Kako učinkovito uporabljati Gmail: 25 nasvetov

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2024-01-13 02:55

Tudi če vsak dan delate z Google Mail, obstaja velika verjetnost, da ne poznate vseh njegovih zmogljivosti. Tukaj je 25 nasvetov za učinkovito uporabo Gmaila, ki bodo olajšali številna opravila in vam prihranili čas.

1. Kje začeti

Spremenite ozadje

Namesto da bi videli običajno belo ozadje Gmaila, začinite svojo mapo »Prejeto« z nečim vpadljivim. Samo izberite razdelek »Teme« v nastavitvah v zgornjem desnem kotu, da med predlaganimi možnostmi nastavite novo ozadje ali naložite svojo sliko.

Lahko pa eksperimentirate z nastavitvami vmesnika. V načinu "Spacious" boste imeli veliko prostega prostora, "Compact" pa je dober, ko morate na zaslon shraniti čim več sporočil.

Dodaj prijatelje (in sporočila)

Če želite v sistem dodati svoje stike in stara sporočila (ni pomembno, ali Gmail uporabljate prvič ali ustvarite dodaten račun), pojdite na »Nastavitve« → »Računi in uvoz« in izberite povezavo »Uvozi pošto in stiki . Tako boste lahko dodali svoje podatke iz drugih nabiralnikov.

Naj bo Gmail videti kot Outlook

V Nastavitve → Laboratorij omogočite funkcijo Podokna za predogled, da vidite celotno besedilo sporočil na desni, tako kot v Outlooku. Navada je druga narava, zato če ste vse življenje delali s poslovno e-pošto in se šele zdaj poskušate navaditi na Gmail, vam bo Viewport olajšal prehod.

Ko je omogočena, boste v spustnem meniju na levi strani nastavitev videli različne možnosti prikaza.

Osredotočite se na bistveno

Gmail se lahko odloči, katera sporočila so za vas pomembnejša. Pametno, kaj? V Nastavitve → Prejeto izberite Sledi moji e-pošti …, da bo Gmail analiziral vaša sporočila.

Izberete lahko tudi funkcijo »Vključi oznake« ali »Prezri filtre« (več o filtrih bomo razpravljali spodaj) in spremenite vrsto mape, tako da so pomembna sporočila prikazana na vrhu. Nato v meniju »Nastavitve« → »Splošno« v razdelku »Obvestila na namizju« (če uporabljate brskalnik Chrome, Firefox ali Safari) lahko izberete možnost »Omogoči pomembna obvestila po e-pošti«.

Znebite se niti črk

Obstajata dve vrsti ljudi: tisti, ki imajo radi funkcijo Chaining, in tisti, ki jo sovražijo z močjo tisočih sonc. Če spadate v drugo skupino, pojdite v razdelek »Nastavitve« → »Splošno« in izklopite »Vege črk«.

2. Ohranite red

Arhivirajte vse

Gmail omogoča arhiviranje sporočil namesto brisanja. To se naredi tako, da vam ni treba skrbeti za razpoložljivost prostega prostora in nenehno čistite svoj predal. Če želite arhivirati sporočilo, ga odprite in kliknite na drugo ikono na levi (polje s puščico navzdol). Sporočilo vas bo čakalo na zavihku Vsa pošta na levi stranski vrstici.

Spremljajte svoj arhiv

Ne glede na to, koliko prostora ponuja Gmail za brezplačno shranjevanje datotek, je leto 2016 in ljudje pošiljajo vedno več prilog. Če ste dosegli mejo pomnilnika, je čas, da se znebite nekaterih sporočil. Kliknite na puščico v iskalnem polju, označite postavko "Obstajajo priloge", izberite velikost 10 MB in kliknite na gumb s povečevalnim steklom. To vam bo prikazalo vsa sporočila, večja od 10 MB. Označite polja za črke, ki jih zagotovo ne potrebujete več, in jih pošljite v koš za smeti.

Odgovorite in arhivirajte

Zakaj puščati e-pošto v mapi »Prejeto«, ko ste že odgovorili? Uporabite funkcijo »Pošlji in arhiviraj«, da se izognete neredu dohodnih sporočil, medtem ko čakate na odgovor na vaše pismo. Pojdite na "Nastavitve" → "Splošno" in izberite "Pokaži gumb" Pošlji in arhiviraj "v odgovor". Zdaj lahko odgovarjate na običajen način, tako da po želji kopičite sporočila v mapi »Prejeto« ali pa ob odgovarjanju takoj arhivirate nepotrebna e-poštna sporočila.

Uporabite oznake in filtre

Vsakemu sporočilu lahko dodate oznako. Nove bližnjice se bodo pojavile na levi stranski vrstici. Samo odprite pismo in kliknite na ikono "Oznake" - druga je z desne. Zdaj ustvarite novo bližnjico ali izberite obstoječo (mimogrede, lahko povlečete bližnjico iz stranske vrstice naravnost v svoje sporočilo).

Kliknite gumb »Več« in izberite »Filtriraj podobna e-poštna sporočila« in nato »Ustvari filter na podlagi te poizvedbe«. O filtrih Gmaila lahko napišete ločen članek, zato glejte razdelek »« za več podrobnosti.

Kupite dodaten prostor za shranjevanje

Če ste popolnoma utrujeni od zapletanja s težavo shranjevanja datotek, lahko porabite denar za dodaten prostor. Pomaknite se navzdol po strani s sporočili in v spodnjem levem kotu boste videli, koliko prostora imate še, ter povezavo "Upravljanje".

Če imate skoraj 100 % razpoložljivega prostora zasedenega, sledite povezavi. Paket 100 GB stane 139 rubljev na mesec, dodatni prostor pa lahko uporabite ne samo za Gmail, temveč tudi v Google Drive in Google Photos, če jih uporabljate.

3. Vzemite to resno

Spremenite način prikaza e-pošte na strani

Poskusite povečati število sporočil na stran na 100, da si boste lahko na hitro ogledali celotno paleto svojih črk. Pojdite v Nastavitve → Splošno → Največja velikost strani. Tam lahko izberete tudi prikaz 10, 15, 20, 25 in 50 sporočil na stran.

Vse razporedite po barvah

Sporočilo lahko zelo hitro označite kot pomembno, vendar imajo lahko različna sporočila različno stopnjo pomembnosti. Pojdite v Nastavitve → Splošno → Zvezdice in izberite Vse zvezdice. Zdaj, če kliknete zvezdico, ki označuje črko, bo z vsakim klikom spremenila barvo. To vam bo pomagalo razvrstiti vaša pomembna sporočila po njihovi vsebini.

Spremenite sporočila v sezname opravil

Verjetno je, da vaš nabiralnik že razmišljate kot ogromen seznam opravil. Zakaj torej ne bi e-pošte spremenili v opravila, ki jih lahko prečrtate? V aktivnem pogovoru kliknite gumb »Več« in izberite »Dodaj opravilom«. Ta nit bo zdaj prikazana v Googlovih opravilih skupaj s povezavo do izvirne objave.

Spremljajte število neprebranih sporočil

V razdelku »Nastavitve« → »Laboratorij« omogočite funkcijo »Ikona neprebranih sporočil«. Če imate tako kot vsak običajen človek ves dan odprt zavihek za pošto, boste vedno videli, koliko neprebranih sporočil imate. To je v primeru, da nimate stresa.

Delajte brez povezave

Če uporabljate brskalnik Google Chrome, imate možnost delati v pošti brez povezave. Seveda ne boste mogli pošiljati in prejemati novih sporočil, lahko pa črke premikate iz mape v mapo in ustvarjate osnutke. Če želite omogočiti to funkcijo, pojdite v Nastavitve → Brez povezave.

Omogočite dostop do svojega računa tajnici

Če še vedno ne morete obvladati pisem, lahko vso to grozo prenesete na svojo tajnico. Če želite to narediti, pojdite na »Nastavitve« → »Računi in uvoz«, izberite »Dovoli dostop do vašega računa« in dodajte druge uporabnike Googla. Ne bodo imeli pravice spreminjati vaših nastavitev in gesla, bodo pa lahko brali, arhivirali sporočila in seveda nanje odgovarjali. Pismo bo podpisano z vašim imenom in imenom vaše tajnice v oklepaju, da se izognete zmedi.

4. Nadzirajte človeški faktor

Blokirajte naslove

Nekateri sploh ne razumejo namigov. Na srečo lahko blokirate katero koli osebo (ali spletno mesto) z le nekaj kliki. Ko prejmete sporočilo nekoga, ki ga želite dodati na črno listo, kliknite puščico v zgornjem desnem kotu in izberite funkcijo "Blokiraj uporabnika".

Zdaj bodo vsa sporočila s tega naslova šla neposredno v vsiljeno pošto.

Poiščite stare črke

Želite hitro najti vsa sporočila prijatelja naenkrat? Preprosto premaknite kazalec nad ime pošiljatelja, bodisi iz mape »Prejeto« ali iz določene črke, in prikazala se bo kartica za stik. Nato kliknite povezavo »Pogovori«, da si ogledate vsa sporočila tega stika.

Prekliči napačno poslana sporočila

Vsi smo kdaj pomotoma poslali pisma na napačen naslov. Na srečo lahko v Gmailu preprosto razveljavite pošiljanje. Pojdite v razdelek »Nastavitve« → »Splošno« in omogočite funkcijo »Razveljavi pošiljanje«. Tukaj lahko izberete tudi časovno obdobje za preklic pošiljanja: od 5 do 30 sekund. Ko boste naslednjič poslali sporočilo, boste na vrhu opazili »Prekliči«.

Preskoči skupinska sporočila

Niti skupinskih sporočil lahko preprosto zapustite tako, da kliknete gumb Več in izberete Prezri. Zdaj boste preskočili vsa sporočila, razen tistih, kjer ste edini prejemnik pisma.

Če se želite vrniti na skupinsko sporočilo, v iskalno polje vnesite poizvedbo: utišan, tako da boste videli vse prezrte niti. Nato v meniju Več izberite Ne prezri. Razen, seveda, če se vam sploh ne smilite.

5. Prihranite čas

Ustvarite nove račune na poti

Recimo, da želite zelo natančno filtrirati sporočila ali na primer ustvariti dodaten račun za storitve, ki že uporabljajo vaš glavni Gmailov račun. V tem primeru lahko ustvarite virtualni poštni naslov, povezan z glavnim naslovom, tako da med tipkanjem pred simbolom @ preprosto dodate »+ katero koli besedo«. Na primer, »vaš naslov je [email protected]« za spletno nakupovanje.

Vsa odgovorna sporočila bodo poslana na vaš glavni Gmailov naslov.

Pošiljajte sporočila v spanju

Stranke in sodelavce prepričajte, da ste manični deloholik, tako da jih programirate za pošiljanje sporočil ponoči z razširitvijo, ki je na voljo za Chrome, Safari in Firefox. Z brezplačno različico lahko pošljete do 10 sporočil na mesec.

Poleg tega bo ta razširitev vaša e-poštna sporočila spremenila v opomnike in jih ne bo prikazala v vaši mapi »Prejeto«, dokler nanje ne boste pripravljeni odgovoriti. To je idealno za ustvarjanje videza prazne mape »Prejeto« v petek zvečer.

Samodejno odgovorite na podvojene zahteve

Če vas nadležne stranke preplavijo z isto vrsto zahtev, vam ni treba vedno znova vnašati istega odgovora. Samo vklopite funkcijo »Predloge odgovorov« v razdelku »Nastavitve« → »Laboratorij«. Ko naslednjič natisnete odgovor, ga shranite kot predlogo in ga lahko pošljete vsem istim zahtevam.

6. Kliknite manj

Pustite miško oddih

Skoraj vse v Gmailu je mogoče narediti s tipkovnico. Osnovne bližnjice na tipkovnici delujejo privzeto, vendar ne pozabite iti v Nastavitve → Splošno in omogočiti funkcijo bližnjic na tipkovnici. Shranite spremembe in nato kliknite vprašaj, da si ogledate možne bližnjice na tipkovnici.

Nehajte preverjati druge poštne predale

V razdelku »Nastavitve« → »Računi in uvoz« kliknite povezavo »Dodaj svoj poštni račun POP3« in Gmail bo naložil vašo pošto iz drugih nabiralnikov. Nato nastavite pošiljanje sporočil: odgovorite lahko tako s svojega Gmailovega naslova kot z drugih e-poštnih naslovov.