Kaj je napaka pri načrtovanju in kako pravilno oceniti roke

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Šest načinov, kako to lahko storite v službi in v vsakdanjem življenju.

Kaj je napaka pri načrtovanju

V zadnjih treh letih sem doma prepleskal pet sob. Začel sem s spalnico in načrtoval, da bom to uredil v enem tednu. Vendar je bil končni dotik narejen šele mesec dni pozneje.

Mislite, da sem ob začetku druge sobe predvidel mesec dni, da jo pobarvam? Vendar ne. Prepričan sem bil: ker sem že napolnil roko, bom zagotovo končal do konca tedna, največ - do naslednjega. Ampak spet mi je vzelo en mesec. Tako kot pri vsaki drugi sobi. Poleg kuhinje je trajalo še dlje.

Vsakič, ko sem se pripravljal na barvanje druge sobe, sem pričakoval, da bo čez teden ali dva vse pripravljeno. Izkušnje so mi govorile, da tega ne bom nikoli naredil v manj kot mesecu dni. Težko pa se je bilo odreči zaupanju, da bo tokrat šlo zagotovo hitreje.

Ta prevelika samozavest, zaradi katere podcenjujemo čas, ki ga potrebujemo za reševanje težav, ima ime: napaka pri načrtovanju. Ta koncept sta v poznih 70-ih uvedla psihologa Daniel Kahneman in Amos Tversky.

Znanstveniki so pojasnili, da ljudje pri načrtovanju pogosto ignorirajo svoje pretekle izkušnje. V mojem primeru je bilo dejstvo, da sem vsakič potreboval en mesec, da sem pobarval sobo. Običajno se osredotočimo le na nalogo, ki je pred nami: ta soba je majhna, kar pomeni, da ne bo trajalo dolgo, da jo barvamo.

Daniel Kahneman o tem podrobno govori v knjigi Think Slow … Odločite se hitro. Trdi, da so napake pri načrtovanju običajno povezane z dvema stvarema:

1. Ne upoštevamo, koliko časa smo v preteklosti potrebovali za dokončanje podobnih nalog.
2. Predvidevamo, da se ne bomo soočili z zapleti, ki povzročajo zamude.

Do česa vodi napačna ocena časa?

Po podatkih Inštituta za upravljanje projektov je nekaj več kot polovica vseh projektov končanih v roku.

Toda ena stvar je podcenjevati čas, ki je potreben za barvanje sobe (to vam bo le malo neprijetno). Povsem drugo je narediti isto napako pri ocenjevanju delovnih nalog in projektov. Tu so lahko posledice veliko hujše.

V najboljšem primeru bo to povzročilo, da boste morali vi ali vaša ekipa delati nadure. V najslabšem primeru - do pomanjkanja proračuna, majhnih dobičkov, nezadovoljstva s šefi in strankami.

Kako pravilno oceniti naloge

Nehati morate načrtovati, zaupati eni intuiciji. Bolje je uporabiti posebne tehnike.

1. Gradite na prejšnjih izkušnjah

Psihologa Kahneman in Tversky priporočata: pred začetkom dela morate ne le oceniti, kaj je treba storiti, ampak tudi oceniti, koliko časa običajno porabite za takšne naloge.

Ustvariti morate na primer novo funkcijo za mobilno aplikacijo – ugotovite, koliko časa je vaša ekipa porabila za podobno nalogo. Če želite napisati objavo v spletnem dnevniku s 4000 besedami, poiščite podatke o tem, koliko ur ali dni ste si nazadnje vzeli.

Če delate sami, je te podatke najlažje zbrati z aplikacijo za sledenje časa. Uporabite ga pri različnih vrstah nalog in kasneje uporabite že pripravljena poročila.

Za timske dejavnosti pride prav programska oprema za vodenje projektov. Večina jih uporablja več načinov zbiranja podatkov, na primer ob upoštevanju dejanskega delovnega časa in izdelavi gantograma.

2. Prosite nekoga drugega, da oceni vašo nalogo

Leta 1994 je revija ameriškega psihološkega združenja "Personality and Social Psychology" objavila rezultate petih študij, ki so jih izvedli Roger Buhler, Dale Griffin in Michael Ross.

Potrdili so, da ljudje pogosto naredijo napako pri načrtovanju, ki sta jo opisala Kahneman in Tversky. A na dan je prišlo še nekaj: velikokrat napačno ocenimo stroške lastnih nalog, lahko pa kar dobro napovemo, koliko časa bo še kdo drug.

Raziskovalci so udeležence študije prosili, naj ugibajo, koliko časa bo trajalo, da druga oseba opravi določeno nalogo. Pri odgovarjanju so se pogosteje sklicevali na obstoječe izkušnje. In tudi ko ga ni bilo, so bile njihove ocene veliko bolj racionalne od zaključkov tistih, ki naj bi opravili nalogo.

To je zato, ker smo običajno zelo optimistični glede svojih sposobnosti. In veliko bolj objektiven, ko gre za nekoga drugega. Zato namesto, da poskušate sami oceniti naloge, prosite prijatelja ali sodelavca, da to stori namesto vas.

3. Ustvarite časovni razpon in upoštevajte možnost zamud

Znane so znane stvari, za katere vemo, da jih poznamo. Obstajajo tudi znane neznanke – stvari, za katere vemo, da jih ne poznamo. A še vedno obstajajo neznane neznanke – to so stvari, ki jih ne vemo, jih ne poznamo.

Donald Rumsfeld ameriški politik

Ta citat se pogosto omenja pri vodenju projektov. Da bi pojasnili neznane neznanke, o katerih govori Rumsfeld, vodje uporabljajo tisto, kar imenujejo stožec negotovosti. Zasnovan je tako, da prikaže časovni razpon, ki ga lahko zahteva naloga.

Ko prvič začneš delati na projektu, o njem še malo veš. Zato se lahko dejanski čas, potreben za njegovo dokončanje, močno razlikuje od napovedi. Mislite, da bo delo trajalo dva dni, v resnici pa lahko traja osem. Ali pa le nekaj ur.

Toda ko proces napreduje, se ta razpon skrči. Vendar pa lahko natančno poveš, koliko časa potrebuješ na koncu – ko je projekt zaključen.

Kljub temu stožec negotovosti omogoča natančnejšo oceno. Če ne veste veliko o prihajajočem projektu, delite ocenjeni čas izvajanja s štirimi, da najdete spodnji konec obsega, in pomnožite z istim, da določite zgornjo mejo. Rezultat bo na primer od 1 do 16 dni.

Če vam tako velik obseg ne ustreza, uporabite samo zgornjo mejo za računovodstvo - potem bo verjetno delo trajalo 16 dni. To ni najbolj natančna številka, vendar je najverjetneje bližje realnosti kot vaša prvotna napoved.

4. Oceni problem s tremi točkami

Ta metoda vam bo pomagala biti bolj objektivna. Za vsako nalogo morate dati oceno:

• najboljši scenarij;
• najslabši možni scenarij;
• najverjetnejši scenarij.

Prva številka se bo najverjetneje ujemala z vašo prvotno napovedjo. Ocena najverjetnejšega scenarija lahko temelji na empiričnih podatkih, ki jih imate. In ko ocenjujete najslabše, morate razmisliti, kako dolgo bo trajalo, če gre kaj narobe.

S tremi številkami izračunajte povprečje. Na primer, če je najboljši scenarij tri dni, je verjetno pet dni, najslabši pa devet, samo dodajte: 3 + 5 + 9 = 17. Nato to število delite s tri. Izkazalo se je v povprečju 5, 67 dni - to je vaša napoved zahtevanega časa.

5. Izračunajte stopnjo napake

Steve Pavlina, avtor Tečaja osebnega razvoja za pametne ljudi, priporoča izračun koeficienta, kako se motite pri načrtovanju. V prihodnosti bo to številko mogoče uporabiti za vsa vaša opravila.

Podajte oceno časa za več nalog, ki jih morate opraviti v bližnji prihodnosti. Zapišite svoje domneve. Po končanem delu zabeležite, koliko ste na koncu porabili.

Dodajte vse načrtovane ure skupaj. Enako storite z dejanskim. Zdaj delite ves dejanski čas s prvotno oceno - dobite želeno razmerje.

Na primer, ocenjujete, da bo trajalo 12 ur, da opravite več nalog. Na koncu smo porabili 15. Stopnja napak: 15/12 = 1,25 To pomeni, da so vam naloge vzele 25 % dlje, kot ste načrtovali.

Zdaj vedno pomnožite svoje začetne ocene z nastalim faktorjem napake - in bodo natančnejše.

6. Izvedite oceno ob najbolj neproduktivnem času dneva

Ameriški analitik in avtor poslovne literature Daniel Pink v svoji knjigi Timehacking. Kako nam znanost pomaga narediti vse pravočasno, se je potopila v raziskave o naših kronotipih - notranjih urah.

Preučeval je, kako vplivajo na to, kako se počutimo čez dan. In ugotovila sem, da kronotipi ne nadzorujejo le naše telesne in duševne aktivnosti, ampak tudi določajo, v katerem času dneva smo najbolj ustvarjalni in kdaj smo nagnjeni k pozitivnim in negativnim mislim.

Pink navaja raziskavo Scotta Golderja in Michaela Macyja, ki sta analizirala razpoloženje ljudi na Twitterju. Ugotovili so, da objave uporabnikov običajno niso zelo pozitivne v obdobjih nizke produktivnosti.

Za večino ljudi se ta upad pojavi sredi dneva, takoj po kosilu. Kot pravita Golder in Macy, je malo verjetno, da boste v tem času dobro razpoloženi. Tako se lahko izognete pretiranemu samozavest in optimizmu ter posledično učinkoviteje načrtujete.

Bistvo slednje metode je torej vrednotenje nalog ob upadanju produktivnosti. To je približno šest ur po prebujanju. Lahko pa samo počakate, da se pojavi občutek razpršenosti in utrujenosti.

Na podlagi rezultatov dela preverite, ali ste se s tem načrtovanjem časa približali realnosti.

Že samo razumevanje napake pri načrtovanju vam bo pomagalo pravilno oceniti naloge. Morda ne boste mogli nadzorovati svoje nagnjenosti k precenjevanju lastnih sposobnosti. Toda če se zavedate, kako pretiran optimizem vpliva, in poskušate ta vpliv zmanjšati, boste veliko bolje upravljali svoj čas.