Vodnik za začetnike za GTD

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Tehnika upravljanja s časom GTD vam pomaga organizirati in spremljati opravila, si iz glave izbiti vse informacije in začeti ukrepati.

Kaj je GTD

Naši možgani zlahka pridejo do novih idej, a zapomniti si jih je veliko težje. Na primer, spomni se, da morate naslednji teden kupiti mamino darilo za rojstni dan. Namesto da bi vas na to opomnili, ko boste šli mimo njene najljubše trgovine, vam bodo možgani preprosto dali občutek, da bi morali nekaj kupiti.

GTD (Getting Things Done) je tehnika, ki pomaga pretvoriti nejasne ideje, impulze, uvide in nočna razmišljanja v dejanja. Ko se naučite zanašati se na ta sistem, vaši možgani ne bodo imeli vseh informacij. Tako boste zmanjšali stres in imeli boste moč za bolj produktivne dejavnosti.

Kako deluje ta tehnika

GTD temelji na sistemu seznamov, s katerim organizirate vse, kar vam pride na misel. Če ga želite implementirati v svoje življenje, morate zabeležiti in obdelati vhodne informacije. Poleg tega boste morali ustvariti takšne sezname: "Dohodni", "Naslednja dejanja", "Čakalni seznam", "Projekti" in "Nekega dne". Vse, kar zahteva vašo pozornost, bo najprej šlo v mapo »Prejeto« in nato na enega od drugih seznamov.

1. Zbiranje

Zberite vse informacije, ki potrebujejo vašo pozornost, od pisem, na katere morate odgovoriti, do genialnih idej, ki vam pridejo na misel med tuširanjem. Zbirno mesto je lahko papirnati zvezek, priloga ali e-pošta, na katero boste pošiljali pisma sami sebi.

Ko ste prvič začeli uporabljati tehniko GTD, poskusite osvoboditi glavo vseh nakopičenih informacij. Zapišite vse, kar potrebujete ali želite narediti, vse, kar vas je v zadnjih dneh ali tednih okupiralo, motilo vašo koncentracijo ali se je spomnilo v neprimernem trenutku.

2. Obdelava

Upoštevajte zbrane informacije. To je glavno pravilo celotnega sistema. To počnite redno, da ga ne naberete preveč. Za obdelavo informacij si zastavite vrsto vprašanj.

• Je rešljivo? Sprašujete se, ali je mogoče kaj narediti, da ta element odstranite s seznama. Če ne, ga izbrišite ali premaknite na seznam Nekega dne. Koristne informacije, s katerimi vam ni treba storiti ničesar, na primer recept ali zanimiv članek, shranite na ločeno mesto. Stvari, ki jih želite početi v daljni prihodnosti (učiti se japonščino, napisati knjigo), jih premaknite na seznam "Nekega dne", da se ne uvrščajo med "Naslednja dejanja".
• Ali je mogoče zadevo dokončati v enem koraku? V GTD se vse, kar zahteva več kot en korak, imenuje projekt. Če imate v mapi Prejeto več povezanih opravil, zanje ustvarite ločen projekt. Dodajte njegovo ime na seznam projektov in izberite eno dejanje, ki ga želite dodati v "Naprej".
• Bo trajalo več kot dve minuti? Če ne, naredite to takoj. Hitreje je, kot da ga dodate na svoj naslednji seznam opravil ali ga prenesete na nekoga drugega. Če je za dokončanje naloge potrebno več časa, razmislite, ali jo zmorete samo vi ali jo lahko prenesete na nekoga.
• Ali ga lahko prenesem na nekoga? Če je tako, delegirajte. Ko morate spremljati napredek, premaknite element na "Seznam čakanja". Če naloge ne morete prenesti, jo dodajte v svoj koledar ali na seznam »Naprej«.
• Ali obstaja določen rok? Če je tako, dodajte to v svoj koledar. Ne zapišite vsega, kar želite narediti v enem dnevu. Vnesite samo tisto, kar je treba storiti: obisk pri zobozdravniku, sestanek, let. Če ni določenega roka, premaknite primer na Naslednji koraki.

3. Organizacija

Vse razvrstite na svoje mesto: na enem od petih seznamov, v mapi s koristnimi informacijami za prihodnost, v koledarju ali v košu za smeti.

Na "čakalni seznam" dodajte vse primere, ki so iz nekega razloga zastali. Na primer, ko ne morete nadaljevati, dokler ne prejmete odgovora na vašo e-pošto, ali ko čakate na dostavo. Ne pozabite navesti datuma poleg vsakega elementa.

Naslednji koraki morajo vsebovati naloge, ki jih je treba opraviti čim hitreje. Oblikujte jih kot izvedljiva fizična dejanja, da se boste lažje lotili posla. Na primer, bolje je zapisati "pokliči Leno in se dogovoriti, da bo v četrtek zvečer sedela z otrokom", kot pa "se dogovoriti, da nekdo sedi z otrokom", čeprav je v bistvu isto.

V idealnem primeru bi morali vsakemu elementu v "Naprej" dodati kontekstno oznako. Povedal vam bo, kje morate biti, s kom, kaj morate vzeti s seboj. Lahko imate na primer oznake "nakupovanje", "v službi", "z otroki", "telefon", "računalnik". Navedete lahko tudi, koliko časa imate za ta primer ali kakšno prioriteto ima. Nato lahko po potrebi hitro razvrstite vse primere po oznakah.

4. Pregled

Enkrat na teden preverite vse sezname. Dlje ko pustite stvari v mapi Prejeto, težje jih boste pozneje obravnavali.

• Za vsak projekt je treba določiti eno naslednje dejanje.
• Vsak element v razdelku »Naprej« bi moral biti nekaj, kar želite narediti v prihajajočem tednu. Premaknite vse nepotrebne stvari na seznam »Nekega dne« ali jih v celoti izbrišite.
• Občasno poskusite nekaj premakniti s seznama »Nekega dne« v »Naslednji koraki«.

5. Izvedba

Ukrepajte! Če ste sistem pravilno organizirali, bo to najlažji korak. Z rednim ponavljanjem prvih štirih korakov boste popolnoma prepričani, da so vse stvari na seznamu nujne, da napredujete in se približujete svojim ciljem.