6 načinov, kako čim prej končati sestanek in doseči rezultate

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Sestanke morate znati dobro in učinkovito organizirati. To ni tako enostavno, kot se morda zdi na prvi pogled. Če pa se naučite določiti pravi čas, uporabljati okolje in jasno postaviti cilje, lahko sestanke vodite hitro in učinkovito.

Prepričajte se, da je cilj jasen

Namesto da bi rekli: "Zberimo celotno pisarno ob 11. uri," se vprašajte: "Kaj želimo doseči?"

Vsekakor morate vedeti, zakaj sploh gostite to srečanje:

• ustvariti idejo;
• sprejeti odločitev;
• dokončati posel;
• za odgovore na vprašanja o prihajajočih spremembah.

Mogoče ti ustreza:

• poslušati pritožbe zaposlenih (ali je treba to narediti v obliki skupinskega sestanka?);
• ponovno razpravljati o že odločenem;
• narediti nekaj, o čemer se lahko pogovorimo ali rešimo po telefonu ali elektronski pošti.

Ne imejte velikih zbiranj

Uporabite odlično "pravilo dveh pizz" in na srečanje ne povabite preveč ljudi. Ustvariti morate ekipo, v kateri je vsak na svojem mestu. Zato naj se srečanja udeleži toliko ljudi, kolikor lahko nahraniš dve pici.

Bistvo ni samo nahraniti vse, ki so prišli na sestanek. Velike skupine ljudi ne morejo učinkovito sprejemati odločitev. Obstaja celo koncept. Pojavi se v velikih skupinah ljudi, ko posamezniki zaradi strahu pred obsojanjem sodelavcev in vodij ne morejo izraziti svojega mnenja. Majhne skupine so s tega vidika bolj priročne. Zato so bolj učinkoviti.

Najprej čas, nato časovnik

Zamudniki so zelo nadležni in moteči. Naučite jih, da pridejo pravočasno.

Če ne cenijo svojega časa, ne bodo cenili niti časa vseh drugih.

To storite na naslednji način.

Določite čas sestanka za, recimo, 08:48. Presenetljivo bo ta poteza delovala in ljudje bodo začeli prihajati pravočasno. Za tiste, ki zamujajo, jih morate naučiti plačati. In ne denar. Naj na primer zapojemo. Takšne kazni delujejo veliko bolje kot denarne kazni. V enem mesecu boste pozabili, kako zveni petje vaših podrejenih.

In seveda se naučite nastaviti časovnik. Za vsakega govornika, če sploh, in za celotno srečanje na splošno. Tako se srečanje ne bo zavleklo in vsako minuto boste vedeli, kaj ste porabili.

Stoli morajo biti pravi

Zelo pomemben je tudi način sedenja ljudi v dvorani:

• sedenje v krogu je koristno za sodelovanje, razpravo, splošno odločanje;
• sedenje v vrstah je koristno, če morate spodbuditi konkurenco in željo po tekmovanju s kolegi.

Če želite imeti hiter in zelo produktiven sestanek, premaknite vse stole iz sobe. Številne študije kažejo, da dlje ko stojimo, bolj se trzamo. Želim ga vzeti takoj in se čim prej odločiti. Poleg tega je lahko nekaj časa dobro za vaše zdravje.

Odstranite prenosnike in telefone

V nasprotnem primeru boste nenehno moteni. Tako vi kot vaši sodelavci morate narediti vse, kar ste načrtovali, in čim prej končati sestanek. Zato nehajte strmeti v zaslon pametnega telefona. Namesto tega vzemite pisalo in kos papirja. Informacije si je veliko lažje zapomniti.

Dnevni red ni bil ustvarjen "za prikaz"

Resnično moraš delati na tem. Večina sestankov je neproduktivnih, ker se o dnevnem redu neskončno razpravlja. Poskusite oblikovati dnevni red v obliki vprašanja, namesto da bi navedli problem.

Ne "razpravljajte o video vsebini", ampak "kdaj bo video vsebina pripravljena?"

Ko je zastavljeno vprašanje, samodejno začnejo iskati odgovor. Takole deluje.