Funkcije programa Microsoft Word, ki jih boste želeli uporabiti pri svojem delu

2024 Avtor: Malcolm Clapton | [email protected]. Nazadnje spremenjeno: 2023-12-17 04:10

Izkazalo se je, da ljudje že leta delajo v Wordu, a ne poznajo njegovih osnovnih lastnosti oziroma ne sledijo novostim. Čas je, da dohitite!

Nekaj besed o tem, zakaj sem se lotil opisa sploh ne edinstvenih funkcij programa Microsoft Word. Članek je počasi zorel v moji glavi. Vedno znova sem moral svojim kolegom in bližnjim opisati zmožnosti istega urednika. Njihov očiten vpogled, presenečenje nad tem, kar so videli, me je spodbudilo k pisanju tega gradiva. Upam, da se boste tudi vi naučili kaj novega zase.

Vsi naslednji nasveti delujejo v Wordu 2013. Zelo priporočam prehod na to posebno generacijo programa, če ste prehod iz nekega razloga odlašali.

1. Začnite tipkati kjer koli

Funkcija »klikni za pisanje« ni nova, a vsi niso slišali zanjo. Pogosto morate opazovati, kako oseba večkrat klikne na gumb "Enter", da pride do konca strani in tam na primer vnese izvajalec črk.

Dvojni klik miške lahko nadomesti ducat tipk.

Premaknite kazalec na želeno mesto tiskanja in naredite nekaj hitrih klikov z miško. Word bo sam postavil nove vrstice, zavihke in serife za mesto, ki ste mu ga navedli. To je jasno vidno ob pogledu na skrite oznake oblikovanja.

2. Takoj prevedite

Vprašajte soseda, kateri prevajalec mu je ljubši, in najverjetneje boste slišali za Google, Yandex, PROMT, a komaj za Bing. Microsoftov prevajalec z blagovno znamko iz neznanega razloga ni zelo priljubljen pri nas. In zaman, saj je kakovost njegovega dela povsem dovolj za vsakodnevne potrebe. Seveda Office omogoča hiter prevod besedila s pomočjo Binga. Priporočam, da poskusite.

Povsem možno je, da boste nehali hiteti med brskalnikom in Wordom ter neskončno kopirati in lepiti stavke naprej in nazaj.

Izbirate lahko med več deset jeziki in tremi načini prevajanja. Najdete jih na zavihku »Pregled«.

3. Uporabite kerning

Oblikovalci dobro vedo, kaj je kerning, in z njim pogosto operirajo pri pisanju besedil. Preprosto povedano, kerning je odgovoren za razmik (razdaljo) med črkami, odvisno od njihove oblike. Če spremenite to nastavitev, lahko zmanjšate ali razširite isto besedo, stavek ali odstavek v primerjavi s standardnim stanjem. Videl sem, kako so ljudje začeli brisati del besedila ali, nasprotno, "polivati vodo", samo da bi ga prilegali v določen okvir. Kerning tovrstne probleme rešuje na bolj sofisticiran način. Seveda, grobo igranje z njim boli oko, a manjše manipulacije so morda primerne.

Spreminjanje kerninga bo koristno pri uporabi velikih pisav, na primer pri pripravi naslovnih strani knjig, člankov, poročil.

Pritisnite kombinacijo Ctrl + D, da odprete pogovorno okno »Pisava«, pojdite na drugi zavihek »Napredno«. Tukaj se lahko igrate s kerningom. In še malo na to temo. Mimogrede vam želim predstaviti zanimivo igro brskalnika, v kateri morate uganiti najboljši kerning za branje. Uživajte!

4. Uporabi skrito besedilo

Ali lahko prazen Wordov dokument tehta desetine ali stotine megabajtov? Ja! In za mnoge je zamegljen um. Ljudje ne vidijo niti ene besede pred svojimi očmi, vendar ne morejo razumeti, zakaj je datoteka tako velika? Zlobni virusi ali škodljivi hekerji? št. Vse gre za skrite informacije. To so lahko grafike, slike in besedilo.

Tako kot znaki, ki jih ni mogoče natisniti, tudi skriti podatki niso prikazani na zaslonu ali natisnjeni, vendar so še vedno del dokumenta.

S skritim besedilom lahko:

• Začasno skrij zaupne podatke.
• Pustite komentarje ali odgovorite na vprašanja, ki se ne smejo mešati z glavnim besedilom.
• Natisnite več različic istega dokumenta in izmenično skrijete različne njegove dele. V tem primeru se vam ni treba zapletati z več kopijami datoteke!

Izberite del ali celotno besedilo, pritisnite Ctrl + D in postavite kljukico pred možnost »Skrito«. Fragment izgine in postane na voljo za ogled samo v prikazu nenatisljivih znakov. Zaradi jasnosti so skriti podatki podčrtani s črno črto.

5. Pred shranjevanjem uporabite funkcijo "Document Inspector"

Stari Word ne more odpreti datoteke ali se prikaže napačno? Poznano vsem in vsakomur! Tovrstne težave okoli mene se dogajajo zastrašujoče redno, saj veliko organizacij in ljudi še vedno dela v Officeu 2003. Zato je vredno, preden pošljete in/ali shranite dokument, preverite, ali je združljiv s prejšnjimi različicami Worda. Za to je odgovoren "Inšpektor za dokumente".

Zna tudi izvesti preverjanje berljivosti za invalide in, kar je pomembno, najti skrite lastnosti in podatke v dokumentu.

Funkcija na primer zazna prisotnost makrov, vdelanih dokumentov, nevidne vsebine in drugih potencialno problematičnih elementov datoteke.

6. Uredite PDF

Obilje možnosti ni vedno koristno. Delo s PDF-jem je odličen primer tega. Včasih se ljudje izgubijo že pri izbiri orodja, s katerim želijo obdelati datoteko PDF. Tukaj je klasični Adobe Reader in alternativni Foxit Reader ter kateri koli bolj ali manj sodoben brskalnik in še veliko več spletnih storitev. Vendar pa ena najuspešnejših metod leži na površini - to je junak našega članka.

Word 2013 ne samo odpre, ampak omogoča tudi urejanje vsebine dokumenta PDF.

Urejevalnik pretvori besedilo, tabele, sezname, grafe in druge elemente v datoteko DOCX, pri čemer ohrani čim bolj natančno oblikovanje izvirnika. Treba je omeniti, da se izkaže za zelo, zelo vrednega. Datoteke PDF lahko dodate tudi v Wordov dokument kot predmet, ki ga je mogoče vdelati. V tem primeru bo prikazana samo prva stran PDF-ja ali ikona povezave do datoteke.

7. Vstavite video

Ni skrivnost, da dolgotrajno gledanje suhoparnega besedila hitro zmanjša pozornost in vodi do izgube zanimanja bralca. Zato skoraj vsi študenti, govorci in pisarniški delavci redčijo črte z diagrami, tabelami, grafi in drugimi vizualnimi triki. Vendar le redki uporabljajo veliko močnejše orodje – video.

Word lahko v dokument vdela videoposnetke iskanja Bing, doda videoposnetke YouTube in vdela kode z različnih spletnih mest.

In ne skrbite za končno velikost datoteke. Dokument ne shrani samega videa, ampak samo naredi svojo povezavo v vizualni obliki. Za ogled je seveda potrebna internetna povezava.

8. Skupaj delajte na dokumentu in komentirajte spremembe

Se spomnite besed klasike: "Česar ne naredimo, bomo naredili skupaj"? Pomembne so še danes. Toda vsi ne razumejo, kako pravilno organizirati skupno delo. Žal je še vedno mogoče videti, kako oseba poudari kos besedila s katero koli barvo, za tem v oklepaju doda svojo revizijo ali ugovor in dokument pošlje nazaj. V takih trenutkih se začne živčno trzanje veke. Najnovejša izdaja Worda vam omogoča udobno označevanje in urejanje javne datoteke. To je treba uporabiti!

Word 2013 omogoča odgovarjanje na komentarje drugih ljudi, zaradi česar je urejevalnik odlično orodje za razpravo v skupinskem delu.

Preživite nekaj minut in raziskujete zavihek Pregled, delite svoje nove veščine z vrstniki in občutili boste lahkotnost skupnega dela.

9. Poenostavite delo s tabelami

Naj uganem, ali še vedno vstavljate vrstice in stolpce tabele tako, da kliknete z desno tipko miške in se pomaknete do ustreznega menija? To je veliko lažje!

Postavite kazalec tik nad/pod (levo/desno), kamor nameravate dodati vrstico ali stolpec. Word bo takoj predlagal povečanje tabele.

Mimogrede, najnovejša različica urejevalnika je dobila več novih funkcij za oblikovanje tabel. Posodobite svoje znanje.

10. Združite dele dokumenta v bloke

Iskreno povedano, obstaja nekaj zaposlenih, ki so pripravljeni obrniti več kot 100 strani dokumenta samo zato, da ubijejo čas. Če želite hitro krmariti po velikih datotekah, morate obvladati več bližnjic na tipkovnici za bliskovito navigacijo ali pravilno strukturirati svoja dela.

Uporaba naslovov različnih ravni vam omogoča, da strnete elemente dokumenta, s katerimi trenutno ne delate.

Postavite kazalec poleg naslova in program vas bo pozval, da strnete vsebino bloka. Tako se lahko tudi najbolj velika dela namestijo na le nekaj strani.

Niste našli nič zanimivega zase? Za vsak slučaj preberite Lifehackerjev članek o 20 skrivnostih besed, ki vam bodo olajšale delo. Ali pa dajte svoj nasvet v komentarjih.