narediti, odprite "Nastavitve" → "Splošno", poiščite element "Samodejno preklop" in ga aktivirajte. Zdaj, ko odgovarjate ali arhivirate e-pošto, vas Gmail ne bo vrnil v mapo Prejeto, ampak bo prikazal naslednje e-poštno sporočilo. Tako boste lahko brez motenj obdelali pisma eno za drugo v vrstnem redu, v katerem so bila prejeta.

Nato omogočite gumb Pošlji in arhiviraj, če ga nimate. Odprite "Nastavitve" → "Splošno" in poiščite element "Pokaži gumb" Pošlji in arhiviraj "v odgovor". To vam bo prihranilo čas. Konec koncev, če ste na pismo že odgovorili, ga nima smisla shranjevati v mapo Prejeto, kajne? Kliknite na gumb za pošiljanje in e-pošta bo samodejno arhivirana.

In tu je še ena pomembna stvar:

Ne uporabljajte e-pošte kot klepeta. Nič ni hujšega kot ustvarjanje dolgih verig odgovorov iz nenehno citiranih pisem. Če se morate pogovarjati, uporabite Messenger, Slack klepet ali kontaktirajte po telefonu. E-pošta za to ni primerna.

Aytekin tank

3. Odgovorili - arhiv

Glavno pravilo metode Inbox Zero je, da vaš nabiralnik ni kraj za shranjevanje vaše pošte. Vsa e-poštna sporočila v nabiralniku morajo biti obdelana takoj. Preberite jih enega za drugim in odgovorite in arhivirajte, če sporočilo zahteva odgovor, ali preprosto arhivirajte, če sporočilo ne zahteva odgovora.

Če ne morete takoj odgovoriti na e-poštno sporočilo, sta na voljo dve možnosti:

• Shranite ga v aplikacijo organizator. Lahko je Evernote, OneNote ali nekakšen upravitelj opravil. Določite datum, da vas bo program opomnil, da napišete svoj odgovor ob pravem času.
• Če lahko odgovor napišete takoj, vendar bi ga moral naslovnik prejeti čez nekaj časa, uporabite funkcijo zakasnjene dostave v Gmailu. Outlook, Thunderbird in drugi odjemalci lahko storijo enako.

4. Samo naredi to

Vse je po zapovedih velikega in mogočnega Davida Allena. Če e-poštno sporočilo zahteva dejanje, ki bo trajalo nekaj minut, to storite zdaj. Ne kopirajte pisma na svoj seznam opravil. Ne puščajte ga v mapi »Prejeto«.

Če morate plačati, ga opravite zdaj. Če želite kolegu poslati povratno informacijo, jo pošljite takoj. Če primer traja nekaj minut, ga nima smisla odlagati.

Aytekin tank

5. Uporabite bližnjice na tipkovnici

Bližnjice na tipkovnici znatno zmanjšajo čas, porabljen za obdelavo e-pošte. Z njimi vam ni treba premikati kurzorja miške naprej in nazaj. Tank priporoča, da si zapomnite in uporabite tri bližnjične tipke:

• Tipka E omogoča hitro arhiviranje sporočila. Prebrali smo, pritisnili E, arhivirali. To je preprosto.
• Tipka R se uporablja za hitro pisanje odgovora. Če morate odgovoriti na črko, jo pritisnite, vnesite odgovor in pritisnite Enter.
• Tipka F posreduje prejeta pisma drugim prejemnikom.

Mislim, da ne potrebuješ nobenih drugih bližnjic. V Gmailu uporabljam samo tri bližnjice na tipkovnici. Za vse ostalo je miška. Toda te bližnjične tipke vam omogočajo hitro izvajanje treh najpogostejših e-poštnih dejanj, tako da vam lahko prihranijo veliko časa.

Aytekin tank

6. Nastavite filtre

Filtri za e-pošto so izjemno priročno orodje, ki opravi veliko dela namesto vas. Samo enkrat jih morate konfigurirati in prihranili vam bodo veliko časa.

Če v mapi Prejeto redno najdete nepomembna pisma (obvestila o internetnih storitvah, samodejna pošiljanja itd.), se od njih odjavite ali nastavite filtre, da se takšna pisma samodejno arhivirajo.

7. Prejeto je prazna - zaprite pošto

Ko se poskušate osredotočiti na svoje delo, vas e-pošta ne sme nenehno motiti. Zato se držimo pravila: Ko je vaš nabiralnik prazen, zaprite zavihek Gmail ali e-poštni odjemalec in pozabite na pošto za naslednjih nekaj ur. Samo zaposli se.

Izklopite vsa dohodna e-poštna obvestila. Zelo so moteči.

Po nekaj urah lahko znova odprete pošto, obdelate sporočila, ki so se tam nabrala, in se nato vrnete na delo. Cilj metode Inbox Zero je prisiliti se, da vas ne motijo dohodna e-pošta. Vi morate upravljati svoj poštni predal, ne vi.

Aytekin tank

Če ste preizkusili tehniko Inbox Zero in ste pripravljeni povedati, kaj ste dobili, ali želite predlagati boljšo metodo, napišite v komentarje.