Kaj je najboljše za produktivnost: kaizen proti ustvarjalnemu neredu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Ne glede na to, ali imate radi nered ali raje čisto delovno mesto, ni pomembno. Vsaka od teh metod ima svoje prednosti in slabosti.

Predstavljajte si, da ste ustvarjalna oseba, ki potrebuje svojo majhno, prijetno, navdihujočo zmešnjavo za udobno delo. Tako, da so pomembne opombe prepredene s čudovitimi razglednicami iz držav, kjer ste preživeli nepozaben dopust, ali letaki iz najbližje kavarne, poleg monitorja pa je vedno stala vaša najljubša umazana skodelica.

Kaj lahko narediš, ti si tak človek. Popoln red vas dolgočasi in ubije vso željo po ustvarjanju, preprosto nimate časa za urejanje papirjev. Zdaj si predstavljajte, da ste nenadoma postavljeni v stroge okvire nenavadnega japonskega kaizen sistema.

Kaj je Kaizen

Kaizen je japonska filozofija, ki je usmerjena v nenehne izboljšave in spremembe na bolje. Kaizen je tisto, čemur lahko preprosto rečete vitka proizvodnja. Pravi predmet na pravem mestu v pravi količini. Red, sortiranje, sprejeti standardi, vzdrževanje in čistoča.

Dokumenti, materiali, proizvodna sredstva - vse to je shranjeno, vzdrževano urejeno in sistematizirano tako, da lahko vsak zaposleni hitro najde vse, kar potrebuje. V velikih podjetjih gre pri kaizenu za proizvodne procese, pri pisarniških delavcih pa se odraža v njihovem delovnem okolju.

To velja tudi za delovni prostor na sistemskih diskih (standardna imena datotek) in pisarniški material (vaše mesto za papir ali tiskalniške kartuše) in shranjevanje dokumentov (mape, podpisane na standarden način).

Prednosti kaizen sistema

Če upoštevamo kaizen na ravni podjetja, se ta sistem izkaže za koristen in produktiven. Naj vam dam preprost primer. Imel sem srečo, da sem delal v veliki tovarni, kjer je bil kaizen izkoriščen na polno. Na primer, predlog enega od zaposlenih, da bi na palete naložili še štiri škatle, je pripeljal do dejstva, da je kompetentna distribucija izdelkov omogočila prihranek znatnega zneska za najem skladišča.

Ali primer uporabe kaizena v pisarni. Prostor za shranjevanje papirja je označen z lestvico. Če se količina papirja zmanjša na določeno oznako, je čas, da razmislite o naročilu nove serije. To pomaga vnaprej predvideti situacijo, ko bo nekaj manjkalo.

Kar zadeva osebni prostor pisarniškega delavca, morate vedno imeti čisto mizo. Vse mape z dokumenti morajo biti podpisane in usklajene.

V tem primeru boste vedeli, kje in koliko je pisarniškega materiala. To je zelo priročno.

Osebna izkušnja uporabe kaizena

S filozofijo kaizena sem se prvič srečal, ko sem se zaposlil v japonskem podjetju. V pisarni je morala vsaka stvar stati na svojem mestu, označena z zeleno nalepko. Na moji mizi je bila fotografija monitorja, tipkovnice in miške, ki sedijo na prazni mizi. In napis: "Tako izgleda moje namizje ob koncu dneva."

Vse bi bilo v redu, a v tej "sterilnosti" sem nenadoma začel pogrešati sebe. Ker sem ustvarjalna oseba, sem se včasih obkrožala s stvarmi, ki jih imam rada. Potreboval sem "red v neredu": primer, ko se od zunaj zdi, da je vaša miza natrpano mesto, vendar točno veste, kaj in kje.

Zdelo se mi je, da je trajalo veliko časa, da sem delovne pripomočke postavil na svoja mesta. In nekega dne se je v duši prikrajšanega umetnika prebudil protest. In zdaj je ljubljena skodelica, ki preprosto nima časa za pranje, skrita v predalu za osebne stvari. In moja duša je vesela takšnega nemira.

Pred tem sem delal kot oblikovalec v majhni oglaševalski agenciji. Na moji mizi so bili filmski letaki, najrazličnejše smešne slike, pa skleda oreščkov in celo antistresna žoga, na katero smo vsak teden oblekli nov kostum, ki smo ga naredili iz papirja. In to je bilo dobro.

Ampak ali je tako dobro? Za iskanje res pomembnega kosa papirja je trajalo približno enako časa kot za popoln red. Da me je zamotil časopis s horoskopom, ki je brezdelen, je bila običajna stvar, pa tudi čas je potreboval.

Kaj navsezadnje izbrati?

Moja odločitev je bila preprosta: izbral sem najboljšega izmed dveh pristopov. Sistematizacija in red, ki ga ponuja kaizen, v kombinaciji z njeno vizijo in najljubšimi stvarmi.

Glavno pravilo je, da ne pretiravajte s kaizenom ali motnjo.

V mojih omarah, predalih in dokumentih je vse razporejeno po jasnem sistemu. Toda na moji mizi je vedno kotiček, namenjen navdihujočim stvarem: risbe, roža v loncu in slon s Tajske.

Ne bojte se potruditi in razvrstiti pomembne stvari na police. Ko se malo navadite, boste razumeli, da je zelo priročno. In za svoj nered namenite ločen kotiček.

Kaizen je dober, dokler ne porabite več časa za obliko kot za vsebino. Ustvarjalni nered je dober, dokler se ne spremeni samo v nered.

Na novo delovno mesto sem prinesel tri stvari. Najprej skodelica. Drugič, blok z odstranljivimi kariranimi listi namesto dnevnika. Tretjič, cvet v loncu, ki ga sam ljubeče imenujem George. V čast Georgeu Harrisonu. V vseh drugih pogledih - popoln kaizen.