6 nasvetov za učinkovito upravljanje e-pošte

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

E-pošta je eno najboljših komunikacijskih orodij in morda edino, ki ga uporabljajo vsi uporabniki brez izjeme. Morda vam je všeč hitra sporočila ali pa ne, uporabljate Skype ali Facebook klepet, verjetno pa imate e-poštni naslov.

Vsak dan prejmemo v naš nabiralnik ne le sporočila prijateljev in sodelavcev, ampak tudi na desetine oglasnih pisem, obvestil, samo neželene pošte. Da bi se izognili utopitvi v ogromni količini dohodnih sporočil, je zelo pomembno razviti in uporabljati učinkovite e-poštne veščine.

avtorske pravice

Načrtujte čas za preverjanje e-pošte

Če menite, da porabite preveč časa za obdelavo pošte in se število pisem v vašem nabiralniku še vedno ne zmanjšuje, poskusite bolj togo načrtovati čas za preverjanje nabiralnika. Običajno začnemo preverjati pošto, v pismu najdemo zanimivo povezavo, gremo na spletno mesto, od tam na drugo … in po pol ure se spomnimo in se vrnemo k razčlenjevanju črk. Posledično je minil čas, vendar se zadeva ni premaknila.

Zato si za delo s pošto poskusite nameniti določen omejen čas. Vsakdo lahko samostojno nastavi pogostost in trajanje teh intervalov, odvisno od obsega svoje korespondence. Morda bo to ura zjutraj in ena ura ob koncu delovnega dne ali pa vam bo bolj priročno, da se vsako uro za pet minut prijavite v svoj poštni račun. Najpomembneje je, da se skušajte strogo držati urnika, ki ste si ga zastavili, in vas ne moti nič tujega. Zavest, da vaš čas je omejen, bo neizogibno vodilo k povečanju učinkovitosti obdelave poštnih potrdil.

Vsaka črka pomeni dejanje

Glavno pravilo, ki ga morate upoštevati pri razčlenjevanju pošte, je, da vsako odprto pismo zahteva, da nekaj storite. Če ste pismo odprli, ga v nobenem primeru ne pustite več v mapi Prejeto. Na pismo se morate nemudoma odzvati ali ga posredovati nekomu, ki se bolje ukvarja s to težavo, ali pa si načrtujte opravilo v Google Tasku ali koledarju – v vsakem primeru bi moralo pismo zaradi vašega dejanja izbrisati ali premakniti v arhiv, tj zapusti nabiralnik … Če boste upoštevali to preprosto pravilo, bo vaš nabiralnik slej ko prej očiščen.

avtorske pravice

Filtri in bližnjice

Če vsak dan prejmete veliko število e-poštnih sporočil, vam njihovo razčlenjevanje vzame veliko časa in truda. Zakaj za to ne uporabite sredstev poštne službe, še posebej, ker ima večina storitev to funkcijo in so odlično izvedene?

Gre za nastavitev filtrov za samodejno obdelavo pošte. Namesto da ročno klikate vsako objavo in vsak vaš klik zahteva enak čas in trud, samo enkrat nastavite filtre, ki jih želite. Na primer, vsa sporočila z naslovov vaših sorodnikov bodo samodejno šla v mapo Družina in so označena z oznako kot pomembna. Vsa sporočila za javnost gredo v ločeno mapo mimo mape Prejeto, obvestila iz družbenih omrežij pa se takoj pošljejo v koš.

Na ta način lahko sporočila razvrstite po glavnih temah in se ustrezno pripravite na njihovo obdelavo. Ne boste več imeli situacije, ko bi vaši možgani pri razčlenjevanju pošte preklopili z gospodinjskih opravil na poslovna vprašanja, nato pa takoj na razvedrilna sporočila in nato nazaj.

Obstaja ogromno možnosti za ustvarjanje različnih filtrov in prepričan sem, da boste, ko boste zgradili avtomatski sistem filtriranja, prihranili dneve in mesece svojega časa. Poleg tega lahko z dodeljenimi oznakami ali distribucijo po mapah preprosto najdete črke, ki jih potrebujete v arhivu (se spomnite, da je naša mapa Prejeto popolnoma prazna?).

Uporabite iskanje

Mnogi uporabniki, zlasti začetniki, hranijo vsa svoja e-poštna sporočila v mapi Prejeto, ker se jim zdi, da jih pri arhiviranju nikoli več ne bodo našli. Če nastavite sistem filtrov in bližnjic, kot je opisano v prejšnjem odstavku, je vaš arhiv že organiziran in v njem je veliko lažje krmariti. Ne pozabite pa tudi na iskalno vrstico. Na primer, v Gmailu je sistem za iskanje črk tako popoln (kdo bi dvomil!), da ne bo težko najti nobene črke.

Uporabite oznake

Številne e-poštne storitve imajo funkcijo označevanja sporočil s posebnimi označevalci (v Gmailu so to zvezdice). Z njihovo pomočjo je enostavno označiti potrebna sporočila, ki zahtevajo vašo pozornost, in jih postaviti v ločeno mapo. V Gmailu lahko izberete svoj nabor zastav in jih uporabljate precej prilagodljivo. Tako bo že en pogled na vsebino vaše mape »Prejeto« dovolj za razlikovanje e-poštnih sporočil glede na njihovo pomembnost.

Uporabite bližnjice na tipkovnici

Uporaba bližnjic lahko tako pospeši obdelavo korespondence, da je vredno porabiti nekaj ur za njihovo preučevanje. Pred tem pa si oglejte nastavitve (v Gmailu je to Nastavitve - Splošno - Bližnjice) in se prepričajte, da so vklopljene. Po tem samo pritisnite vprašaj na tipkovnici in videli boste poziv z vsemi bližnjicami Gmaila.

E-pošta je odlično komunikacijsko orodje, vendar to ne pomeni, da morate temu procesu posvetiti polovico svojega življenja. Maksimalna avtomatizacija vseh procesov, hitri odgovori ali posredovanje sporočil, načrtovanje časa, skupaj z drugimi nasveti iz tega članka, vam bodo omogočili dokaj hitro obravnavo poljubnega števila črk in prihranili več časa za bolj prijetne dejavnosti.