Kako upravljati pošto: 10 nasvetov osebja TED

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Uslužbenec TED-a Michael McWaters je na svojem blogu delil 10 nasvetov, kako ohraniti svojo mapo »Prejeto« urejeno.

Kdo, če ne uredniki in menedžerji TED-a, lahko govorite o metodah ravnanja s preobremenjeno pošto. Kot pravijo, v podjetje vsak dan pride na stotine pisem, števec prejete elektronske pošte za nekatere zaposlene pa je že zdavnaj presegel tisoč.

Michael McWaters, TED UX arhitekt, ponuja 10 rešitev za to težavo.

V prihodnosti ne boste imeli več časa kot zdaj

Michael je opazil, da veliko ljudi pošiljanje po pošti odloži za pozneje, ker verjamejo, da bodo imeli kdaj v prihodnosti več časa za to. Nebom. Vaša stopnja zaposlenosti bo verjetno ostala v naslednjem tednu, mesecu, letu. Morda ste tega celo veseli. Vendar bo enako veliko časa za pošto. Zato začnite delati z njo takoj.

Poskusite začeti iz nič

Obstajata dva načina za to:

1. Vzemite si nekaj časa in očistite pošto v več korakih. Odvisno od tega, koliko e-poštnih sporočil imate, vam bo potrebnih do deset prehodov, da jih izbrišete. Če je to težko, razdelite delo na več 15-minutnih kosov.
2. Pojdi na zlom. Vzemite si tri ali štiri ure in poskrbite, da bo vaša mapa Prejeto idealna za čistočo in red.

Vsak dan si vzemite nekaj časa

Za Michaela je to najtežji del načrta. Vsak dan boste morali večkrat delati s pošto. Svetuje, da si vsake štiri ure namenite 15 minut in se osredotočite samo na mapo »Prejeto«.

Če črka ni zelo pomembna - izbrišite

Obstaja skušnjava, da bi vsako bolj ali manj pomembno pismo poslali v ločeno mapo, da bi ga pozneje obravnavali. Če pa pismo trenutno ne zasluži vaše pozornosti, ga izbrišite.

Odjavite se od vseh nepotrebnih e-poštnih sporočil

Pogosto grešim tako, da preprosto izbrišem e-pošto iz poštnih sporočil, ki zame niso zanimivi. Michael je bolj kategoričen:

Če vam glasilo ni zanimivo, ne samo izbrišite pismo, ampak se od njega tudi odjavite.

Na dnu vsake črke je gumb "Odjava" ali Odjava. Uporabite ga po navodilih. In bolj pogosto, tem bolje. Uporabite lahko tudi storitev Unroll.me, o kateri smo govorili tukaj. To vas bo samodejno odjavilo od nepotrebnih e-poštnih sporočil.

Če je sporočilo še vedno v mapi Prejeto, ga preberite

Če je bilo pismo preverjeno in se niste odjavili in ga niste takoj izbrisali, ga preberite. Če je kratka, jo takoj preberi. Če je dolgo, pošljite e-pošto v prej ustvarjeno mapo Read in se vrnite vanjo, ko boste imeli več prostega časa. Michael verjame, da če ste iskreni do sebe, bo v to mapo padel najmanjši odstotek vseh pisem.

Na kratka e-poštna sporočila je bolje odgovoriti takoj

Če e-poštno sporočilo, ki ste ga poslali, zahteva hiter odgovor, odgovorite … takoj. Ne čakaj. Ko pošljete svoj odgovor, izbrišite e-pošto. Če pismo vsebuje kopijo, poslano drugemu prejemniku, in mu ni treba vedeti vašega odgovora, jo odstranite od prejemnikov.

Posredujte e-pošto kolegom, če se znajo bolj kompetentno odzvati

Preusmerite e-pošto z majhno razlago in ga izbrišite iz mape »Prejeto«.

Zaposlite se z razvrščanjem

Vsaka poštna storitev daje uporabnikom možnost ustvarjanja map. Je najboljše orodje za obravnavo preobremenjene pošte. Ustvaril sem mapo za delo, fotografije, študij in druge stvari. Michael predlaga, da ustvarite mape "Projekti", "Drugo", "Odgovori pozneje". Glavna stvar je, da se počutite udobno.

Izberite pravo aplikacijo

Zame je Mailbox postal taka aplikacija. Tudi Michael je izbral njega. Vendar obstaja veliko možnosti. Pri iskanju Lifehackerja lahko vnesete besedo "pošta" in ime operacijskega sistema, za katerega iščete odjemalca. Obljubim, da boste našli nekaj primernega.

Izid

Če niste mogli prebrati članka (povejte nam zakaj), je tukaj kratek seznam vseh korakov:

1. V nekaj krogih razstavite svojo mapo »Prejeto«.
2. Odločite se, kaj boste storili s pismom, takoj ko prispe.
3. Občasno očistite pošto.
4. Odjavite se od nepotrebnih e-poštnih sporočil.