Kazalo:

Kako načrtovati svoj čas v Notionu z uporabo GTD
Kako načrtovati svoj čas v Notionu z uporabo GTD
Anonim

Zberite vse svoje zadeve v eno priročno mizo za enostaven nadzor.

Kako načrtovati svoj čas v Notionu z uporabo GTD
Kako načrtovati svoj čas v Notionu z uporabo GTD

Kaj je GTD

Življenjski heker je večkrat objavil članke o tehniki GTD – Getting Things Done. Izumil in ga je v svoji knjigi podrobno opisal poslovni trener David Allen. Na kratko lahko osnovna pravila tega sistema opišemo na naslednji način:

  1. Zajemite vse informacije … Zapišite vse ideje, naloge in dejanja. Če nečesa ne morete storiti trenutno, označite, ne da bi se zanašali na spomin. Vse, kar posnamete, je shranjeno v tako imenovani mapi Prejeto.
  2. Ohranite red. Ko se mapa z "Incoming Tasks" polni, morate organizirati njeno vsebino, razvrstiti opravila v kategorije ter ustvariti pojasnila in opombe, da ne boste ničesar pozabili.
  3. Dajte prednost … Vsaka naloga mora imeti rok in stopnjo pomembnosti, tako da veste, kaj morate storiti najprej in kaj lahko počaka.
  4. Naj bo vse pri roki … GTD nima prostora za načelo "piši kasneje". Vaši seznami opravil in opombe naj bodo vedno na očeh: v računalniku, pametnem telefonu, tablici in drugih napravah. Tako lahko, če vam pride na misel kakšna zanimiva ideja ali omislite kakšen nezabeležen primer, to lahko takoj zapišete. Ko se približa rok za opravilo, boste prejeli opomnik, slavo vseprisotnim obvestilom.

Več o GDT si lahko preberete v našem vodiču.

Tehnika je dobra zaradi svoje vsestranskosti. Njegov ustvarjalec David Allen je nekoliko staromoden: pod "Prejeto" misli na pravo papirnato mapo. Natisnil je celo e-pošto in jih dal v komplete datotek.

Toda z enakim uspehom lahko GTD uporabimo za računalniške datoteke in mape, pri čemer ta sistem uporabljamo v povezavi z nekaterimi storitvami. To tehniko lahko na primer uporabite za razvrščanje Gmailovih e-poštnih sporočil, pisanje opravil v "" ali popoln nadzor nad svojim življenjem. Končno so številni upravitelji opravil, kot je isti Wunderlist, izostreni pod filozofijo GTD.

In seveda, lahko uporabite tehniko v tako čudovitem in vsestranskem programu, kot je Notion.

Gre za hibrid Google Docs, Evernote, Trello in ducat drugih aplikacij. Notion lahko naredi skoraj vse, kar potrebujete za delo. Opombe, preglednice, baze znanja, seznami opravil, kanban table, dokumenti – program ima vse. Greh je, če ga ne uporabite za organizacijo svojih zadev v slogu GTD.

In Maria Aldrey, poslovna svetovalka, ki pomaga poslovnim vodjem organizirati svoje delo, je ustvarila svoj sistem, ki temelji na GTD za Notion. Ta razvoj je delila na svojem blogu.

Kako uporabljati GTD v Notionu

Nisem dobro organiziran. Ko sem torej izvedel za GTD Davida Allena, se je moje življenje dobesedno spremenilo. Zdaj je to zame neke vrste religija. Postopoma sem zgradil svoj sistem, ki mi omogoča, da sem v koraku z vsem in delam v svojem običajnem tempu.

Uporabljam prakso, ki ji pravim tedensko načrtovanje. Vsako nedeljo (ali ponedeljek) si namenim eno uro, da načrtujem teden naprej. Ta navada mi pomaga pri reševanju zapletenih težav, tako da jih razčlenim na manjše in bolj obvladljive. Tako naredim več, manj se utrudim in se lažje osredotočim na delo.

Zame je Notion kot igra. Za nastavitev sistema je potreben čas. Ko pa je pripravljena, postane izpolnjevanje nalog zabavno, preprosto in hitro.

Načrtovanje tedna v Notionu
Načrtovanje tedna v Notionu

Vsak teden kliknem na gumb v Notionu in pred mano se prikaže prazna preglednica. Tukaj je prazen, ki ga lahko dvignete in uporabite.

Tukaj je postopek po korakih, ki ga uporabljam za načrtovanje svojih nalog z Notion.

1. Zberite svoje ideje

Vzemite si 10 minut, da naštejte in zapišite vse svoje ideje v ta stolpec. Spremenile se bodo v naloge, ki jih morate opraviti v prihajajočem tednu.

  1. Navedite vse svoje projekte, ki še niso dokončani.
  2. Preverite svoje naloge za pretekle tri mesece in poiščite nerešene.
  3. Poglejte si svoj koledar: morda je tudi tam kaj načrtovanega.
  4. Preverite svoj papirnati zvezek, če je na voljo. Morda je tudi nekaj idej, ki bi jih bilo treba prenesti v Notion.
  5. Pomislite, ali imate še kakšne druge naloge, ki jih morate opraviti, ali osebe, s katerimi morate delati.

Zberite vse te ideje skupaj in jih navedite v prvem stolpcu. To je tvoj načrt za naslednjih sedem dni.

2. Dodelite ustrezna dejanja

Ideja ni slaba, a brez aktivnega delovanja bo ostala ideja. Vprašajte se: "Kaj naj storim, da premaknem to nalogo do konca?"

Na primer:

  • Nadaljujte z polnjenjem strani z vsebino → Napišite osnutek rubrike »O meni«.
  • Ustvarite koledar objavljanja vsebin → Narišite zemljevid spomina za objave in dodelite datume.
  • Ustvarite video za blog → Napišite video skript.
  • Spoznajte Chrisa → Pošljite mu e-pošto z datumom in krajem sestanka.

Ne pozabite, če je za dokončanje naloge potrebno več kot eno dejanje, se morate najprej odločiti, kaj boste storili.

3. Nastavite nujnost

Nato morate določiti nujnost posamezne naloge. To je potrebno, da se osredotočimo na resnično pomembne stvari in ne le za opravljanje množice dela.

Da razumem, katere stvari moram najprej narediti, svoje zamisli razvrstim v štiri kategorije:

  • Pomembne naloge - stvari, ki nas približajo doseganju ciljev.
  • Nujna opravila - dejanja, ki zahtevajo takojšnjo pozornost.
  • Ne bi škodilo - v to kategorijo spadajo zadeve, ki morda niso nujne in nepomembne, a bi vam z njihovo izvedbo olajšali življenje naslednjih sedem dni.
  • Lahko počaka - to so naloge, ki jih je mogoče prestaviti za kakšen teden.

4. Določite stopnjo koncentracije

Na žalost imamo vsi omejeno količino pozornosti, časa in energije. Vsaka naloga porabi določen odstotek teh pomembnih virov. Zato ocenite načrtovano nalogo in ji dodelite ustrezno številko v četrtem stolpcu.

Na primer, pisanje osnutka za objavo v blogu je vzelo približno 20 % moje pozornosti. In pismo za Chrisa je dolgo tri vrstice - le 2%.

5. Dodeli prednost

To potrditveno polje označuje opravila, ki imajo oznake »Pomembno« in »Nujno«. To pomeni, da jih je treba narediti, ne glede na vse. To je vaš seznam prioritet.

Ko končate z izbiro teh opravil, seštejte odstotke iz prejšnjega stolpca, da vidite, koliko sredstev boste porabili zanje. Če se je izkazalo za več kot 90%, potem ste precenili svojo moč in odgriznili več, kot lahko prežvečite. Del prestavite na naslednji teden, sicer boste preobremenjeni in ne boste imeli časa za nič.

Načrtovanje tedna (prednostne naloge)
Načrtovanje tedna (prednostne naloge)

Mimogrede, uporaben nasvet: Notion vam omogoča filtriranje vsebine vrstic tabele - tako lahko izberete prednostna opravila.

6. Razporedite nalogo

Kljukica v naslednjem stolpcu prikazuje, ali je opravilo načrtovano v vašem koledarju. Odločite se, kdaj ga boste zagnali in ustvarite ustrezen dogodek.

Mimogrede, če ne uporabljate Google Koledarja ali kaj podobnega, si priskrbite Notion. Tam lahko dodate opravila, ki so načrtovana za teden.

7. Prenesite nalogo

Da, imaš enako število ur na dan kot Beyoncé, vendar ima ogromno ekipo pomočnikov, ki namesto nje opravijo umazano delo, zato naredi več. Če pa imate tudi vi nekoga, na katerega lahko preložite nekatere naloge, to storite in v ustreznem stolpcu označite preneseno nalogo.

8. Dokončajte nalogo

No, vse je preprosto. Ko končate svoj projekt ali dokončate nalogo, potrdite polje v zadnjem stolpcu.

Bonus

Tukaj je nekaj korakov, ki vam bodo pomagali, da se še bolj organizirate:

  1. Preglejte svojo porabo v preteklem tednu in načrtujte svoj proračun za naslednji.
  2. Razmislite o svojem jedilniku za teden, dodajte izdelke na nakupovalni seznam.
  3. Svojo mapo »Prejeto« za zadnjih sedem dni pravočasno obdelajte in razvrstite vse, kar se je tam nabralo.
  4. Načrtujte vsaj en dan v tednu za vadbo.

Ne pozabite, da je GTD precej prilagodljiv in ga je mogoče prilagoditi vašim potrebam. Prilagodite predloge Notion. Na primer, rubrika Marijina pozornost se mi zdi odveč. Zame je dovolj že opomba, ali je naloga nujna ali ne. Njegove stolpce lahko preprosto izbrišete in dodate svoje. Tako sem ustvaril stolpec z oznako »Delo«, »Dom«, »Ustvarjalnost« in druge, da sem opravila razvrstila v kategorije. Lahko narediš po svoje.

Priporočena: