Kako preživeti manj časa v e-pošti

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Preverjanje e-pošte je za mnoge postalo odvisnost. Lahko pa se ga znebite in povečate svojo produktivnost.

Preverjanje e-pošte je zelo podobno odvisnosti. Razlogov za to je več.

• Tako kot med seksom, igranjem na srečo ali jemanjem mamil se med preverjanjem elektronske pošte v možganih sprošča hormon užitka dopamin.
• Nenehno preverjamo naš nabiralnik, ker želimo biti na tekočem in se bojimo, da bomo kaj zamudili.
• E-poštna sporočila razčlenjujemo, da se lahko sprostimo in ne počnemo težjih stvari.

Toda ta čas bi lahko bil veliko bolje preživet. Kevin Cruz, avtor knjige 15 Secrets of Time Management: How Successful People Do Everything, ponuja pet nasvetov, ki vam bodo pomagali prepoloviti čas e-pošte.

1. V svoj urnik dodajte razčlenjevanje

Ne preverjajte e-pošte, ampak jo obdelajte. Z razčlenjevanjem sporočil ravnajte tako kot pri vsakem drugem delu. Načrtujte ga, dodajte v svoj koledar in nato začnite. Cruz svetuje, da svojo pošto razvrstite trikrat na dan: zjutraj, popoldne in zvečer.

Ni pomembna količina časa, porabljenega za delo s pošto. Nekdo bo potreboval tri ure na dan za razčlenitev sporočil, drugi pa 30 minut. Glavna stvar je, da k temu poslu pristopite zavestno, kot k običajnemu delu.

Kevin Cruz

2. Ne pošljite vsem kopije pisma

Manj e-poštnih sporočil, ki jih pošljete, manj boste prejeli v zameno. Zato poskusite, da v kopijo pisma ne postavite toliko ljudi. Vključno, ne potrdite polja »Odgovori vsem«.

Nekaterim je uspelo zmanjšati e-poštni promet za 50 %, ko so se usposobili, da dvakrat premislijo, preden pošljejo novo e-pošto.

3. Filtrirajte sporočila

Nastavite filtre za vstavljanje različnih vrst črk v različne mape. Tako lahko izgubljate čas le za zares pomembna sporočila in ne boste preobremenjeni z ostalimi.

4. Nehajte uporabljati mapo »Prejeto« kot seznam opravil

Mnogi ljudje si pošiljajo sporočila z različnimi nalogami za pozneje in tako spremenijo nabiralnik v drug seznam opravil. Toda to samo škodi produktivnosti.

Cruz predlaga ta pristop. Ko odprete novo e-pošto, se najprej vprašajte, ali jo lahko izbrišete. Če ne, razmislite, ali ga lahko prenesete na nekoga. Če to ni mogoče, ugotovite, ali lahko to rešite v manj kot petih minutah. Če je tako, super. Če ne, odložite pismo za pozneje. Vendar ga ne puščajte v mapi »Prejeto«, temveč ga prenesite v svoj koledar in izberite določen datum in uro, ko lahko to storite.

5. Sporočite svojo namero drugim

O tem se pogovorite s sodelavci, da se boste lažje držali načrta. Povejte svojemu šefu, da boste za izboljšanje vaše produktivnosti izklopili nova e-poštna opozorila in razčlenili e-pošto samo ob določenih časih.

Dogovorite se tudi o tem, kako se lahko obrnete na vas v primeru nujnih zadev.

Če poskušate skrajšati čas za delo z e-pošto, morate spremeniti svoje navade, kar je vedno težko doseči takoj. Bodite potrpežljivi in se pripravljeni zavedati, da vam ni treba porabiti toliko časa za pošto.